点击显示 收起
医院实行ISO9000族标准进行质量管理的最终目的是使医院管理科学化、规范化、合理化，对日常行为进行有效的控制。医院文件在医院管理中占据重要的地位，文件是院党委实现管理意图的主要方式。文件是指信息及其承载的媒体，它能够沟通意图，统一行动。文件的使用有助于满足顾客（就诊者）的要求和质量改进、提供适宜的培训、重复性和可追溯性、提供客观证据、评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。ISO9001标准为医院文件的管理提供了有效的方法。
医院质量管理体系文件包括:质量手册、程序文件、各类作业指导书、卫生行业的管理、技术性标准、法律法规、记录或报告、其它质量管理体系文件。本文的医院文件专指有关医院内管理性文件，如院内的管理性（有关规定、措施等）文件、外来文件、技术标准和其它管理性标准、法律、法规等。我院自2003年2月引入ISO9001标准，开始认证咨询工作。首先对医院现有文件进行了整理。要求医院各办公单位及文件使用科室对本单位所有文件进行收集整理后全部上交ISO9001质量标准认证咨询办公室（以下简称认证办），认证办再将上交的全部文件进行统一整理，识别其适宜性，纳入质量管理体系文件。
1 医院文件管理中存在的问题
1.1 文件标识使用随意性大 上交的文件中，文件标识有“院字”、“院党字”、“院战字”、“院医字”、“院政字”、“院护字”、“院联字”等。出现多种文件标识的原因主要是医院没有关于文件标识的相关规定，办公单位忽视文件标识在文件管理中的作用，造成办公单位在文件标识使用方面随意性大，人为地加大了文件管理难度。
1.2 文件编号重复 两份内容不同的文件使用同一个文件编号，易导致文件的误用，另一方面给文件的查询带来困难。
1.3 办公机关及文件使用部门文件不全 导致文件不全的原因:（1）忽视文件管理的重要性;（2）接到文件后乱丢乱放;（3）文件借出后不知去向。办公单位文件不全，影响工作的连续性及工作经验的积累，不利于质量的持续改进;文件使用单位文件不全，会导致日常行为不规范，最终影响服务提供的质量。
1.4 适用文件与作废文件无明确标识 适用文件与作废文件混合管理，无明确标识，无法识别其适用性，影响文件的预期使用，甚至造成文件误用。
1.5 文件使用部门的外来文件无标识 与本院质量管理体系是否相关不确定。易导致文件的误用。
2 ISO9001标准对文件管理的要求
我院根据ISO9001标准的要求，针对我院文件管理中存在的问题，形成了《文件控制程序》，对文件的编制、审批、发放、使用、更改、作废、回收等作出相关的管理规定，并按规定实施。
2.1 文件标识 院级为“院字”、医务处为“院医字”、政治处为“院政字”、院务处为“院后字”、护理部为“院护字”、财经中心为“院财字”、2个以上办公机关办公为“院字”，其它任何单位无办公权利。如此管理，有效地杜绝了以往文件编号的随意性，使文件管理更具科学性、规范性、严肃性。另一方面，文件分“受控”和“非受控”两种，“受控”是指文件发放后需跟踪，受控文件更改时必须追溯到全部持有者。受控文件必须有明确的标识，在文件首页加盖红色“受控”印章，以判断与质量管理体系的关系，便于文件的管理与
使用。
2.2 文件的审批与发放 质量管理体系文件在发布前进行审批，并规定办公单位定期对文件进行评审，以确保文件的适宜性。必要时，对文件进行修改、更新，并再次批准。同时规定文件内容进行更改时，必须提出申请并进行审批、备案后方可与文件更改通知单同时发放到所有文件持有人。文件发放时，领用人在《文件发放（回收）登记表》上签名登记后领取，确保文件发放到全部适用范围。
2.3 文件管理 文件接收单位应建立《文件接收台帐》及《受控文件清单》，将文件统一集中进行分类管理，文件按受控、非受控、各类书籍进行分类，再将受控文件按办公单位进行分类，便于文件的查询与使用。同时对文件的复制、销毁、借阅作出规定，要求文件复制、借阅、销毁时必须填写申请单，作废文件必须经过审批，必要时将作废文件全部回收，标识后集中处理。有效地避免了文件因乱丢乱放或借出后发生丢失的现象，确保文件使用单位使用现行最适宜的文件来规范日常行为。外来文件由分管相关工作的院领导或主管部门负责人审批其适用性，识别与本院质量管理体系的关系，决定是否受控，并确定分发范围。用这种方法进行文件管理，确保文件使用部门持有医院所有受控文件，并且是现行受控的有效版本，即是经受权人审批的、最近一次修改的、最新版本。
2.4 记录 文件更改的内容和状态如修改次数、时间、申请人、审核人、批准人等情况要予以记录，便于追踪。
ISO9001标准对文件的管理提出了具体要求，各医院应根据ISO9001标准要求，结合本院的实际情况，制订《文件控制程序》，确保切实可行，控制到位，使医院文件起到应有的作用，达到预期的管理目的。
作者单位:075000河北张家口解放军第251医院护理部
（编辑子 萱）