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【摘要】 B/S的办公自动化系统使用各种协议和标准构建的适合医院使用的信息集成和信息服务的设施。总体目标:以确保系统实用、可靠、先进为原则，建立以信息流转为核心的，以业务处理相互支配的现代办公自动化系统;在统一的工作平台下实现信息共享，建立工作流程自动化、图文传递电子化、文档一体化等的办公自动化系统，最终提高工作效率和管理水平。本文提出了医院办公自动化系统的主要功能模块，以及每个功能模块的功能概述，并提出见解。
关键词 办公自动化系统 医院 信息化
办公自动化是办公事务处理的自动化，它是以电子技术为基础、以计算机网络为平台构成的人机信息系统，是在行政管理信息化的基础上产生的。系统利用高度发达的现代信息技术，实现机关办公网络化，传统手工方式下的“人跑”变为经网络传输的“电跑”，工作效率及工作质量发生巨大变化，加之采用合理的工作流程处理影响工作效率的各个环节，为部门之间实现真正的协同工作提供保证，促使部门之间的工作流程由松散结构向紧凑结构转移，摆脱以往多个部门协作时经常出现的互相等待的状况，从而提高事务处理能力和工作效率。
1 B/S办公自动化系统在我院的应用
我院从1999年就开始正式使用医院信息系统，柳州市中医院信息系统（HIS）实时传递、自动处理三大信息流（即患者与医疗信息流、资金流、物资流），实现了医院数据的网上共享，充分体现医院高效、优质、低耗的管理理念。整个网络由高性能服务器群和300多台工作站组成，同时涵盖医院费用、药品、信息、物资、医技、质量管理、病案、统计等内容。除此之外，还集成了医学影像系统（PACS）、检验数据自动采集系统。
随着医院信息化的建设发展，医院已形成了一定规模的信息系统网络，由于全院员工都使用了HIS系统，但行政办公室没有网络化的办公平台，已经使得医院的行政管理不能适应医院的信息化的发展，因此充分利用现有的网络资源，建立医院办公自动化系统就显得非常重要了。通过OA系统对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为行政办公提供了一个先进、高效的信息化工作平台，降低管理成本，提高管理力度，降低工作内耗，提高工作效率。
我院的职能部门办公从2004年开始实施，现在逐步实现无纸化办公和工作流自动化，实现文件管理制度化、标准化、规范化和网络化。办公自动化系统已经成为我院职能部门日常办公中不可缺少的重要手段。
2 OA系统的功能
2.1 个人工作层
2.1.1 信息交流平台 （1）通知:员工可以在网上选择对某个人、某些人、某个部门或全体人员发送各种通知、通告、消息、留言等信息，并可以随时查看自己已发和已收的通知，即使一时没在网上也不会错过任何信息，及时沟通、协同工作;（2）新闻:可以直接添加各种业务、行政、人事等新闻，所有用户都可以随时查看，第一时间了解公司信息，支持新闻分类和评论，可以直接上传文件和图片;（3）电子邮件:电子邮件功能可以以灵活的方式发送、接收和阅读邮件、应答及转发邮件和设定跟踪工作。电子邮件的使用，解决了由人工传送纸介质或磁介质信息的问题，减少了消耗材料的使用，消除传统信函效率低，成本高的弊端;（4）个人文件夹柜:作为网上的文件柜，员工可以将自己平时积累的文摘、收集的信息、总结的经验、做过的工作、取得的成绩、科研资料等各种资源有序的存放在这里进行知识管理，便于需要的时候方便的查阅，而不必再东寻西找，浪费时间;（5）文件传送:传送的可以把医院正规的文件，它可以将固定格式的文件或图片、图表、幻灯片以附件的形式传送给相关人员，提高文件的快速传送，提高工作效率。
2.1.2 个人事务 （1）个人考勤:包括上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、考勤查看等内容。上下班登记相当于网上签到，既方便又防止做假。外出登记可以在网上向主管提交外出申请单，并得到直接批复。请假登记和出差登记可以将以前请假和出差的日期、内容登记备案，便于日后查看;（2）日程安排:可以按天、周、月计划自己的工作内容，清楚的查看未完成、要完成、待完成的各项任务的内容、状态和时间，便于用户统筹安排工作，调整进度，及时跟进，彻底执行，确保各项工作的顺利完成。日程安排时间可以精确到小时、分，并可以设置定时提醒。使用日程安排免除了繁琐的记事本、记事条，每天开机后一天甚至几天的日程安排一目了然。待办事宜，办公人员只要打开待办事宜窗口，所有工作任务便一览无遗，任务的轻重缓急都有明显标注。系统对所有完成或未完成的工作都有详细的记录，跟踪监督每个工作环节，定期总结工作人员的工作内容，方便工作人员及时了解自己的工作业绩;（3）工作日记:可以每天在网上记录下当天工作的内容和心得，便于日后查阅和总结。可以设置不同的权限查看同事或者下属的日记，以在线监督指导。可以将自己的日记导出系统作为工作档案永久保存下来;（4）工作计划:做出本周、本月、本季度或本年度的工作计划，任务目标等，在目标的指导下开展工作。
2.2 医院工作层
2.2.1 工作流程 在网上填写申请报告，并发送给相关负责人进行审批，负责人可以在网上直接对文件进行修改、审批，注明审批意见并盖章或签名。文件的审批过程可以由用户自己设定。工作流程的处理过程和监督功能，采用合理的工作流程方式处理影响工作效率的各个环节，为部门之间实现真正的协同工作提供保证，促使部门之间的工作流程由过去的一环接一环的松散结构向紧凑的工作流程结构转移，摆脱以往多个部门协作时经常出现的互相等待的状况。实现工作效率和可靠性的有效提高。
2.2.2 网络硬盘 这里是单位各种知识和资源的共享中心，单位可以将各种资料分门别类的存放到这里，便于日后方便的查阅，可以将组织内的成功案例、先进经验、技术方法等知识资源在这里共享，便于大家共同学习，快速提高。可以设置权限以保护机密资料安全。
2.2.3 规章制度 政策法规、人事制度、行政制度、财务制度、管理制度、销售制度等各种制度文件的在线存放、查阅，可以方便地进行管理。
2.2.4 任务管理 上级给下级分配任务，并在线监督指导。下级能够察看自己所领取的任务内容、期限，以合理安排时间。
2.2.5 人事管理 包括部门管理、员工管理、生日查询、考核查询、绩效管理（绩效考核、考核维护、生成考核单）等功能，帮助企业建立完备的员工档案，并进行简单的考核工作。
2.2.6 车辆管理 包括车辆使用申请、车辆使用查询、车辆管理（使用审批、信息管理、使用维护、维护管理、类型设置）等，帮助单位合理的使用、管理自己的车辆，杜绝公车私用。
2.2.7 会议管理 包括会议申请、会议查询、会议管理（会议审批、会议纪要、纪要归档、会议维护、会议室设置）等。建立现代化的会议制度，确保会议的必要性和功效性。
2.2.8 交流论坛 可以自行设置分论坛和议题，为用户提供了一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，实现开放、平等、自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。
3 对医院办公自动化的体会与理解
3.1 整合医院网络资源 通过网络技术将医院的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。资源整合，实现各种资源的互相促进和增值，创造医院发展的最优环境，促进医院发展。对人力资源、客户资源实现更加有效地控制和管理，保持稳定的工作团队和客户关系。有效积累公司优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。建立正规、科学、开放的医院制度和文化，保持医院旺盛的生命力，保证医院健康持续发展。
3.2 加快信息流通 职能部门下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。员工的意见和建议都可以畅通无阻地直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。所有员工都可以在第一时间知道医院的最新动态和政策，更加关注医院发展。员工们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和医院文化。
3.3 规范办公流程 建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让医院充满活力，促进医院持续发展。通过OA系统将全院员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。医院的办公流程变得规范、有序、效率及执行力大大提高。
领导层可以清晰、准确地了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要事务。
3.4 提高办事效率 通过OA管理部门可以有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公，信息流通速度成倍提高。对于医院的领导层能够方便地随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率和力度。对于医院员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间，员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通，并能随时随地能够在网上快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。
个人认为通过医院办公自动化系统将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了企业办事效率和对信息的可控性，使医院管理趋于完善，提高执行力，最终实现医院市场竞争力全面提升的目标。通过OA系统的实施，能全面贯通医院内部经脉，通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，整合企业资源，加快信息流通，规范办公流程，提高办公效率，降低办公成本，为员工提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，轻松实现了办公自动化。更重要是，给我们带来了全新的办公理念，使我们的办公方式发生了重大改变，提高了工作效率。
（编辑刘 静）
作者单位:545001广西柳州市中医院