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首页资料库在线期刊中华现代医院管理杂志2005年第3卷第4期

医疗设备档案管理的探讨和思考

来源:中华现代医院管理杂志
摘要:改革开放以来,我国的医疗卫生事业有了飞速的发展。其主要特点是医疗技术水平大大提高,先进的医疗设备大量引进,医疗卫生管理工作正逐步法制化、规范化、科学化。但是在医疗设备管理中,相关的管理理论不够完善,管理方法主要是经验管理。在设备管理中,设备档案管理是一项重要的环节,如何做好这项工作是我们探索和研究......

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  改革开放以来,我国的医疗卫生事业有了飞速的发展。其主要特点是医疗技术水平大大提高,先进的医疗设备大量引进,医疗卫生管理工作正逐步法制化、规范化、科学化。但是在医疗设备管理中,相关的管理理论不够完善,管理方法主要是经验管理。在设备管理中,设备档案管理是一项重要的环节,如何做好这项工作是我们探索和研究的课题。

  1 医疗设备建档的必要性
    
  目前,我院拥有大型仪器设备5448台,金额306,978,325.08万元,其中10万元以上的大型设备444台,金额242,523,577.97万元,显而易见,大型设备所占的数量不多,只占医院设备台件数的8%,但其资产的价值却占到了我院设备总值的79%左右。医院投入了大量的资金购置大型精密仪器设备以满足医疗、教学、科研的需要,同时这也标志着一所高校所属医院具有开展“医、教、研”的实力。医疗设备管理是医院管理中的一个重要组成部分,医疗设备档案管理是设备管理的基础,其管理水平的好坏,直接影响到医院的医疗质量、技术水平和两个效益,所以加强医疗设备档案管理是极其重要的。但如何管好用好医疗设备,提高医疗设备的有效使用率,减少医疗设备突发故障和开机率低的状况,则必须建立较为全面的医疗设备科技档案,并辅之科学有效的管理。设备档案的建立是为了利用,在设备的采购、使用、维修及管理等工作中充分利用,更好地发挥其社会效益和经济效益。如通过查看设备档案资料,根据其维修记录,对较为贵重的设备采取预防性维修,充分做好维修前的准备以缩短停机时间,减少修理费用,减少医疗设备对人身的伤残,减少事故隐患的发生率等。管好用好医疗设备档案,以充分发挥其在医疗、教学、科研工作中的作用,主动、及时、准确地为科室服务,为领导决策提供凭证,医疗设备档案显得尤为重要。近几年来,我院把医疗设备管理作为医院综合档案管理的一个重要部分,落实措施,重点加强环节管理,使医疗设备档案在医院工作中起到了较好的作用。凡作为医院固定资产的仪器、设备,在其购置、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机材料均属仪器设备档案。

  2 医疗设备档案管理的基本内容
    
  2.1 设备档案的管理必须坚持集中统一管理的原则 便于开发利用,确保设备档案完整、准确、系统和安全。设备档案是国家的重要技术储备,是医院仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中,与设备计划管理、设备采购供应使用等工作紧密结合,保证设备文件的完整、准确、系统,应作为医院设备管理部门的职责之一。建立、完善管理网络,广泛深入地宣传《档案法》,强化各级管理人员依法治档的意识,使之自觉接受法规的约束和监督。我院成立由分管院长直接领导的档案管理网络小组,实行医院、科室、操作人员三级管理网络。
   
  定期召开有关人员会议,明确工作目标,修定和完善医院档案管理制度。同时明确科室工作管理目标和各自的岗位职责,并将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分,纳入医院对科室目标的考核,及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩;明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时,做好日常设备记录,每次使用后,要将使用情况认真做好记录,每半年将整理好的记录上报给设备处负责人,经核查后交档案室存档,在全院形成一个有效的管理网络。
   
  2.2 确定医疗设备档案的归档范围 我们根据医疗设备档案的管理要求,结合医院实际,明确了医疗设备档案管理的归档内容。由两个部分组成:设备申购过程中形成的管理性文件和技术性文件材料的收集、积累过程结束后移交档案部门。设备申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证表(记录)、购销合同、协议书、发票复印件(原件保存在财务档案中)、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备操作规程、全套随机技术资料等。特大型的设备包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料等。享受国家免税政策做外贸的设备,除了上述材料外,还应包括电机设备进口证明、海关免税证明、报关单、外贸合同、质量保证书、发票、商检报告等。设备运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录,每年的经济效益分析、使用率与完好率统计等。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用,其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作,再移交医院档案室。同时将有关材料打印下发有关使用科室,让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求,使之配合档案部门,做好资料的归档工作。
   
  2.3 广泛收集医疗设备档案 每一种医疗设备从申购到报废都经过购置、安装、转移、报废四个阶段,设备档案管理工作应随着设备的变化而进行跟踪收集相关资料,认真把关。一是在设备开箱验收时,档案管理人员要参与部门设备开箱验收,将有关资料收集整理好;二是在设备的安装和调试阶段随时收集资料,如操作人员需参考操作手册,应当场编码编页,并随时办理借阅手续;三是了解各部门、各阶段设备文件的形成规律,根据各自的归档范围,有目的进行收集;四是将收集来的资料逐一进行分类整理,尽量将资料收齐,以便于日后的使用,如进行根据设备维修记录进行效益分析等。
   
  2.4 坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则 设备验收完成和进口设备索赔期满后,设备计划、采购供应部门的兼职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。(1)根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。(2)将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作秩序及重要程度,依次系统排列。(3)设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并按要求标明参见号。(4)卷内文件材料按文字材料在前,图表在后的要求排列。(5)拆除卷内文件中的金属物,用线装订,对破损的文件材料进行修补,对引进设备中专用文件夹,可以保持原状。(6)设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式,图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件卷盒保管有困难的,可按其自然状况保管。(7)全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号,每面均为一页,每卷页号均从第一页开始,页号位置在非装订线一侧的上角,对不装订的文件应加盖上有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。(8)认真填写卷内目录和备考表,拟定卷案封面各栏目,案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题,控制在100个字符以内。(9)确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、招标文件、订购合同、验收报告、索赔文件等,定为长期保管,设备随机的技术文件和维修、改造等文件,由于其价值是作为设备的组成部分而存在的,原则上随设备而存在,保管期限定为与设备共存。(10)设备档案的密级,除自制设备的科研办部分随科研成果档案定密级外,设备档案文件材料原则上无密级。
    
  3 小结
    
  档案的有效利用是档案管理工作发展和提高质量的基础,对医院管理具有深远意义。医院各级领导应重视和关心各级部门设备档案工作规章制度的建立,并要求认真执行。定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。档案管理人员要收集有关医疗设备发展现状、产品动态等信息。当今医疗设备技术飞速发展,高精尖且价格昂贵的新型仪器日益增多,设备的更新周期日益缩短,要求设备管理人员必须了解有关医疗设备的发展动态和产品现状,收集有益杂志、技术资料、展销会资料等,进行分类整理,存入固定档案,为计划引进设备提供依据。应以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整,充分发挥档案的作用,以此来促进有关工作的进行,使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥,投资得到良好的效益回报,促进医院各项建设的发展。 

 (编辑子 涵)

  作者单位:250012山东济南山东大学齐鲁医院 

作者: 武静 2005-10-6
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