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摘要： 存货管理是财务基础管理工作的重要组成部分。本文试从进货、出货、保管三个环节对计算机控制下的存货管理过程加以叙述，（1）进货控制设计：①存货采购的请购单控制制度；②订货控制制度；③货物验收制度；④入账付款和应付账款控制制度。（2）出货控制程序设计：①领货单设计；②出货设计。（3）保管控制程序设计：存货的保管主要应建立健全存货实地盘点制度和存货质量控制制度。①存货的实地盘点；②存货的质量控制。（4）相互对账制度程序设计。
关键词： 存货；管理模式
医院存货管理是医院基础管理工作的重要组成部分，医院存货包括卫生材料、低值易耗品、其他材料、药品等，属于医院资产的一部分，具有金额巨大、对资产负债表影响显著的特点。同时，存货的销售或消耗是损益表中销售收入和销售成本的来源，而存货的收入、发出、结存的确认、计量、记录和报告是否正确，又直接或间接影响到企业财务状况、经营成果和业绩评价，因此加强存货管理对于完善医院管理具有重要意义。利用电算化加强存货管理的目标，主要在于保护资产的安全与完整，使存货的储备数量保持适中，既要防止因存货过多而导致资金积压，又要避免因存货不足而影响正常的销售或消耗，利用永续盘存制对出货成本加以计量也具有重要意义。
在电算化设计存货管理软件时要考虑的是：通过计算机软件如何实现资产的安全与完整；如何实现存货储备数量的适中；如何实现收入、发出、结存计量和成本结转金额的准确。要实现以上几点，关键是要设计严谨的存货管理流程，使存货管理遵循内部控制制度要求，在流转的各个部门都能确保安全。一般说来，存货的流转涉及采购部门（采购员）、保管部门（验收人员和保管人员）、财务部门（会计人员）等3类人员，进货、出货、保管3个环节。基本上，对存货的管理要遵循不相容职务分离的原则，该原则在会计上分为：（1）某项经济业务授权批准的职责与执行的职责需分离；（2）某项经济业务执行的职责与审核的职责须分离；（3）某项经济业务执行的职责与记录的职责须分离；（4）某项经济业务保管的职责与记录的职责须分离；（5）某项经济业务保管的职责与清查的职责须分离。本文试从进货、出货、保管3个环节对计算机控制下的存货管理过程加以叙述。
1 进货控制设计
以货物的不同交接方式，可分为货物的送货制、提货制和发货制。在市场经济条件下，供货已由卖方市场转为买方市场，因此货物的交接方式主要是送货制。在送货制下，存货的进货程序包括以下过程。
1.1 存货采购的请购单控制制度 对存货采购时，一般需由存货的使用部门（如药房）提供未来一定期间存货的需要量，并与保管部门现有库存的差额确定，使用计算机控制的医院，可直接由药品的保管部门利用计算机根据现库存和历史销售状况自动分析未来一定期间的采购量，正式提交请购单。请购单由保管部门（和使用部门）的主管签字后，由采购部门确认，财务部门根据医院的经营目标、财经政策和现有资金状况进行综合审查后批准。存货采购的请购单由使用部门、保管部门、采购部门、财务部门签署同意执行的意见后，最后交采购部门将请购单存档备案并办理招标订货手续。
1.2 订货控制制度 采购部门凭请购单向不同的多家供应商发出询价单，采购部门根据报价单，比较供应货物的价格、质量标准、折扣条件、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，签订订货合同。采购部门需利用计算机制作订货单，并将订货单通过网络传送保管部门和财务部门以备收货和付款。
1.3 货物验收制度 订购的货物到达时，需由采购部门根据随货通行对照订货合同，利用计算机制作收货单，一式四联，一联留底，二、三、四联交供应商，供应商将第二联交保管部门，保管部门按收货单验收存货入库，调用计算机上采购员制作的收货单，做“验收通过”标记，计算机自动登记“商品保管账”,保管部门在收货单第三、四联加盖收货章，留第二联，第三、四联交供货单位。
1.4 入账付款和应付账款控制制度 供货单位将第四联留底，第三联和供货方的发票交财务部门，财务部门取得了供货方的发票和收货单等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证，会计部门应该通过计算机及时记录存货（“数量金额明细账”）的增加和银行存款的减少或应付账款（“应付账款明细账”）的增加。应付账款发生后，会计部门应根据医院的会计政策和采购部门的购货合同及时处理，并应定期通过电汇或其他形式和供货商进行对账，以确保账务清楚。在付款时，经办人员应根据制作的付款申请表提出申请，由各级负责人签字确认后，进行付款处理。
2 出货控制程序设计
购买存货的目的在于对外销售或对内消耗，销售或消耗的过程，可直接或间接转化为医院收入并转化为消耗成本，两者之差形成业务利润。因此，在出货控制程序设计中，主要在于正确计量出货成本，根据内部控制制度要求，正确处理领用部门、保管部门和会计部门之间的关系，包括以下几点。
2.1 领货单设计 领用部门根据销售或消耗要求，提出领货申请，制作领货单，由计算机自动根据领用部门录入的存货名称调用保管部门存货的“可调库存”，并由具有审批领用权限的负责人登录系统批准，领货单自动传送保管部门。
2.2 出货设计 保管部门根据领用部门领货单配货并组织发货，计算机自动生成出货单或共享领用部门的领货单并冲减存货库存，登记更新存货“商品保管账”。会计部门确认保管部门提供的出货单或领用部门的领货单，根据医院的成本流转方式确定出货存货的成本，一般应采用实际成本计价，采用计划成本的同时结转成本差异，通过后由系统自动登记存货“数量金额明细账”。
3 保管控制程序设计
存货的保管主要应建立健全存货实地盘点制度和存货质量控制制度。
3.1 存货的实地盘点 存货的实地盘点过程在于确定实地盘点数量和永续盘存数量的差额，规范、严谨的存货管理，实地盘存数量和永续盘存数量应是相等的，盘点完成后，将盘点实际数量录入计算机，计算机自动获取永续盘存数量，然后两者进行比较，如果不符应及时查明原因，并做出相应处理，保证账实相符。
3.2 存货的质量控制 指存货入库时的质量检验（即验收环节）和库存保管过程中的效期管理。效期管理实现的关键在于存货入库的批号录入与存货出库的批号支出。根据批号判断剩余存货的效期，由计算机自动分析库存存货特点，设置报警条件，严密跟踪存货质量，减少不合理消耗。
4 相互对账制度程序设计
存货从询价、订货、入库、发出形成了一个循环，月末除应进行实地盘点，进行账实核对外，还应进行账账核对，包括计算机系统生成的会计人员管理的存货“数量金额明细账”和保管人员管理的“商品保管账”、会计人员的“应付账款明细账”和供货商的“应收账款明细账”，领用部门的“领货明细账”和保管部门的“商品保管账”中的出货信息也可以进行核对，账账核对后，要确保账账相符，如果不相符，要查明原因，并进行处理。
以上过程反映了存货流转的全过程，电算化管理的目标就是根据内部控制制度原则，由计算机完成大部分的工作，实现遵循内部控制制度并大幅度提高工作效率基础上存货的完美管理。在目前，很多的存货管理软件因软件设计者会计知识不足，违背内部会计控制原则，往往根据经验简单化手工管理下存货的两套账（会计账和保管账）管理为简单的存货录入审核管理，易出现管理漏洞，危害资产的安全与完整，增大了管理风险；还有的存货管理软件在处理存货成本结转方法时仅设计计算机管理中较易实现的移动加权平均法，而先进先出法、后进先出法、个别计价法等个性化管理方法并没有实现（相关的成本结转方法论述见笔者《卫生经济研究》2004年第9期），无法根据市场环境的变化和单位特点选用不同的计价方法，在通货膨胀或通货紧缩情况下易导致成本结转失实，影响会计报告的权威性。总之，管理人员和软件设计者在设计电算化存货管理流程时要时刻以内部控制制度为基础，设计优良的存货在不相容的各部门（各人员）中的理想停留模式，并注意以下几个问题：一要注意存货库存指标，包括业务部门（领用部门）的“可调库存”，仓库部门的“保管库存”和会计部门的“会计库存”3种口径；另外注意出货的多种成本计价方式，起码应包括先进先出法、后进先出法、个别计价法、移动加权平均法等几种方法；最后一点要注意存货单位多种多样，包括包装单位、计量单位、最小单位等，要使系统正确识别处理不同部门使用的存货的不同计量单位，确保存货数量处理上的准确性，做到了以上几点，也就达到了电算化存货管理的目标。存货的完美管理促进了医院基础管理工作的完善，是医院事业得以成功发展的基石。
（德州市疾病预防控制中心，山东德州 253014）