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首页医源资料库在线期刊中华现代医院管理杂志2012年第10卷第4期

项目管理策略在医院信息化建设中的应用

来源:中华现代医院管理杂志
摘要:【摘要】本文基于项目管理的视角,结合医院信息化建设,提出了在医院信息化建设项目实施前、实施过程中、实施后以及实施保障几个方面的管理策略,对推动信息化建设高效实施提供了管理参考。【关键词】项目管理。医院信息化。com医院信息系统作为最复杂的企业信息系统之一,在系统建设过程中常由于管理经......

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【摘要】  本文基于项目管理的视角,结合医院信息化建设,提出了在医院信息化建设项目实施前、实施过程中、实施后以及实施保障几个方面的管理策略,对推动信息化建设高效实施提供了管理参考。

【关键词】  项目管理;医院信息化;应用

  Application of project management in hospital information construction

  Xiaoqi Zeng, Decai Huang, Jiao Deng

  Abstract Put forward several aspects of the management strategy in the construction of hospital information pre-implementation, implementation process, after the implementation and safeguard mechanism based on the view of project management, combined with the hospital information construction, to promote the information construction of efficient implementation provides management reference.

  Key words project management;hospital information;application

  Zigong First People's Hospital, Zigong 643000, China

  Correspondence to:Xiaoqi Zeng,Email:651150115@qq.com

  医院信息系统作为最复杂的企业信息系统之一,在系统建设过程中常由于管理经验不足、风险估计不充分,造成项目失控、工期拖延、实施效果不佳、使用者不满意的状况,美国2006 年IT行业调查显示, 有40%的信息化建设项目由于管理的原因导致最后失败。医院确定信息化建设目标和内容之后,如何组织、如何实施、如何管理、如何保证项目的质量,都将对项目的顺利推进、按时、高效地完成起到至关重要的作用。项目是指在有限的时间、人力、物力和财力范围内完成的有限的任务;项目管理是要组织协调有限的资源,规划安排这些资源执行规定的任务,并在一定的时间框架内完成任务[1]。本院为三级甲等综合医院,2010年12月启动全数字化医院信息化建设项目,在项目实施过程中,我们引入了项目管理策略,有效地推进了医院信息化建设工作。

  1项目实施前管理

  1.1搭建高效的管理团队无论是医院新建信息系统,还是对原有医院信息系统进行系统升级改造,都面临极其繁重的建设任务,同时,医院信息化建设实施过程中,医院需要与项目实施人员进行大量的沟通、协调。因此,在信息化建设启动之前,引入项目管理机制,建立一支精明强悍、协调能力强、熟悉医院流程的信息化建设领导机构是信息化建设取得成功的关键。本院信息化领导小组由院长担任组长,负责信息化建设总体框架的设计与构建,由医疗业务院长任副组长,负责信息化建设的具体实施决策,成员由计算机及网络专业技术人员、医院综合运营管理人员、医疗、护理管理人员构成。信息化建设项目在医院信息化领导小组的统一指挥下,实行项目经理负责制。整个项目由医院和公司双方指派的联合项目经理负责对项目实施统一领导和工作协调。信息化建设实施过程中,建设领导小组负责项目的具体工作,项目实施过程中,项目实施人员应随时向系统建设领导小组、项目负责人、相关业务人员通报系统建设进展情况,沟通信息。由系统建设领导小组、项目经理定期或不定期召开进度检查会、质量检查会、技术专题会、工程协调专题会,以使系统建设的工程进度与质量得到有效控制,统一协调解决系统建设中出现的问题。项目管理部门下设项目实施组、项目开发组、项目验收测试组、项目培训组、质量安全组、设备采购组、项目售后服务组等7个工作组。

  1.2做好科室需求调研信息化建设管理团队搭建后,需要与医院的各级管理者、各业务科室人员、各模块的使用人员进行大量的、充分的沟通与交流,形成详尽的需求调研报告,包括:医院的财务情况、现有设备情况、人员情况、业务开展情况、目前业务的实现方式、信息化急需解决的问题、信息化的近期和远期目标等。

  1.3必须进行需求评估任何一套成熟的医院信息化软件系统对于医院的绝大部分需求,都可以通过不同的实现途径加以满足。有实力的软件公司带给医院的不仅仅是流畅的软件功能,更重要的是软件功能背后积累起来的医院管理的实践经验和科学的流程设计。医院在实施信息化的过程中,应充分尊重软件公司的软件功能设计,对于实施过程中,各业务科室提交的个性化的修改需求,应谨慎对待,进行严格的需求评估,切不可盲目地将业务科室的需求、应用者个人的需求提升为医院的需求加以满足。信息化建设者应谨记信息化建设失败的重要原因之一是“需求蔓延”[2]。需求评估体系不健全或者不够谨慎,必然导致软件功能模块的频繁修改,其最初所代表的管理思维也随之损失殆尽。

  1.4制订切合医院实际的实施计划建设一个完整的医院信息系统是一个漫长的过程,不能一蹴而就,需要根据医院信息化建设的目标与需求制定切合医院具体实际的实施计划。这个实施计划应将医院信息化建设的过程分解为适宜的实施阶段,确定各阶段信息化建设的任务、目标,制定各阶段的资金预算,落实各阶段所需配备的资源、协调科室和人员。本院信息化建设按以下的原则制订实施计划:首先完成中心机房、网络布线、硬件支撑平台的建设;然后实施以窗口管理、收费管理为主的系统,包括:门诊挂号、收费系统、药房系统、入出院系统、住院病人收费管理系统、医技收费系统、财务核算系统;第三步完成LIS系统、PACS系统、物流系统、固定资产系统、成本核算、绩效等综合管理系统;最后完成电子病历系统、医疗质量控制系统,并进行系统整合,逐步开展数据挖掘工作。医院信息化建设实施计划所涉及的各模块之间没有必然的实施先后顺序,需要切合医院实际进行针对性的设计。

  2加强实施过程管理

  2.1建立项目实施流程项目工程实施遵循“标准化”和“与医院实际密切结合”的原则。在项目实施过程中,注重控制内部管理体系运转,注重与医院的协调和沟通,其基本实施流程工作如图1所示。

  2.2实施进度管理在医院信息系统的实施过程中,许多医院认为实施周期控制是公司的行为和职责, 属于公司项目管理中的一部分。但是,信息系统新项目的上线实施是医院信息系统建设过程中必不可少的环节,实施结果将直接影响到系统今后能否在医院顺利展开使用,使用后能否达到预期的设计效果,并且无论是公司还是医院的延误都会导致项目实施周期的延长,因此医院对一个项目的良好管理同样具有至关重要的作用[3]。本院的管理策略是:由实施项目组统一制定工程进度计划,报系统建设领导小组审批备案。项目各子系统的设计方案、实施计划由项目组审批备案。项目组每半月进行一次工程进度、工程质量的检查与督导会议。项目组每月上报一次工程进度报告,由系统建设领导小组每季度进行一次工程进度与质量检查会议。若发现问题,由建设领导小组、实施项目组进行监督、协调工程进度与质量。

  2.3质量管理由项目组根据国家、行业有关标准和规范以及本系统建设的实际情况,制定工程实施标准与规范,确定工程及各子项目质量负责人、质量检测点和质量检测标准。系统实施项目组、专家组依照质量检查标准进行阶段评审、日常检查、系统和子系统测试,并形成相关质量管理文件,最后进行系统和软件验收。

  2.4组织协调管理医院信息化建设涉及医院的所有部门和人员,并且根据建设的不同实施阶段,会有不同的软、硬件实施人员参与到项目中来。因此组织协调工作显得尤为重要。项目组应随时向系统建设领导小组、各子系统负责人、开发人员、相关业务人员通报系统建设进展情况,沟通信息。由系统建设领导小组、项目组定期或不定期召开进度检查会、质量检查会、技术专题会、工程协调专题会,以使系统建设得到有效的工程进度与质量控制,统一协调地解决系统建设中所出现的问题。图1基本实施流程

  2.5培训与考核管理医院信息化建设对工作人员提出了更高的素质要求,培训与考核将贯穿于整个项目的始终。包括对医院管理者、信息管理部门、业务科室的培训与考核。(1)对医院管理者主要进行信息化建设与医院管理方面理念的培训与考核,使医院管理者以积极的态度切入医院信息化建设,挖掘出信息化环境下的医院管理思维,制定出切合信息化条件下的医院管理制度体系。(2)对信息管理部门主要进行软件功能实现模式、各功能模块间、各功能表之间逻辑关系、数据流与数据关系等方面的培训与考核,以快速提高医院信息部门对新软件系统的日常维护能力。(3)对业务科室主要进行计算机基础知识、业务软件使用知识的培训与考核,使其掌握软硬件使用及维护知识,特别是掌握紧急情况下常规解决方案。

  2.6第三方监理机制为弥补医院在信息化建设方面经验和能力不足的缺陷,在信息化建设过程中可引入第三方监理机制。聘请有资质和行业监理经验的第三方公司作为信息系统项目的监理公司,代表医院对项目各环节、各阶段的进展情况进行监理。但目前具有医院信息化建设监理能力的公司较为罕见。

  2.7第三方测评医院可聘请拥有相应资质的第三方测评机构对信息化建设项目进行测试,对应用开发的软件模块,必须测试初步合格才能上线试运行,测试结果将作为系统验收的重要依据。

  2.8建立争议协调与解决机制在信息化建设过程中,医院与软件实施方之间的最大争议在于信息化产品的个性化与标准化问题。特别是对于已经有较丰富的信息化软件使用经历的科室和部门,在长期的软件使用过程,对原有软件产品形成较强的惯性思维和定式习惯,表现为对新上线软件产品的不适应甚至是抵触,导致这种情况的根本原因在于软件的使用者与新软件的磨合程度还不够,对于不影响软件正常使用的争议,应先予以搁置,要求使用者加强练习,熟练使用后再行解决;对于涉及软件的继续使用的争议,应谨慎对待,提交管理部门与技术专家进行充分评估。

  2.9信息化文档管理信息化建设项目文档可以实时反映信息化建设的全过程,因此做好信息化建设的文档管理是实施质量监控的有效手段。根据卫生部2002年公布的《医院信息系统基本功能规范》,信息化建设过程中应着重做好以下文档的管理:总体规划与设计文档、实施方案与计划、需求分析、数据字典、数据结构与流程、测试报告、操作使用说明书、系统维护手册等。

  2.10制定严密、详尽、可行的系统应急方案应急方案是在出现各种紧急状态下的临时解决机制。应根据事故等级及业务种类来分别制定。对于门诊挂号、收费、出入院管理等直接面对患者的前端IT作业区更应做得具体严密。应急方案制订后,应对所涉及的各环节人员进行培训和预演,以便在出现紧急情况时,各环节人员能密切配合,从容应对,将影响降至最低[4]。

  3实施后管理完整的项目

  管理不仅涵盖项目执行全过程还包括项目实施后的评估与总结。在医院信息化建设每一个模块和实施阶段结束后,均应启动实施后管理。

  3.1项目验收项目验收是医院信息化建设按照实施计划与建设方案实施后交付正式使用前的必备环节,也是对信息化建设的评估与考核。项目验收应严格按照建设方案所设定的验收标准分模块、阶段进行验收,并形成验收报告。

  3.2验收后维护与跟踪服务信息化建设项目通过验收不是整个信息化建设项目的结束,通过验收的项目模块应立即转入维护与跟踪服务阶段,促进各软件功能模块的深入、细化使用,并进行持续优化与改进,以保证整个信息化系统始终处于良好的应用状态[5]。

  4做好实施保障

  4.1行政保障医院信息化建设项目是一项大型资讯工程,系统的建设具有重大意义和深远的影响,医院信息化建设也是一项开放的工程,要实现医院信息系统与卫生行政管理部门、医疗保险部门、银行部门的互联互通,就必须争取相关政府部门、管理机构在信息、政策上、条件上给予切实的支持。只有从行政和领导上得到保障,系统的建设才能得以顺利进行,系统建设才可能得以成功。

  4.2组织保障在系统建设的过程中,要加强系统建设的组织管理,使系统建设得到组织保障。系统建设的组织管理包括两个方面:一方面要建立系统实施与管理机构;另一方面要加强医院内部信息管理部门、应用与管理部门的自身能力建设,以使系统的建设、应用和维护有一个权威性的组织机构。在系统建设的过程中,要始终贯彻和坚持“统一规划、统一设计、统一标准、统一体制、统一管理”的“五统一”原则。

  4.3资金保障系统建设需要较大的经费投入。系统建设初期和系统建设过程中要制定分阶段经费投入计划,确保系统建设资金的投入,否则将严重影响系统建设周期和系统的运行效益[6]。

  4.4人力保障医院信息化建设是一个“交钥匙工程”,必须做好人力资源的保障。人力保障措施包括两个方面:一方面要求软件提供商必须指派专门的实施技术人员、管理人员与开发人员合作进行系统的实施和开发;另一方面要加快和加强医院专业技术队伍和应用操作队伍的建设。

  4.5技术保障相对于信息企业而言,医院自身的信息化建设能力总体还比较薄弱,信息化建设人员相对缺乏,因此在信息化建设过程中,应要求软件提供商提出强有力的技术保障措施。医院信息化建设不能简单的等同于上线一套软件,它是基于现代信息技术将更优化的患者就诊流程、医院管理者的管理理念、医院各业务管理部门的管理经验的完美结合,是一项持久的系统工程。如何科学、高效的组织实施信息化项目建设,是各医院亟待解决的问题。本院在信息化建设过程中引入科学的项目管理策略,对推动信息化建设高效实施起到了积极作用。

【参考文献】
    1赖晓军,朱雪莲.项目管理在医院信息化建设中的应用.中国数字医学,2008,3(12):61-63.

  2王玮,包国峰,房鹛.医院信息化建设工程的项目管理策略.中国医学装备, 2007, 4(11):39-42.

  3张岩,朱羽,张剑.医院信息系统项目实施周期的有效控制.中国数字医学,2008,3(12):63-64.

  4金伟.实施医院信息化建设管理的几点体会.中国医院统计,2006,13(1):78-79.

  5陈焱.利用计算机网络系统实现医院信息管理.中国医院统计,2001,8(3):135-136.

  6李夏华.医院信息化建设的内涵与实施策略.计算机光盘软件与应用,2010,9:12.

作者: 曾晓奇,黄德财△,邓娇作者单位:[自贡市第一人民医 2013-2-27
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