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首页合作平台在线期刊中华医药杂志2004年第4卷第5期医院管理

利用局域网管理仪器设备档案

来源:INTERNET
摘要:利用局域网管理仪器设备档案是现代化办公的需要,是信息处理、传送、共享的需要。笔者结合本所的实际工作,建立了仪器设备管理体系局域网,在局域网上,可以了解和掌握所内仪器设备管理制度。查询仪器设备档案中的详细资料。还可以给新购置的仪器建立仪器设备档案,即使是没有仪器档案管理经验的人也可以按照提示步骤,建......

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  利用局域网管理仪器设备档案是现代化办公的需要,是信息处理、传送、共享的需要。笔者结合本所的实际工作,建立了仪器设备管理体系局域网,在局域网上,可以了解和掌握所内仪器设备管理制度;查询仪器设备档案中的详细资料;还可以给新购置的仪器建立仪器设备档案,即使是没有仪器档案管理经验的人也可以按照提示步骤,建立一个完整的仪器设备档案,提高了工作效率。经过一段时间的实际应用,收到了满意效果,现介绍如下。

1 计算机局域网络配置

1.1 服务器 联想“启天”2610P41.8G/256M/40G/10-100M网卡DSN,工作站;联想“同禧”E11016C1.1G/128M/40G/DSFN;交换机:IDMAX16口/10-100M自适应。

1.2 软件 Windows98操作系统及Microsoft Word2000文字处理系统。

2 仪器档案局域网的具体内容

首先在仪器管理室计算机D盘上建立1个“药检所仪器设备档案”共享文件夹。然后在此文件夹中再建4个文件夹。每个文件夹中含有多个文件。

2.1 文件夹一(仪器设备管理中的各项规章制度) 此文件夹中含有6个文件。文件1:仪器设备使用管理制度。文件2:仪器设备维护、保养制度。文件3:计量管理制度。文件4:仪器设备报废制度。文件5:仪器设备档案借阅制度。文件6:药检所仪器设备管理体系。

2.2 文件夹二(仪器设备档案一览表) 此表见《用“图、表”建立仪器设备管理体系以达到规范化管理》 [1] 一文中的表4。此文件夹中含有的文件个数随仪器设备档案一览表的个数而定,因为每年都可能有新购置的仪器需要建立仪器设备档案和报废的仪器撤下仪器设备档案,且每编1次仪器设备档案一览表需要建立1个新文件。如文件1:1992年仪器设备一览表……;文件10:2001年仪器设备一览表等依年度而排列。此表的档案编号可按大型仪器在前,小型仪器在后;强检仪器在前,自检仪器在后;同一类仪器编在一起的原则而排列。有利于强检仪器的管理和同类仪器的统计。

2.3 文件夹三(仪器设备档案) 此文件夹中的文件个数根据仪器设备总台数而定。文件号即为档案号,按仪器设备一览表中的档案编号排序。如文件1(1号档案)为高效液相色谱仪(型号Waters-810),文件2(2号档案)为高效液相色谱仪(型号LC-10ATvp)等依档案编号而排列。打开1号档案,首页为该仪器设备档案目录,第2页为该仪器申购表,第3页为该仪器的批件、订购合同,第4页为验收记录,第5页为验收检定报告,第6页为仪器设备原始材料(包括装箱单、出厂合格证、出厂检定合格证、保修卡、说明书),第7页为使用记录,第8页为每年(自、强)检定记录,第9页为维修记录,第10页为仪器操作规程,第11页为仪器设备检定规程。

2.4 文件夹四(建立仪器设备档案的顺序) 首页为仪器设备档案目录→仪器设备申购表→仪器设备订购批件、合同→仪器设备验收记录→仪器设备验收检定记录→装箱单、出厂合格证、出厂检定合格证、保修卡、说明书→仪器设备使用登记薄→仪器设备定期检定记录→仪器设备维修记录→仪器设备报(停)废表,再把操作规程、检定规程一并归档,一个完整的档案就建完了。仪器设备报(停)废表在使用时不用归档,只有当本仪器设备报废时才用。建立仪器设备档案的顺序以填表格的方式进行,各表见《用“图、表”建立仪器设备管理体系以达到规范化管理》 [1] 一文中的表1~10。每1张表为1个文件,如文件1:仪器设备档案目录。文件2:仪器设备申购表。文件3:仪器设备验收记录。文件4:仪器设备验收检定记录。文件5:仪器设备使用登记簿。文件6:仪器设备定期检定记录。文件7:仪器设备维修记录。文件8:仪器设备报(停)废表。

3 局域网的运行

3.1 药检所任何科室的任何同志想要查看本所正在使用仪器设备档案,只要登陆药检所局域网,打开仪器管理室计算机D盘共享文件夹,就可以找到查看的本所正在使用仪器设备档案。 

3.2 当购置新仪器设备后,首先填入网上文件夹二,本年度仪器设备一览表文件中,然后在文件夹三中建立1个新文件,文件号同档案编号,再按照文件夹四的建档顺序建立一个新档案,并按顺序依次编排页码,新档案就建完了。打印输出,并放到档案盒中。

4 仪器档案局域网的特点及效果

4.1 本网的开展和运用,有效地促进了我所仪器设备档案管理工作的标准化、规范化、科学化的进程,提高了仪器设备档案管理工作的质量和效率,可随时将购入的仪器设备输入计算机,减轻了建档工作的繁琐,把档案管理人员从传统的手工劳动中解放出来,仪器信息及时得到了共享,同时也为领导决策和业务技术管理提供了可靠依据。

4.2 方便查询。即使档案管理人员不在,也可以通过局域网查找所内仪器档案的内容和相关资料。如:要查找电子天平(型号:A120S)的档案资料,就可以在局域网上,先查文件夹二中的本年度仪器设备一览表,找到该仪器的档案编号为10号,然后就可以在文件夹三仪器设备档案中找到10号档案,即电子天平(型号:A120S)的仪器档案资料。

4.3 仪器档案在上局域网之前,应在仪器管理室计算机上备份或上网时选只读,可以防止由于操作失误而造成仪器设备档案损坏。 

参考文献

1 白岩,李大勇.用“图、表”建立仪器设备管理体系以达到规范化管理.中国药事,2002,16(11):689.

作者单位:136000吉林省四平市药品检验

作者: 王静萍 孙艳杰 肖楠 2005-6-28
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