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档案中包含着涉及国家或个人的秘密资料、科技成果、经济数据等，所以在档案的管理工作中，保密工作是至关重要的，是档案管理工作人员的神圣职责，也是平时工作中十分重视的内容。但在长久以来传统的保密观念影响下，长期处在松进严用，甚至不用的现象，也就是常说的“重保轻用、利用不足”的现象。使档案没能充分得到利用，并且淹没在尘埃之中，并没有能够体现其价值，浪费了很多珍贵的资料。也使得需要信息的人员和部门不能够及时、有效、准确的利用和了解。档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现。因上所述，档案管理部门要改变传统观念，在做好档案保密工作的同时，切实完善职能，积极进行开发利用。
1 重新诠释保密观念，正确理解保与用的关系
长期以来，在我国档案保管和社会利用方面，普遍存在着重保轻用、利用不足的问题。我们现在处于一个开放的时代，档案工作应该紧紧围绕社会主义经济建设、政治建设、社会建设和文化建设，不断提高档案资源的利用效率。只有这样，才能真正体现出档案资源的价值和作用。所谓的利用是“使档案在一定时间、地点、范围限制内合理地发挥自身价值。使档案资源得到充分利用。”
2 做好档案的审查工作
审查工作是在档案开放前，一项至关重要的工作，是能够有效安全的利用档案的前提，其主要内容为：“科学准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。”基本分为三个步骤。
2.1 初审 即档案工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。
2.2 中审 即由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。
2.3 终审 即由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
通过审查筛选出来可以开放和利用的档案，以此来保证机密档案的不泄露和可开放档案充分利用。
3 进行合理的档案鉴别工作
事实上档案的鉴别工作属于档案审查工作，把它单独列出来也是为了突出他的重要性，往往常被忽视，档案工作者应当具有高度责任心，认真做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。
3.1 保管期限 确定保管期限的原则“正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。”并且确定档案的保存价值，要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点。要做到以下几点：（1）凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括：本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、机关领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。（2）凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。它主要包括：本机关一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。（3）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
各机关应根据本规定和《文书档案保管期限表》，以及有关的专门档案保管期限表，结合本机关的实际情况，编制本机关或本系统的档案保管期限表，经本机关领导人审查批准后执行，并报同级档案行政管理部门备案。
3.2 保密期限 保密期限原则“该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，具有产生法律效力的时限。国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将会对国家安全和利益造成危害。”《国家秘密保密期限的规定》对不同密级的保密期限有着严格的规定：“第三条国家秘密的保密期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年。保密期限在一年及一年以上的，以年计；保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。”这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。凡规定为“长期”的秘密事项，在授权机关解密前，其他机关、单位应当对其采取长期保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。并且国家秘密的保密期限，自标明的制发日起算，不能标明制发日的国家秘密，自通知密级和保密期限之日起算；补充说明“第四条确定国家秘密事项的保密期限，确需长于本规定第三条所限定的保密期限的，应当上报有关中央国家机关批准；有关机关应当在接到报告的三十日内做出答复。”
4 做好档案的调密工作
要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，重点加强高密级档案的管理，必须杜绝密和非密文件、高密级和一般密级文件混合组卷、混合保管、混合提供，以免造成扩散机密的漏洞。根据一直以来的保密制度不健全，适应不了《保密法》的要求和适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，需要完善增加新的内容，建立以下三个制度：（1）建立划定密期制度，以便届满自行解密；（2）建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆、室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；（3）建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。并且要进行档案的系统化的整理。例如：组卷合理、排列系统、编目清楚、分类科学、卷内有序、规整等。补充：（1）作为要开放的文件必须有全面完整的索引系统。建立健全档号，编制检索工具，“使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅；（2）对于重要珍贵的文件要进行备份，抄录、复印、照相等方式存档。
5 做好档案利用中的监督工作
档案的开放利用是一个很严肃和谨慎的问题，需要健全的监督体制。而且此利用是一个双向保护工作，仅一方的努力是无法完成的。所以在档案利用过程当中，有效、良好的监督工作，是使档案在利用过程中能够顺利、安全、完整的有力保障。可以防范，制约借阅人在运用中的保护和因一些不良行为而为档案所带来的不必要损失及破坏。
5.1 建立良好的制度 档案制度犹如一个国家的法律，可以有效制约档案利用中的不利行为。保证开放工作的有效顺利，档案利用规章制度一般为阅览制度、外借制度、复制制度等。制度中要规定好什么样的人与机关可以借阅利用，并且可以进入档案阅览室。不但要对档案的秘密级别进行划分还要根据利用的人员和部门进行划分。做到无条件利用的机关和人员坚决不可以碰触文件，不可以跨级别利用档案文件。在制定制度时要有广度和细度。要考虑到众多方面能够损坏和泄露机密的条件，并一一进行规定和制止。而且要敏感的对待保密期限，能够快速、及时进行保密与解密工作，使档案的利用做到最大化。在做到制度上的不泄密的同时，也要指定管理好档案利用工作中的保护与维护工作，使档案可以长期有效的循环利用。在开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。规章制度条文严密简明，便于执行，在实践中进行总结和完善，制度优良化是档案保密的强力后盾。
5.2 建立优良的队伍 强干、严禁的管理队伍是档案在利用中的保密基础。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全，是利用制度的直接贯彻者，对档案有着直接责任，因此必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，全心全意为人民服务的精神，无限热爱档案事业。档案的开放与利用，也同时增强和提高了对管理队伍的要求。更需要有很强的综合素质、专业知识、政治责任心、法制观念、保密意识。管理人员具备专业知识，深刻了解所保管的档案内容；严谨的工作作风，在档案利用中，要做到手续齐全和清楚，并且要防止头脑中秘密在无意间的外流。档案管理人员经常接触到档案中信息涉及的一些国家机密、商业秘密及个人隐私等，这些信息已经渗透到管理人员的意识中，长久以后会忽视其重要意义，往往因为一时疏忽的一句话，在不知不觉中就可能泄露了一些未公开的信息，所以档案人员无论在什么场合，都应把保守档案信息的安全作为自己神圣的职责和应尽的义务；而且要熟悉法规，认真学习了解档案法的内容；在工作中严格执行国家保密法律规定。增强保密意识，档案人员除了熟悉档案法律法规的同时，还应参照保守国家秘密法的各项规定，应用于档案工作实际，通过对相关法律法规地深入学习，不仅有利于实现档案保密工作的法制化建设，也有助于完善和促进整个档案法规体系的建设。档案管理人员还要有谦虚好学的精神，能及时处理档案开放、利用中出现的新问题。
5.3 建立安全的监督措施 在开放档案和利用档案的过程中，要进行分类及重点监护。并且可以安装一些硬件措施。如在档案馆内安装摄像监视器，防止在档案室内做一违规事件。例如：涂改、影印、偷撕。身为档案开放的管理人员，要有敏锐的观察力和较高的洞察力，利用者能够在其掌握之中。手脑要快，对档案有极深的了解。能够在利用者还回档案时及时的审察，并发现是否有问题。档案的利用也不是无声的，管理人员要多了解利用者借阅的目的、动机、时间、去向和阅览者的情况。一旦有缺损一定要及时上报，以免更大的不必要的损失和意外的发生，做到早发现，早上报，早处理。
6 做好档案利用的宣传工作
档案的利用不是一个简单的单向工作，而是一个双向的，互动的工作。一直以来都在进行的是单向的借出方向的管理而忽略了宣传工作，没有注重提高利用者的素质，也给档案的利用工作带来了不便和许多麻烦。并且这种宣传并不是简单的科普，应该上升到法制层面，宣传《档案法》中的相关内容。使得利用人员依法借阅，依法利用。
作者单位：133000 吉林延吉，延边大学附属医院人事处
（编辑：悦 铭）