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药品的核算和管理是医院会计核算和流动资金管理的重要组成部分，我院自1999年来推行药品核算和管理的信息化，利用计算机网络系统对药品的采购、库存、消耗进行核算和管理，经过近几年来对计算机网络的不断完善和升级，实现了药品核算和管理的电算化，提高了药品核算和管理的准确性和科学性，提高了工作效益，使财会人员和药品管理人员从繁杂的手工核算和人工台账中解脱出来，提高了工作效益。
1 药品核算和管理的基础设置
根据《医院财务制度》对药品实行“金额管理、数量统计、实耗实销”的管理原则及药品的流动属性，对计算机网络进行初始化设置。初始化设置是药品会计核算和管理的基础。在系统初始化时，将计算机网络按药品采购入库形成药库库存，分发到各药房形成药房库存到实际消耗分设为药库药品管理系统、药房药品管理系统和收费划价管理系统，并对各系统按药品核算和管理的特点，开发计算机网络系统，以适应药品核算和管理的要求。
2 药库药品管理系统的设置
药库药品管理系统的设置是整个计算机网络系统的基础，是药品管理和核算的重点。根据药品核算的原则，药品从采购入库形成库存发放到各药房实现消耗，至收费室划价收费后形成收入报表，药品完成了一个周转周期。根据药品的流转属性，制订药品管理系统设置的原则。基础设置包括药品维护、库存管理、盘点管理、库存查询4个子系统。按照药品核算和管理的要求，药品的核算以零售价为核算基础。根据国家规定的药品加成率对药品采购入库进行加成，形成药品的零售价格。药品维护的主要功能是：建立药品基本信息，包含药品的品名、数量、规格、剂型、批发价格、药品成率、零售价格、药品价格变动、药品加成率的变动进行维护，保证药品价格的合法性和准确性，此项工作一般由系统管理员专职操作。
药品库存管理系统的主要功能是：核算和反映药库药品从采购入库形成库存到发放到各药房的药品收、支、结余情况，对药库药品的采购发出情况进行数量和金额的统计，代替手工账的药品数量台账。药品购入时，通过验收入库并打印药品验收单，形成药品库存，药品发往各药房时，通过药品出库单，减少药库药品库存；财会部门根据入库验收单和出库单增加或减少药库药品的库存金额。盘点管理系统在进行财产清查时，根据录入的盘存数量形成药品盘点报表，并对账面结存数和实际结存数进行比较，找出药品盘点盈亏的原因。库房查询系统可实时查询药品的库存及流向，为药品采购和管理提供信息，防止药品积压和过期，提高药品管理质量。
3 药房药品管理系统的设置
药房药品管理系统的设置包括：药品核对、盘点管理、特殊药品{毒、麻药品}管理、药品数量统计4个子系统。药品核对是药房药品管理人员根据计算机网络传入的收费室已划价收费的药品数量与处方发药数进行核对，防止漏划和重复划价、提高划价的准确率，防止经济利益流失和患者利益受损。盘点管理系统在进行实物盘点清查时，录入盘点实存数形成药品盘点表，财会部门据以入账，核算药房药品盘点盈亏数。特殊药品管理系统根据毒麻药品的管理要求对药品进行分级管理和数量统计，防止违法行为的发生。药品数量统计系统对药房药品的收、支、结余进行统计，以实现药品“金额管理、数量统计、实耗实销”的管理原则。
4 收费管理系统
收费管理系统包括药品划价、收费报表、退费控制系统、药品报销项目识别4个子系统。此系统由专门授权的收费人员操作，收费室通过病人处方划价收费，药品消耗通过划价计入门诊或住院病人费用，通过输出打印发票，系统自动汇总当日门诊或住院医药费用，输出形成收费日报表，实现药品的消耗，为会计核算提供依据。退费系统严格控制因药品短缺或价格误划的退费，此项操作需经药品管理人员和收费操作人员共同认可后方可确认退费。
5 应用系统应注意的问题
5.1 应当建立恰当的组织机构和职责分工制度 对计算机网络进行控制，以达到相互牵制、相互制约，防止和减少舞弊的发生。系统管理主要负责系统硬件和软件的管理工作，从技术上保证系统的正常运行。建立操作权限控制和操作规程控制制度，每个岗位的工作人员只能按照所授予的权限对系统进行作业，不得超越权限接触系统。通过设置操作员口令来控制操作权限。系统操作必须遵循一定的标准操作规程进行，操作规程应明确职责、操作程序和注意事项，并形成一套电算化系统文件，如对进入机房内的人员进行严格的控制和审查、规定交接班手续和登记运行的日志、规定数据备份及机器的使用规范，规定软盘专用以防病毒感染，规定不准在计算机上玩电脑游戏等。
5.2 应建立系统维护控制制度 系统维护控制是指日常为保障系统正常运行而对系统硬、软件进行的安装、修正、更新、扩展、备份等方面的工作。要定期检查并做好检查工作，做好记录，在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障分析并做好记录，在软件修改，升级和硬件更换过程中，要保证会计数据的连续和安全，并由相关人员监督。
5.3 做好数据和程序控制、做好数据备份 做到不丢失、不损毁、不泄露、不被非法入侵。
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