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【摘要】 医院人事档案代理使医疗卫生单位的人事档案管理更加规范化、系统化、社会化，改变了人事档案纯属单位所有的弊端，是社会主义市场经济体制发展的需要。本文分析了现今医院人事档案代理的现状，并对存在的主要问题提出相应的对策。
【关键词】 医院；人事档案代理；管理
我院是佛山市大型综合性三级甲等医院，也是佛山市卫生系统第一批实行人事聘用制试点单位。自2004～2008年，我院对招收的608名医务人员实行人事代理。人事代理是社会主义市场经济体制下形成的一种新型的人事管理体制，是与社会主义市场经济体制发展相配套的新型人事管理模式，是医疗卫生单位自身生存和发展的需要。而人事档案管理工作由人事代理机构负责，则标志着人事档案管理的规范化、系统化、社会化，改变了人事档案纯属单位所有的弊端，解决了人事档案能进不能出的问题。随着人事代理制度的进一步推行, 用人结构的不断变化，与实行人事代理制度的初衷相比，医院人事档案在代理的过程中出现了一些问题，本人在此仅对人事档案代理中存在的问题作简要归纳, 并提出相应的对策措施。
1 目前医院人事档案代理过程中存在的问题
1.1 人事代理机构与医院职责模糊、衔接不紧，对代理人员的档案重接收，轻开发利用 人事代理机构与医院工作职责不明确，在具体操作实施时没有落实协调机制，造成衔接工作的断层，工作职责的模糊，不同程度上影响了代理人员的人事档案管理，由于人事代理机构档案管理的条件及管理制度不健全，其管理模式仍侧重于一般的接收保管、存放，档案大多以原有结构存在，而且档案装订不及时，档案材料散乱无章、杂乱无序，利用极不方便。以致未能充分发挥人事档案的作用。
1.2 人事代理机构对代理人员的档案补充、收集、更新缓慢，未能全面、准确、真实地反映代理人员的现实情况 随着人事代理人员的经历不断变化，其人事档案的内容也需要连续不断地得到补充与更新,才能真实地反映其现实面貌。医务人员在科研教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面形成的材料十分丰富,收集工作不到位、不及时,导致了许多归档范围内的材料流失,破坏了人事档案的完整性。查阅我院新招收有工作经验的医务人员人事档案中，常常缺少转正申请表，晋升工资表，年度考核表、资格考试报名表等原单位材料，大多数有的只是学生档案、人事代理人员关系托管表等材料。在人才调转的过程中，原人事代理机构只把手头仅有的代理人员的人事档案转到另一个代理机构，从不理会档案是否齐全。直接影响了代理人员在新单位的工资套改、职称评定及聘用。
1.3 “人档分离”日益严重 在实行人事代理制度以前, 我院职工人事档案在单位保管，能及时对档案进行补充、收集、更新，做到人档统一，便于查看与利用。自2004年新录用人员实行人事档案代理制度后，人档实行分开管理，医院要了解代理人员的情况，都必须要到人事代理机构查阅或借阅代理人员的人事档案，对档案的利用带来不便，容易造成人档不统一。有时甚至出现人事档案与人员流向脱节，即原代理机构有档无人，新代理机构有人无档的人档分离现象。有些毕业生在学校办了暂缓就业，学校按规定把学生的档案寄回原籍人事局或人才交流中心保管，而毕业生又没有回原籍就业，在其他地方找到工作，这也是造成“人档分离”的重要原因［1］。
1.4 医院工作节奏受阻，医院档案管理人员工作量增加 由于人事档案具有连续性的特点，是个人成长经历的真实记载。如果代理机构的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时,医院对个人的情况就会“一无所知”，从而延误相关工作。例如，在医院每年招收的医务人员中，有的是入党积极分子或预备党员，这在档案中均有记载，如代理机构不及时把这方面的信息提供给医院，势必会影响对入党积极分子的培养考察和预备党员预备期的正常转正。
人事档案托管在人事档案代理机构后，医院档案管理人员的工作量不减反增, 除了要处理日常工作外，还要对人事档案代理人员的档案材料进行分类整理，按人员分类录入移交档案材料表，才能把档案移交到人事档案代理机构。人事代理人员的职称评审、工资晋升、政审、出具各种证明材料等都需查阅档案内容，都要到人事代理机构办理,并经过一道道繁琐的查阅审批手续，档案管理人员不得不常常往返于医院与人事代理机构之间，这样人事档案代理的结果，导致在一定程度上增加了医院人事档案管理人员的工作量［2］。
1.5 代理人员对人事档案重要性认识不足，未能转变观念 有些人事代理人员对人事档案认识不足，认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无,对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪都不清楚，还有的认为自己的档案不在本人所属的单位，而由档案代理机构管理，觉得不放心，甚至有些人还认为自己和非人事代理人员不一样, 没有归属感。代理人员不重视个人档案只会使自己的权益无法得到保障，代理人员的这些思想观念如不转变,必然会给人事档案代理工作带来负面影响。
1.6 人事档案代理机构未能转变服务观念 人事档案代理机构存在“你求我”的观念，对代理人员动向掌握不明，与人事代理人员缺少沟通联系，有高高在上的思想，服务态度过于生硬。很多具体繁琐的事务让医院档案员代办，如：催缴代理费、催促代理人员回学校或生源地转递学生档案、代理人员流向汇报、转正定级通知等。
2 有效实行医院人事档案代理制度的对策
2.1 转变思路, 规范档案管理操作程序，制订实行人事代理后的人事档案管理制度，进一步明确人事代理人员人事档案目标管理方向 实行人事代理后的医院人事档案工作须由医院与人事档案代理机构合作才能完成, 这就要求双方在管理工作上观念要有所转变。医院要积极配合人事档案代理机构做好档案材料的收集工作，人事档案代理机构也不能仅仅停留在保管档案上,双方都要在档案管理方面做好协调工作，制订出可操作的具体措施, 明确医院和人事档案代理机构的职责范围、工作程序等，着力解决职责不清、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题，弄清楚哪些是代理机构的职责、哪些是医院的职责，明确收集归档时间、归档内容和归档范围，建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查（借）阅、转递、与代理人员和医院定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依、规范管理。使医院人事代理人员的人事档案目标管理的方向逐步达到法制化、规范化和科学化。
2.2 大力宣传人事档案代理机构及其职责范围，切实执行现有规章制度，实现人事代理人员的知情权 加强对人事代理人员的宣传力度，切实执行现有规章制度。将有关人事档案代理政策和规章制度让代理人员知晓，让更多的人知道人事档案代理机构及其职责，人事代理人员档案管理原则、管理范围、对象及转递、收集、整理利用规定等，让更多的人事代理人员了解档案托管的实际意义。只有将人事档案托管在人事档案代理机构的人，才能享受到某些应有的待遇，如身份保留、工龄连续计算，转正定级等［3］。
在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向代理人员公开，实现公民知情权，让当事人对自身的档案状况有清晰的了解，认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现，逐步改变代理人员对档案的神秘感和漠视感，增强代理人员的档案价值意识，提高对人事档案的重视程度，从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。
2.3 重视人事档案材料的收集工作 注意沟通信息渠道，建立健全人事档案信息交换联系制度，人事档案代理机构与医院建立人事档案材料收集网络，把需归档材料的内容及范围以书面形式发到医院，定期联系，医院对档案代理人员在工作中形成的人事材料及时收集、鉴定、登记,年终由人事档案代理机构和医院进行档案移交, 以保证代理人员的人事档案真实性和完整性。逐步理顺和疏通档案材料的收集渠道，以提升人事档案的利用价值。
2.4 更新观念，增强服务意识，优化服务质量 档案管理人员是人事档案工作的主体，档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作，因此人事代理档案管理机构的档案员必须熟悉国家人事政策和法律法规，了解人事代理制度，掌握人事档案专业知识和业务技能，这就要求档案管理人员要不断提高自身素质，切实转变工作作风，增强服务意识，由现在的被动式服务向主动服务转变，不断拓展、延伸服务功能，主动与医院及代理人员沟通、联系，搭建一个双方充分了解的平台。营造一个和谐的工作环境，为人事代理人员和医院提供优质、方便、快捷、高效的服务。
2.5 实现代理人员人事档案信息化管理，发挥人事档案的信息功能 人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段，人事档案代理机构在处理好开发利用和保密的前提下，建立代理人员人事档案管理信息系统和相应的信息连接，实现网络共联,凭借网络优势，以现代化的网络化管理模式，实行个人基本信息的联机网络检索和联网查询，向医院人事部门提供人事档案代理人员的基本信息。医院可以借助网络平台，不受时间、地域的限制，快捷、方便地查阅本单位所属人事代理人员的电子档案，实现人事档案信息资源共享，快速、方便查阅人事代理人员的社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息，既减少了档案人员工作量, 又使人事档案信息资源得到充分利用,为促进人力资源的合理配置提供有效的途径，为医院在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。
【参考文献】
1 张涵.人事代理和人才流动中档案管理的思考与改革.山西档案,2007；3:40-41.
2 黄鹃.卫生人事代理制度的实践与思考.中国卫生资源,2007；3:73-74.
3 朱玉媛,鲁文艳,李军.我国流动人员档案管理的现状与对策.图书情报知识,2007；5:44-47.
作者单位：佛山市第一人民医院，广东佛山