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【摘要】 医院流程管理的目的是管理和优化医疗、护理、科研、人事、外事等各项工作的业务流程，并从优化的业务流程中创造出更多的效益。流程管理的核心是流程，编制和定义符合医院工作实际的工作流程，增强员工参与积极性。本文主要探讨医院外事工作中的流程管理，通过制定合理的外事工作流程，促使医院外事管理工作程序更为流畅，从而提高工作质量和效率。
【关键词】 流程管理；外事接待；工作流程
医院流程管理不仅仅是理论研究最迫切需要解决的问题，同时也是解决医院管理实践中存在问题最有效的方法［1］。医院外事管理工作是医院管理中的重要组成部分，制订合理有效的工作流程，应用于外事工作的各个环节中，是对外事管理新模式、新方法探索的一种有益尝试。医院外事工作一般包括外事接待、国际学术会议等两个部分，在外事工作中开展流程管理，有利于明确接待目的、掌握工作重点、充分发挥外事工作在国际交流与合作中的重要作用。
1 外事管理工作原则
1.1 外事管理归口部门 医院外事工作必须严格遵照国家及上级主管部门外事管理有关规定，院长办公室是医院外事管理职能部门，是执行外事政策和处理重要外事工作的管理归口部门。
1.2 科主任负责制 各科室主任是各科室联络科室外事活动的第一责任人，科室实行科主任领导下的外事联络人工作制度，由科室外事联络人具体负责外事工作中的联络沟通。
2 外事工作流程管理
2.1 外事接待流程管理 外事接待工作流程见图1。
图1 外事接待流程图
2.1.1 外事接待概念划分 “院部层面的外事接待”系指涉及医院层面或若干个科室的外事接待，由院长办公室统筹安排，如涉及讲学、参观、座谈等事宜，院内各部门科室予以协助安排。“科室层面的外事接待”系指仅涉及单个科室的外事接待活动，由该科室负责接待，院长办公室予以协助。
2.1.2 接待计划的制订 外事接待前要做好充分的组织和资料准备，并拟定详细的接待计划，接待计划应包括来访者的一般情况，来访的目的、要求，应遵循的接待方针，以及迎送、会见、参观、宴请、食宿、交通、费用结算、安全保卫、活动日程等。外事接待如需要邀请院领导以及上级部门领导出席，由院长办公室协助邀请。
2.1.3 手续办理 “科室层面的外事接待”需提前向院长办公室提出书面申请，由院长办公室负责向主管院领导报批。外事接待如涉及签订合作协议、课题合作、人才培养等方面的合作，需报院长办公室、科教部、人力资源部等主管科室审核。如外宾来院期间有学术活动或手术安排，需将有关内容报送医务部审核。
2.1.4 正式接待 接待过程中，具体负责接待人员需密切注意外宾的情况，接待中发生的重要情况和问题，需及时向院长办公室反映。
2.1.5 总结工作 外宾接待任务完成后一周内，需及时做好总结，将书面总结报告以及外宾工作照片等材料报院长办公室留存。
2.2 国际学术会议流程管理 国际学术会议管理流程 见图2。
图2 国际学术会议管理流程
2.2.1 申报程序 国际学术会议的申报采用预报和正式申报相结合的方式，主办科室一般需提前6个月将国际会议计划预报至院长办公室。在国际会议正式举行前两个月，主办科室需将会议详细材料正式报送院长办公室，报送材料包括外宾简历、会议背景及日程安排等。由院长办公室将会议材料上报上级外事主管部门，待审批。
2.2.2 会务筹备 会议主办科室应组成会议相关筹备组，落实会议责任人。院长办公室协助主办科室进行国际会议的筹备工作，包括外宾和中宾的邀请、媒体宣传等。如大会拟邀请上级部门领导作大会致词，由院长办公室邀请并拟写致辞稿。
2.2.3 会议经费的管理及使用 会议经费实行预算管理，财务部门设立单独会议经费账户，会议经费严格按照预算进行资金使用。
2.2.4 会议召开 在国际学术会议召开过程中，主办科室及时向院长办公室反馈会议召开情况，对于发生的任何问题，由院长办公室与主办科室协同解决。
2.2.5 国际会议总结工作 主办科室撰写国际会议总结报告，并将会议照片等有关资料报送院长办公室，由院长办公室报送上级外事主管部门留档。
3 工作体会
3外事流程管理工作体会
随着医学事业发展的突飞猛进，我国医疗卫生机构与国外著名医学中心、研究机构的接触日益频繁，由于外事无小事，因此，医院对外事工作各个环节的内容必须予以明确。
我院在外事工作中，坚持贯彻科主任负责制，以院长办公室为外事管理归口部门，严格遵照外事接待流程操作，外事工作的流程管理使医院外事接待程序更加公开透明化，明确了各阶段的工作任务，提高了外事接待工作的主动性、准确性和自觉配合性［2］。通过流程管理，极大地提高了外事接待、国际会议等前期材料申报审批的工作效率，使各项任务的开展有理有节、有章可循，避免了盲目性。此外，我院外事工作流程管理还特别强调外事接待、国际会议的总结工作，外事工作的材料收集存档也从一个侧面记录了医院的发展历程。
【参考文献】
1 陈敏.基于医院流程的知识管理方法研究.中国医院管理，2008；11：30-32.
2 车艳春，陈咏.科研院所外事管理工作的思考.云南科技管理,2005;3:66-67.
作者单位：复旦大学附属肿瘤医院，上海 200032