医院数码照片的归档与管理

【摘要】  数码照片的积累 ，为医院档案管理工作和档案管理人员提出了新的要求，如何科学合理地进行数码照片的收集、归档、保存和使用，成为档案管理工作者必须面临和解决的新课题。本文根据医院数码照片在产生过程中本身具有的特点，对其整个档案形成过程进行探讨。

【关键词】  医院;数码照片;档案;管理

从2003年起，数码相机在我院各种活动中，特别是宣传工作开始广泛应用，医院形成的数码照片越来越多。如何对这些数码照片进行收集、整理、归档和保管，成为医院新闻宣传和档案管理部门面临的新课题。近几年来，我院档案室为了适应新时期档案工作的需要，按照国家档案局关于《照片档案管理规范》的规定，对数码照片进行了收集、归档等管理工作，现结合工作实践，谈谈数码照片的归档与管理。

　　1 数码照片档案的特点

　　数码照片是用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片主要以数码相机拍摄与扫描仪数字化两种方式产生，数据存储在磁性电子载体上，没有底片。数码照片具有许多优势，除了成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快等优点外，还有以下特点：(1)存储久，质量不变。数码照片只要存到了计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不褪色，不变形。(2)连接快，应用广泛。数码照片可以在自己的相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作，通过网上发布，从而大大扩展了应用范围。由于数码产品的特性，数码照片往往也存在以下两个方面的缺点：一是对软、硬件的依赖性。数码照片依赖计算机硬件、操作系统和应用软件进行读取和操作，从形成、处理到归档的全部管理活动必须通过计算机实现。同样，计算机硬件损坏、数据误删等软、硬件错误也会造成数码照片的毁灭性损坏。二是信息易改性。通过计算机对数码照片的增、删和修改十分容易，因此，需要从制度、技术等方面采取措施对数码照片进行安全保护，维护其真实性。

　　2 数码照片的档案管理

　　2.1 完善数码照片档案收集制度，提高归档意识 数码照片的收集范围与传统照片没有区别，凡是记录医院重要职能活动和重要工作成果、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。数码照片形成后，由摄影者或承办部门及时向医院档案室归档。归档时要求数码照片(刻成光盘)、纸质照片(永久、长期保存的)、文字说明三者齐全并做到内容相符。目录数据库应著录照片题名、内容介绍、拍摄者、拍摄时间、文件位置(对应数码照片存放文件夹和文件名)五个项目，移交时要求全部著录。归档时档案室要对数码照片的重要性、有效性和完整性进行审核。扫描照片要根据照片的大小、质量、重要程度、数字化目的等调整线数，如小照片、老化褪色照片、比较重要的照片和需要进行印刷的照片等需调高扫描线数。由于计算机硬件损坏、数据误删等软、硬件错误很容易造成数码照片的毁灭性损坏，不及时移交，很容易散失，因此数码照片收集比传统照片的收集更为复杂，难度也更大， 必须采用灵活的方式实行定时收集;要强化数码照片形成科室和相关人员的档案收集意识，以确保安全、系统地完成数码照片的形成、积累、归档和保管等工作。档案室要根据数码照片档案与传统照片档案的这一不同特点，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，确保这一新型载体档案的完整与安全。

　　2.2 数码照片整理方法，实现数码照片档案管理的规范化

　　2.2.1 数码照片档案分类与编号 整理前首先要进行筛选。对于没有归档价值的或重复的数码照片必须剔除，反映同一场景的数码照片一般只收集1～2张。对所有归档的数码照片，应同时加洗成纸质照片保存于档案室。数码照片按其形成年度分类，每一个年度建立一个命名该年度的文件夹，文件夹下存放数码照片文件。在同一年份内，再划分出重要活动、医疗科研、会议、文体活动、院容院貌几个子文件夹。如果当年有特别重大的活动，可以单独设立子文件夹，如2003年医院抗击非典活动、2005年医院开展的保持共产党员先进性教育活动，都设立独立的文件夹进行归档整理。对文件夹内的数码照片文件可按时间先后排列，并按其排列顺序编流水号。一组联系密切(如同一次会议、活动、事件的)数码照片应排列在一起。编号的过程是对收集来的数码照片进行文件名更名，也就是形成数码照片号(同数码照片文件名)的过程。数码照片号的结构是：全宗号+年度+件号。

　　2.2.2 编制照片档案文件级目录 永久、长期的数码照片纸质冲印并整理归档后，进行数码照片档案文件级目录的编制。照片档案文件及目录项目包括全宗号、照片题名、照片内容说明、拍摄者、拍摄时间、保管期限、备注。

　　2.2.3 光盘刻录 将所有归档数码照片在分类、编号后刻录成光盘，光盘可以刻录一式多份，一套档案室保管供查阅利用，其他可以提供给宣传科、办公室等经常利用照片的科室保存。

　　2.2.4 数码照片与纸质照片的有机衔接 对于由数码照片冲洗成的纸质照片，档案管理参照国家标准《照片档案管理规范》执行。所有纸质照片、数码照片记录数据著录在同一个数据库中，从而建成完整、统一的照片档案数据库，实现照片档案的统一管理与检索，达到查找利用方便的目的。在实际查找利用中，通过检索照片题名、编号，浏览检索结果。如果该照片档案有纸质目录号、案卷号、照片号表示该照片有纸质形式照片，如果该照片有目录号、盘号、数码照片号表示该照片有数码形式照片，如果两者都有，则表示该照片既有纸质形式的照片，又有数码形式的照片。

　　3 数码照片的保存

　　为保证光盘刻录的质量，并确保光盘及其数码照片信息长期保存下去，数码照片档案保管必须注意以下几点：(1)注意选用品牌著名、质量稳定、安全系数高的光盘进行刻录;(2)光盘的标签应粘贴在光盘包装物上，不能直接在光盘上写字或粘贴标记，以免影响光盘的阅读;(3)光盘存放应远离强磁场等环境，温度、湿度符合标准，以减缓光盘退化;(4)注意操作规范化。如触摸光盘时应戴棉质手套，裸手手指不应触到光盘的反射面;(5)光盘存贮的数码照片档案要及时复制和迁移。光盘一般每满5年转存一次，原盘同时保留时间不少于5年，从而保证数码照片档案信息长期、永久地保存下去。