在重大活动中彰显办公室魅力

【摘要】  办公室作为医院的综合办事机构，是密切联系干群的桥梁，是协调医院各科室的纽带，是对外树立形象的窗口，处于承上启下、内外沟通、协调左右的重要位置，它的工作地位和作用，日显重要。尤其是在医院组织各项重大活动中，办公室更是发挥着举足轻重的作用。常州市妇幼保健院办公室在医院重大活动中，注重活动前的准备、活动中的安排、活动后总结，努力在繁杂中寻规律，做到忙而不乱;在琐碎中理思路，做到有条不紊;在平凡中求创新，做到与众不同。较好地完成了近年来的各项重大活动，彰显了办公室的魅力，树立了医院良好的形象。

【关键词】  重大活动;彰显;办公室;魅力

　办公室作为医院的综合办事机构，是密切联系干群的桥梁，是协调医院各科室的纽带，是对外树立形象的窗口，处于承上启下、内外沟通、协调左右的重要位置，它的工作地位和作用，日显重要。特别是在新形势下，工作头绪多、服务对象多、工作要求高。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，来不得半点马虎，任何方面稍有不周，就会产生不良的影响。几年来，笔者带领办公室全体人员，积极努力，共同探索，在繁杂中寻规律，做到忙而不乱;在琐碎中理思路，做到有条不紊;在平凡中求创新，做到与众不同。大家既分工明确，各负其责，又通力合作，配合默契，较好地完成了各项工作任务，尤其是完成了多项重大活动的策划、组织和服务工作，如：在医院新病房大楼落成典礼、三甲医院挂牌、南京医科大学附属常州妇幼保健院揭牌仪式等等。由于准备充分，组织得力，措施到位，均取得了较满意的效果，充分展现了办公室的工作魅力，得到了各级领导及来宾的高度评价。笔者就办公室成功组织医院重大活动谈一谈粗浅的体会。

　　1 具体做法在各项活动中，办公室负责筹备

　　工作和活动期间的全面协调，我们科学地把握了活动进程中关键环节、关键步骤。重点抓好方案、日程、通知、材料、现场、宣传等关键环节，同时，抓好各项关键步骤的时间节点控制，一经决定尽快落实，确保活动环环相扣，扎实稳妥地向前推进。

　　1.1 做好重大活动前的准备工作

　　1.1.1 沟通情况，深入细致

　　重大活动前做好充分的准备是提升活动品质的前提。事先要主动沟通情况，了解活动内容，摸清领导意图，明确领导要求。掌握主要领导及邀请嘉宾的情况，活动规模、来宾人数、日程安排、活动方式等等，以便安排好会场、餐饮、住宿、车辆、参观地点等。

　　1.1.2 制订方案，切实可行

　　在了解掌握以上情况后，要周密考虑，精心策划，制定切实可行的活动方案。根据会议主题，策划活动内容，拟出日程安排表，包括开幕式议程，讲座、讨论、参观等。制订方案时要注意上级机关与兄弟单位的区别，因人而异，根据需要妥善安排。方案中的每项任务、每一个环节都要细化到部门和责任人。方案制订之后，要送有关领导审阅，待领导审定后，及时通知有关人员或召开专题会议详细安排，合理分配各项工作，明确职责，落实到人。接待方案在执行中要根据需要随时调整，并及时通知有关工作人员。通过易于操作、分工合理、职责明确的实施方案，确保活动取得圆满成功。

　　1.2 热情周到地做好重大活动中的服务工作

　　在具体接待工作中，要安排好迎接、座谈、食宿、参观、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。

　　1.2.1 现场气氛，热烈隆重

　　重大活动中医院形象宣传非常重要，我们根据活动主题，安排好各种媒体的专题宣传，尽量做到全方位、多渠道、立体化宣传、扩大效应。在重大活动期间，我们特别重视现场的布置，选择信誉好、技术高、有创意的庆典公司操办，提出要求，拿出方案，用拱门、空飘气球、红地毯、乐队等营造环境氛围，用舞台背景、鲜花等突出主题，营造室内喜庆气氛，用礼炮、焰火等为活动增彩，烘托高潮。通过现场的精心布置，营造了热烈隆重的现场氛围，扩大了医院影响，增强了医院感召力，展现了医院积极向上的精神风貌，树立了良好的社会形象。

　　1.2.2 迎接来宾，温馨热情

　　活动期间的来宾接待工作也是非常重要的，对参与接待工作人员要有详细的分工和安排，如院领导接待市、局领导，组织科负责老领导、宣传科负责媒体记者等，将每项工作落实到人，如签到、会场、宴会、车辆等，不同人不同时间段负责什么工作都要做出详细安排。同时，精心挑选礼仪小姐，统一着装，要求在接待时言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到真诚、温馨、热情，使客人有“宾至如归”的感觉。还要求树立主人翁思想，尽好地主之谊，尽量为客人提供方便。通过我们温馨热情、细心周到的服务，来赢得各级领导和来宾以及职工群众的一致好评。

　　1.2.3 会务工作，精心准备

　　活动主题、活动时间、活动要求确定后，办公室开始做好会务准备工作。首先确定会议地址，根据会议活动的规模、内容和要求，确定会议地址。如单位揭牌，落成典礼等适合在本单位举行，这样不仅现场感强烈，便于宣传医院，更可达到全院参与，全院同庆的效果。如国际性学术会议或联谊会则比较适合选择在酒店举行，这样不仅环境优美，设施精良，且服务周到。办公室应该了解全市主要会议中心或酒店的规格档次及特点，给出恰当的建议供领导定夺。其次，准备大会资料，根据会议主题、讲话人身份，提供恰如其分的发言稿和背景资料，力求突出主题，个性鲜明，富有针对性。对上级领导的发言稿应尽早送交上级办公室修改。再次，还可以印制富有医院特色的会议资料袋，达到宣传医院的效果。另外，一般重大活动我们都准备有特色、有意义的纪念品，加深了来宾对常州、对我院的美好印象。

　　1.2.4 食宿参观，妥善安排

　　来宾住宿要根据需要进行安排，事先打印好房间号，与日程安排、作息时间、就餐地点等一并发至客人手中。就餐要严格按照接待标准，突出地方特色，根据客人习惯安排就餐方式，特别要注意饮食卫生。宴请时当地参加人员应与客人对等或高半格，并安排好座次、致词等。参观时，应沿途引导介绍，每个参观点要有专人做情况简介，并根据参观时间长短决定是否准备茶水或矿泉水。参观考察要提前安排好车辆，人多时注意将车辆编号，引导客人按顺序乘坐。可根据需要安排引导车辆，交代清楚行走路线。

　　1.2.5 重视送行，细心周到

　　活动结束后应注意送行，善始善终。要安排好送行，不能来时热情迎接，走时冷冷清清，导致整个接待效果大打折扣。工作人员可先帮助客人订好车票，届时做好送站工作。送行时要到客人住地送行，等客人乘坐的车辆启动后再离开。接待中如安排有留影照相，要及时将照片发放给大家，如时间紧迫则要及时寄送给客人。

　　1.3 及时总结重大活动中的经验体会(教训)

　　每次重大接待活动结束后，我们都要召开有关人员会议，对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是领导和来宾最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让来宾满意，又能降低接待成本。

　　2 体会

　　2.1 充分做好前期准备是活动成功的保证

　　总结多次承办重大活动的经验，我们认为前期准备工作非常重要，若准备充分，活动当天工作也会非常从容，不易出错，效果也会非常满意。而前期工作做得不到位，则活动当天很可能因为考虑的不周到而出现各种预想不到的问题和疏漏，容易造成宾客的不愉快，影响整体效果。前期准备工作相当繁杂，需要考虑周到，安排细致，掌握时点，一环紧扣一环。办公室应该不断总结经验教训，不断提高活动方案的全面性，考虑各种可能发生的情况，制定相应预案，同时掌握好前期工作的落实时间，坚持宜早不宜晚的原则，防止一步拖延影响全局，造成不可挽回的影响。

　　2.2 实施阶段的分工和合作是活动成功的基础

　　重大活动是全院性的一件大事，虽由办公室操办，但不是办公室单干，必须依靠全院力量，齐心协力，共同努力完成。因此，合理的分工和合作是成功的基础。明确的分工可以起到各负其责，便于检查落实的作用，而合作更能体现团队精神，只有分工合作结合起来，才能很好地完成任务。譬如会议接待，就必须共同合作才能完成，来宾人数众多，必须分工合作才不致冷落宾客，只有共同努力才能做到每个宾客有人迎接，有人引导，每一个困难有人解决，有人分忧，达到给每一个来宾留下美好印象的目的。

　　2.3 周到的细节考虑是活动成功的关键

　　俗话说：细节决定成败。组织重大活动全院重视，一般不会发生大的差错，而活动成败取决细节问题，而所有的细节应该是办公室考虑并且在实施过程中优化的重点。每次重大活动，办公室都要多次召开会议：讨论方案、布置活动、落实分工、细节处理、总结经验教训等，力求每个环节、每个细节都留下思考的痕迹，让来宾体会到我们的用心，从而大大提升活动的品质。我们会考虑来宾所住宾馆的洗漱用品质量一般，自己购买品质较好的用品更换。酒店供应的茶饮价格昂贵，我们自己购买点心和水果，只花很少的费用达到超好的效果。又如活动留影时，主要座位都贴上名字，突出重点的同时避免因谦让而影响进程。我们还安排人员现场指挥，主要领导进入会场时鼓乐齐鸣，以示重视。而活动现场高潮时喷放的冷焰火和玫瑰花瓣礼花等出彩项目，不仅增添了喜庆色彩，把活动推向了高潮，也成为活动成功的亮点。让领导放心，让来宾称心，让活动出彩是我们组织举办重大活动的目标，我们将不断总结经验和教训，进一步完善重大活动的策略、创意、执行的操作方案，提升活动价值，努力为医院演奏一篇完整、优美的喜庆乐章。