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【摘要】 为满足办公室工作高效快捷、服务全面、处事繁琐、接触多面的新要求，笔者结合自身多年工作经验，对办公室人员所必须具备的素养和能力提出了标准和要求。表述了具有德才兼备、吃苦耐劳、乐于奉献、心灵脑活的复合型人才是现代化办公的需求，才能满足现代工作的需要，对提高单位办公管理起到积极推动作用和智力支持。
【关键词】 办公室;素养;能力
办公室人员是企事业单位或机关提供辅助管理、综合服务、承办具体事务的人员，是决策者和执行者之间的桥梁，在行政命令中充当承上启下的角色，同时承担管理和谋划的职能，必须具备良好的职业素养和较强的工作能力。下面笔者结合自己多年的工作实践，简略谈一下办公室工作人员必须具备的职责和素养。
1 办公室人员必须具备的职业素养
职业素养是在平时工作中与人们的职业活动紧密联系的、具有自身职业特征的道德准则和行为规范，办公室人员的从属性、事务性、繁琐性、服务性、灵活性和艰苦性等特点，决定了其必须拥有较高的人格，恪守职业道德。
1.1 要埋头苦干、乐于奉献
办公室的日常工作是围绕领导的工作活动范围，决策过程和命令的具体实施而开展起来的，办公室人员的劳动成果往往通过领导机关、领导同志的工作实绩体现出来，不能独立显示自身的成绩。许多事情是需要默默无闻、埋头苦干的，不能公开宣扬，显示成绩。办公室日常工作非常繁忙，无论是公文的书写、文件的处理、会议的准备还是会务接待、督查督办、命令执行，常常需要加班加点，夜以继日，很少出头露面。因此，办公室人员要耐得住寂寞，顶得住压力，愿做铺路石，必须具有甘于奉献、不计较个人得失的宽广胸怀。
1.2 要严于律己，克己奉公
办公室人员虽然权力不大，但用权方便，甚至多数代表单位或领导外出办事或举行某项活动，用权的方式比较多，管理的范围也比较广，因此要自尊自重，不能以自己的特殊地位谋取私心，更不能擅用领导的名义办理私事或搞不正之风，永远做领导的参谋和助手，要经常提醒领导要坚持原则，秉公办事。
1.3 要谦虚谨慎，平等待人
办公室人员常常出面替领导办事，对上经常接触领导，对下接触各方面的人群，往往被看成机关的代表，领导的发言人，其处事的态度影响到单位或领导的形象或声誉。因此，对上汇报工作要实实在在，不可弄虚作假，也不可好大喜功，夸大领导的成绩;对下要热情有礼，不可盛气凌人，摆官架子，工作中出现的问题不推诿，勇于负责，迅速改正。
1.4 要注重修养，不求攀比
良好的修养，过硬的作风是办公室有效服务的保证，要集中体现在“平凡之中的伟大追求、平静之中的满腔热忱、平常之中的强烈责任”精神上，多学习党的方针政策，有较强的党性意识、服务意识、全局意识，加强自身修养，要让精神食粮来充实自己的大脑，丰富自己的精神领域。在平时的工作中，可能付出的较多，获取的较少，在这种情况下不可有攀比心理，不能有过高的物质追求。
1.5 要严守秘密，提高觉悟
办公室工作人员处在核心部门，接近领导，处理要务，管理文件，知密范围很深，对内部的决策知道要早、要准确，向你打听某种信息的人可能很多，在这种情况下泄密的可能性就大。因此，要提高警惕，增强保密意识，严格遵守一切保密纪律，做到不该说的不说，不该写的不写;不在公共场所、亲属朋友面前谈论单位机密。
2 干好办公室工作应强化
“五种能力”办公室作为一个单位的窗口和门面，在一定程度上反映了这个单位的管理水平、工作作风和精神面貌，作为单位的总参谋、总调度、总枢纽，必须在提高“五种能力”上下工夫。
2.1 要具备较强的文字表达能力
写作是办公室工作的一项重要任务，也是综合能力的表现，一篇好的文章，既要有好的表现形式，又要有充实的内容，做到内容与形式的统一，这并不是一件轻而易举的事情。因此，办公室工作人员要加强写作实践，具备扎实的文字功底，不仅要精通语法知识，还要掌握一定的写作技巧，要勤写苦练、多作积累，找工作之中的“点睛之笔”，善于总结工作中的管理经验，善于对本单位所掌握的素材及时进行提炼和升华，不断提高所在单位的社会形象。
2.2 要认真履行参谋助手职能，提高决策参谋能力
办公室的参谋助手作用集中体现在调查研究、工作谋划、督促检查、提供信息等工作中。办公室人员要胸怀全局，紧贴领导思路，坚持求真务实，努力增强参谋服务的针对性和实效性;要集中各方面的智慧和力量，深入研究和思考，把握事物发展的规律，围绕单位的经济发展和前景规划，多献计献策，多出谋划策，多参与管理。
2.3 要有较强的组织管理和交际能力
要经常按照领导的意图组织各类会议和活动，一方面要准确迅速领会交办者的意图，熟悉办事的程序和渠道，提高办事效率;另一方面要有系统的观点，统筹安排工作，把需要办理的各项事情加以梳理，分清轻重缓急，分别办好。对于一些突发性事件要灵活处理，在较短时间内拿出对策，迅速化解。在交际的过程中，还要处理好三种关系：一要处理好与领导的关系，要运用灵活的说话技巧对领导的缺点在适当的时机予以委婉的规劝，使其了解并乐意接受，要设身处地为领导着想，善于提出解决问题的办法或处理问题的建议;二要处理好与同事的关系，要善于和同事进行合作，注意欣赏同事的优点，真心地关心同事，以正确的态度对待同事的称赞、批评，做好意见的沟通工作;三要处理好与外来人员的关系，办公室工作人员的态度如何，直接影响单位的声誉，善于把握和来访者谈话的分寸。
2.4 要狠抓工作落实，提高督促检查能力
一要围绕单位的中心，突出工作重点，紧紧围绕发展主题，通过督查，突破障碍，发现问题及时解决，防患未然，保证工作顺利完成。二要转变观念，创新方法。面对新形势、新任务要坚持行之有效的督查方法，又要大力推进督查工作方式方法的创新，通过各种方法更好地掌握实情，找准问题，提高工作督查的实效。三要敢于督查，敢讲真话。在督查过程中必须敢于碰硬，敢于触及矛盾，对发现的问题，要坚持原则，不徇私情，做到办一项结一项，查一件清一件。
2.5 要具备运用现代化办公软件、硬件的能力
科学技术的飞速发展尤其是办公自动化系统的广泛应用，为办公室工作创造了良好的条件。作为工作人员，必须提高技能，熟练操作计算机各种软件、办公自动化系统及各种文字处理机具、声像工具、器材等，以适应实际工作的需要。
3 做好办公室工作还应把握和处理好“五个关系”
要做好办公室的工作，忠诚地履行职责，必须突出办好事务、协调服务、突出政务、综合分析、善于总结。同时，必须找准自己的定位，在具体工作中正确处理好各种关系。定位要准，做到到位不越位。到位就是把服务工作做到位，对职责范围内的事要积极主动、敢于决断，不被动应付、优柔寡断，在重大的会议和重大活动处置上要敢于行事，积极履职。不越位就是不超越自己的职权，越权行事。谋划要快，做到超前不抢前。办公室就其服务工作的性质来讲具有从属性和被动性，但在具体的工作中决不能被动地应付，而是在想问题、办事情上尽可能早半拍、快半拍。既要想领导所想、谋领导所谋，又要虑领导所虑、办领导所办，在任何问题上都要及早地做好相关准备，供领导参考，切实做到未雨绸缪，欲事于先。在办事的过程中必须加快工作节奏，做到快而有序，忙而不乱。策略要细，做到献策不决策。办公室处在一个中枢的位置上，每天都会有大量的信息、情况汇报上来，因此办公室人员必须正确把握领导决策意图，依据掌握的情况，积极地为领导出主意、提建议，努力做到参在关键处、谋在点子上。切不可自作主张、发布施令。方法要活，做到总揽不包揽。日常用工作中，办公室要具体实施总揽全局、协调各方面的职责，就要充分发挥枢纽作用，总揽不包揽、放手不甩手。一方面要正确处理好服务领导、服务部门与服务职工之间的关系，重点放在服务全局统筹协调上，一方面要善于调动全体职工的积极性，依靠大家的智慧和集体的力量，共同推动工作向前开展。服务要全，做到出力不出名。办公室人员的工作性质决定了在平时的工作中承担着任劳任怨的责任，要保持良好的心态，不争名逐利，要多干事、少表现，勤动手、懒动口，先别人、后自己;不推卸责任，要多谋事、少谋利，勤奉献、懒索取，先建功、后表功。