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【摘要】 随着卫生防病事业的发展，卫生防疫机构在疾病预防控制和增进人民健康各项科学技术活动中，形成并保存了大量的行政档案预防保健医学档案、人事档案。上述档案在卫生防疫工作中发挥了重要的作用，科学地积累了完整的档案材料。切实做好档案信息的开发利用，大力推进卫生防疫档案工作标准化、规范化、制度化、科学化管理进程是“科技兴院”的一个重要环节，档案管理工作如何更好地服务于医疗、教学、防病、科研等基础工作，是新时期我们所面对的新任务、新课题。因此，我们要强化防病单位档案管理意识，树立文书档案、业务档案、人事档案处理工作规范化、标准化，在实际工作中，把住各类档案的入口关，实现档案工作规范化、标准化的基础工作，以实现档案工作的和谐快速发展，使之更好为卫生防病事业服务。
【关键词】 档案工作;规范化;标准化;基础环节;可靠保证
防病档案记载了疾病预防工作的历史发展的过程，它从不同的角度全面客观的反应了各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是历史的见证，是记载着疾病预防工作历史发展过程中最可靠的原始记录，是最具有权威性的凭证。尤其是珍贵的医疗、防疫等历史性的档案资料一旦损坏、消失，其原始原貌无法复原再生对疾病预防数字统计的连续性、重大疫情记录的参考资料缺少对比性，其损失无法估量。因此，不断强化疾病预防部门档案管理，保护档案资料，提高档案服务质量。充分发挥档案信息资源的作用至关重要。疾病预防工作档案类别很多，包括病历、疾病统计资料、疫情分析报告、基建设备、财务、文书文件、人事档案、科研材料等方面。它是疾病预防事业历史发展进程中最好的记录和见证，也是疾病预防事业管理中的一个重要组成部分。因此，要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化共组程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录各个环节都要照统一的程序和科学的方法进行归档工作。
1 实现档案管理标准化、规范化的基础工作
1.1 公文的管理 公文是档案的前身，档案由公文转化而来，可以说公文制发的质量，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。首先，要做好文书处理工作，文书处理工作在防病单位有着相当重要的地位和作用，文书处理工作是档案工作的基础，对档案工作有决定性的影响。档案往往反映文书处理工作的运转程序是否完整、科学合理。如：文书书写材料是否标准、规范;签发手续、公文字迹、文件格式、实用文种是否标准化、规范化;归档材料是否真实、完整和及时;各部门外出带回的“文件”材料是否及时交到档案管理人员统一存档管理，公文管理规范化有利于实现标准化、现代化检索手段的实施应用。
1.2 业务档案管理 疾控中心担负疾病预防、医疗、保健、健康教育等项工作，涉及到十几个科室业务部门，由于业务工作性质、特点不同形成了大量的行政业务档案，一些业务人员为了本部门档案信息使用方便，使得大量的业务档案信息未移交到档案室集中管理，形成一个单位多个档案存放地。由于科室人员变动性大，不可避免地存在许多业务档案流失、统计数据无处可查，带来一定的不良后果。因此，必须建立防病单位综合档案室，及时清理各业务部门的文书、文件信息材料，并及时做好各部门档案移交工作，确保文件业务资料安全完整。
1.3 人事档案管理 规范性是人事档案制度的要求，人事档案管理是组织人事部门的基础工作，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，人事档案管理工作的好坏直接影响到单位和个人的工作效率和质量。但当前人事档案规范性方面存在着问题，一是档案材料亟待规范。个别档案内容存在许多填写不规范的情况，如形成材料日期填写不准确、缺少个别印章，要素填写不完整。二是人事档案材料来自多个部门，收集渠道不畅通的问题会影响档案材料的完整性。三是职工个人信息材料长期存放在自己手里，例如：在职学习档案、进修材料、参加工作后考取的职称证书、获奖证书、加入民主党派资料等，致使人事档案中个人信息材料未及时归档保管，这些不规范问题会影响领导及组织人事部门对个人的了解、评价。四是管理操作存在不规范之处。个别情况下，档案管理未严格按制度流程操作，审核把关不严，如查(借)阅登记不及时、收集归档不及时、登记不完整、转递通知及回执未及时整理等现象。这些问题都是管理方面的漏洞，可能造成档案材料的缺失。
2 实施“以我为主”的立卷归档
原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好以下问题。
2.1 要准确把握文件立卷归档的时效性 完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。
2.2 明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工 要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。
2.3 在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性 在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入;同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
2.4 不断深化的工作实践证明，案卷材料收集是否完整是决定和影响档案价值的因素 立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索;另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。档案管理工作标准化和规范化建设的发展，极大地促进了我们档案事业健康和谐高效发展。
3 加强领导、完善制度是推进档案工作规范化、标准化可靠保证
3.1 提高认识，加强领导 要认识到实现档案管理标准化规范化是一项很重要的工作，档案的规范性能够保证其真实性及重要性作用的发挥，确保规范性意义重大。要切实加强这方面的思想认识，真正从思想上引起对档案工作的重视和支持，加强档案规范性的监督管理，一方面，分管领导要关心、了解、研究档案工作;另一方面，从事档案工作人员也应加强宣传档案的价值、作用，增强大家的规范性认识。
3.2 完善制度，明确责任，强化监督管理 建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范化管理的关键。一是要结合疾病预防档案工作实际，建立健全档案接收、整理、保管、借阅、统计、鉴定、保密、销毁、利用等一整套的规章制度和档案管理人员岗位责任制，使档案工作各个环节有章可循，使各部门按照各自的职责和归档范围进行收集、积累和整理。二是对各科室部门的各类档案材料进行集中统一管理，加强档案管理的综合性和独立性。上级管理部门要加强对档案工作的指导和检查，明确责任，发现问题实行责任追究制。
3.3 加强档案人员队伍建设，要促进档案规范化，必须提高档案人员素质 抓好队伍建设，坚持不懈地对档案人员进行职业道德教育、规章制度及现代科技知识的培训，不断提高业务水平和工作能力。一是增强责任意识。要热爱档案事业，具有强烈的事业心和责任感和使命感，这是做好档案管理工作最基本的政治素质要求。档案工作者要忠于职守，严于职守，一丝不苟，在工作中坚持原则，严守制度。二是增强法律意识。档案工作者必须学习《档案法》，具备“依法治档”、“依法用档”意识，有效维护档案的完整与安全。三是增强奉献意识。档案工作的隐蔽性和保密性决定着它永远不会像其他工作那样可以张扬自我、引人注目，它是一项默默无闻的工作，只有不计名利，耐得住寂寞，默默奉献，才能做好这项工作。
3.4 用现代化的信息系统促进档案管理规范化、标准化 采用现代化的管理方式可以很好地促进其规范化、标准化。建立档案信息动态管理台帐，加大资金投入，引进现代化的技术和设备实现档案现代化管理必须条件。面对不断增多的档案数量和种类，档案的开发利用仅靠传统的管理方法和落后的技术手段，想迅速准确地查找出利用者所需的档案材料存在一定的困难。因此，只有逐步改变原来落后单一的手工操作方式，代之以现代化科学的管理方法和先进的科学技术，利用计算机和计算机网络进行档案的整理、立卷、编号、制作检索工作、存储、查找调阅，才能迅速、准确、全面、系统的管理和提供档案材料，实现档案管理的标准化、规范化、自动化、现代化。