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【摘要】 抓住档案事业快速发展的有利时机，开展档案馆的达标升级工作，已经成为越来越多基层档案馆迫在眉睫的问题。本文就宜昌市疾控中心档案馆如何开展档案管理升省AAA级工作的好的经验进行了概括和总结，希望能对基层单位创等级档案馆有所帮助。
【关键词】 疾控;档案;管理;达标
当许多档案馆已不满足于浅层次地保管和利用工作，正在思考和摸索新的发展模式的时候，宜昌市疾控中心档案馆率先抓住档案事业快速发展的有利时机，将档案管理升省AAA级纳入了全年工作计划，并从管理机制、业务建设和信息服务方面，以高标准、高水平为起点，扎扎实实地开展了各项准备工作，使档案管理水平又迈上了一个新的台阶。经过积极筹建申报，中心档案室被评为省AAA级档案室，从而成为宜昌市第一家，也是湖北省卫生系统第一家“AAA”级档案室。
1 提高认识，加大档案管理力度
为了确保升级达标有条不紊的进行，中心切实加强了对各项工作的组织领导，从始至终，坚持狠抓了“五个落实”：一是落实领导。成立了由中心主任亲自挂帅、办公室主任任副组长，各科室责任人任成员的一级抓一级的组织管理网络。统筹规划档案管理工作发展，及时解决档案达标工作中存在的困难，把对档案工作的重视提高到前所未有的程度。二是落实人员。中心在档案升级工作中实行“全员动员，人人参与”，抽调了各所、科、室力量投入升级达标工作中。配备专兼职业档案员17名，均具有大专以上文化水平。对各种门类、载体的档案实行集中统一管理，形成了主要领导(档案管理员)—分管领导—科室主任—科室档案资料员的较为完善的档案管理工作责任链，在创等级工作中发挥着重要的监督、指导作用。三是落实责任。多次召开各所、科、室负责人会和兼职档案员会，学习、宣传、贯彻《湖北省档案管理条例》(修订)，并结合档案业务培训，对历年来的专业档案进行全面部署，将责任和要求逐一落实到科室，明确到人头。四是落实时间。中心咬住年末档案到达省AAA的既定目标不变，对科室和个人完成所负责任务的具体时间都作了严格规定。从达标升级的准备到最后的评审共细划了九个阶段，时间跨度为6个月 ，各阶段的工作均严格按规定时间完成。五是落实资金。在今年财力相当紧张的情况下，拨出专款用于档案升级，先后投资10多万元配备了新密集架40组、空调、电脑、数码相机、扫描仪等仪器设备，并在今年的国债楼建设项目中，拨出面积达300多平方米的档案用房，实现了办公、阅览、库房三分开，为稳步实施晋升省AAA奠定了坚实的基础。
2 夯实基础，强化档案管理机制
在中心领导的高度重视下，中心档案室把档案信息的管理作为信息资源和科研储备的重要内容来抓，寻求与中心业务工作同步发展、相互促进的档案管理惯性运行机制。一是把中心档案管理工作列入发展规划、重点专业学科建设规划及年度工作计划，并将其分解为中心、科两级综合目标管理责任制与岗位责任制，与考核奖惩挂钩。二是健全档案管理规章制度，建立了《专(兼)职档案员岗位职责》、《档案立卷归档制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案保管制度》、《档案查阅制度》、《档案保密工作制度》等一系列制度和岗位责任制，修订了文件材料的归档范围，规范了档案工作程序。对专兼职档案员及有关人员工作岗位责任履行情况定期检查，并作为考核工作实绩内容之一。三是充分发挥档案的监督管理职能，采取切实可行的控制措施，确保档案归档的完整、准确、系统。一方面综合档案室严格按照《档案分类方案》和《科技档案资料工作程序》，对各科室日常预立卷和年终归档情况进行检查指导;另一方面在中心管理和业务活动中坚决贯彻执行“四参加”、“四同步”制度，万元仪器设备开箱、重大科技课题，疾病控制重点项目等均有档案人员参与，对应该归档的文件材料及时审查和验收;再一方面充分发挥档案室的管理作用，科技人员评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况。上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。从而提高全中心工作人员档案工作的积极性和主动性。
3 突出特色，推进档案业务建设
为了确保中心档案工作达到省AAA水平，中心在整个准备过程中，对照《科技事业单位档案管理升级标准》，采取请进来派出去的方法学习档案升级达标中的各个要素环节。由中心领导亲自率队赴襄樊、十堰等地参观学习档案管理先进经验，同时聘请省市档案局的专家上门指导，有效促进了晋升省AAA级档案工作的开展。
3.1 加强新立卷法颁布后的档案规范化管理
重点对分散保管在各所科室历年来专业档案，照片档案进行了收集、分类，并组织专班，对专业档案采用新的立卷方法进行整理。对1952—2003年的专业档案，重新分类、鉴定、划分保管期限、编制目录、更换统一卷盒，共整理专业档案10244件(914盒)。每张照片档案都附有说明，进行了规范整理，在整理中坚持从严把关，做到前后分类一致，排列有序，并根据立档单位的情况分为三个全宗，清晰地反映了我中心的整个历史面貌。同时对以前的文书档案和科技档案的编号不符合要求的2331卷(盒)重新进行了录入和整改。
3.2 加强对机构改革中新建机构和撤并机关的档案管理
宜昌市疾病预防控制中心原名为宜昌市卫生防疫站，成立于1952年，1992年与原宜昌地区卫生防疫站合并，2003年，由于两项体制改革，将宜昌市卫生防疫站划分为宜昌市疾病预防控制中心和宜昌市卫生监督中心。由于机构的不断变化，给档案的收集管理工作带来了难度。中心始终坚持做到机构撤档案存，人走档案留，保证机构变动中档案不丢，不散。收集、整理了各种不同门类的载体档案和专业档案，截止2003年档案室总藏文书、科技、会计、照片、专业档案等4584卷(盒)，形成一个内容丰富、门类齐全、分类合理的管理体系。
3.3 加强特色档案管理
一是建立了荣誉室。本中心成立五十年以来，各项工作成绩斐然，先后获得“全国卫生先进集体”等284次荣誉称号，获得全国、省、市科技成果72项，国家专利5项。为了更好的展示我市疾控体系建设发展壮大的光辉历程和辉煌业绩，展示改革开放以来疾控人的精神面貌，中心特设了170平方米的荣誉室，通过文字、图片与实物相结合的方式介绍了我中心取得的各项荣誉，极大的激励广大干部职工开拓创新，再展宏图的信心，促进了三个文明建设全面发展。二是建立了动物标本室。近二十年来，本中心结合疾病的防治工作，广泛进行各种病媒生物标本的采集，并根据动物分类和疾病防治工作的要求，将标本分为医学动物、医学昆虫和医学寄生虫三大部分，共500余种，标本藏量26500余号。标本室的建立对认识和了解医学动物，掌握其本底资料，对开展三峡自然疫源性疾病调查及相关疾病的预测和防治具有特别重要的意义。三是建立了重点疾病控制项目档案。为激励专业技术人员钻研业务，拓展工作，我中心以立定项目形式加强重点疾病防制和促进重点工作开展。并对所有重点项目逐一建立了项目档案。其中包括工作方案、原始调查记录、半年工作小结及全年总结分析报告。档案规范程度与年终项目考核直接挂钩。
3.4 加强档案的现代化管理
实现档案的现代化管理是档案管理向更高水平迈进的重要基础，也是这次中心档案晋升省AAA级狠抓的一项重点工作。历年来，我中心非常注重网络建设，建有中心局域网和中心自己的网站，2010年中心又花大力气推进档案信息化建设，将档案信息化纳入办公自动化的总体格局之中。拨专款为综合档案室购置了计算机、打印机、数码相机、扫描仪等高档仪器设备，并根据省卫生厅的要求，引进了“科怡·卫生版”档案管理软件。将1952—2003年长期保存的文书档案、专业级档案按文件级目录全部输入电脑管理，对于近5年来的文书档案进行了全文录入和部分专业档案的全文录入工作，基本实现了计算机目录检索，档案的全文查询、统计、数据对比分析等，同时，根据科怡档案管理系统(单机版)的特点，自行研制了一套软件，实现了科怡和中心局域网的链接，使中心各所科室的电脑终端均可通过局域网共享科怡档案管理系统中的数据库，利用网络进行高效便捷的档案查询，达到远程使用的效果。为确保计算机档案管理系统和网络的安全，本中心多次派档案人员、保密人员、网管人员参加由市保密局和市档案局举办的档案人员培训班，计算机信息系统保密管理培训班等，并制订了切实有效的网络安全防护措施。
3.5 加强所辖县市区疾控机构的档案管理
将档案管理工作纳入各县市区疾控机构年度目标管理之中，下发了关于加强全市疾病控制机构档案管理工作的指导意见，制定了档案管理工作技术方案，工作目标考评细则及定级标准，使全市疾病控制系统档案管理工作逐步进入规范化管理的轨道。并注重加强对所属各县市疾病预防控制中心档案管理的检查和指导工作，对其档案管理工作中的各项业务建设、开发利用、档案目标管理达到相应等级等做了具体详细的技术指导。针对所辖远安县、夷陵区的档案管理滞后的情况，本中心的档案人员多次亲临现场进行业务指导，对存在的问题，提出了整改意见。到1998年底所属9县市疾控中心的档案管理全部达到省级标准，其中兴山县防疫站达到国家二级标准。
4 开发信息，发挥档案资源效益
档案信息的开发利用是大力提高档案管理水平的最终目的，也是档案管理工作的出发点和落脚点。在档案达标工作中，中心把档案信息资源的开发利用作为又一重点，编制了档案检索工具13种，即：案卷目录、案卷文件目录、著录人名索引卡、发文目录、简报目录、科技成果与新技术目录、论文目录、发文汇集、专题汇编、全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编等。并建立了全宗卷，较全面地、系统地反应了全宗内容以及历史面貌，也为业务利用创造了有利条件。近5年来，提供各种不同门类档案利用1960卷，借阅479人次，是过去5年的2倍。由于档案信息工作的有效利用，中心完成了全国、省、市科技成果72项，国家专利5项，公开发表论文780篇。档案信息提供利用对提高单位管理水平、促进科技进步、降低管理成本等发挥了显著的作用。近几年来，中心利用档案资料为编史修正、专业技术职务晋升、开展专题业务资料汇编、房屋维修等工作提供了大量依据，充分发挥了档案资料的凭证和依据作用，也为中心业务工作的开展提供了有利的档案信息支撑。
4.1 为业务工作开展提供有针对性和实效性服务
本中心编制的《科技成果与新技术汇编》、《疫情资料汇编》、《计量认证资料汇编》等编研材料在1997创建全国地级市一等卫生防疫站和1998年创建全国卫生城市中发挥了重要作用，提供了充分、翔实的数据资料，使上述业务工作均跨入了全省先进行列。
4.2 为科学研究服务
自1996年以来，中心工作人员通过借阅利用综合档案室的档案材料，撰写了200余篇有价值的学术论文，在国家级和省级各专业杂志上发表。其中，有2篇论文在国际性杂志刊登。此外，利用档案信息资料进行15项预防医学科学研究，取得了多项科研成果奖。其中，有6项获得省级以上科技进步及推广应用奖。这些科研成果运用到防病、灭病的卫生监督监测工作中，取得了较好的社会效益和经济效益。
4.3 为基建工作服务
1998年，本单位为解决部分职工宿舍住宅狭小，利用基建档案为职工宿舍维修、扩建、加层660平方米，节省资金2万余元，发挥了明显的经济效益。1999年修建办公楼和宿舍，由于红线图保存完整，为站内规划提供了便利的条件，节约了时间，保证了工期，收到了良好的效益。
4.4 为建站50周年撰写站志服务
2002年是站建站50周年。为纪念和庆祝50周年来各个时期的卫生防疫工作发展情况和所取得的辉煌成绩，根据站领导的安排，不论职能管理和业务专业工作都需要查阅50年来的档案。俗语说：“养兵千日，用兵一时”，在短暂的十天时间，查阅者为38人次，查(借)阅档案610卷，是2000—2001年查阅总数的三倍。许多查阅者深有感触地说：“档案是历史的忠实记录，是反映各个历史阶段疾控工作的重要依据，通过参阅档案中心了解了过去，档案真是一项为后人着想的千秋万代的事业。”总之，中心将以这次档案升级为契机，全面提升中心的档案管理水平，切实克服升级工作中的形式主义，把各项工作真正落到实处。相信，在自觉、自为的基础上，为神圣的事业达成共识，为崇高的目标努力奋斗，疾控档案事业的明天一定会比今天更美好。