加强声像档案管理工作刻不容缓

【关键词】  声像档案 管理工作 刻不容缓

　　声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。
       
　　随着社会的发展及办公条件的改善，在各项工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护和利用好这些生动、形象的特殊载体档案，就宝应县卫生系统37个医疗单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

　　1  声像档案管理存在的问题

　　1.1  声像设备存在着“一硬一软"的现象  “一硬”是指声像设备数量多。随着医院发展及工作需要，系统各单位的声像设备有了很大改善。在调查的37个单位中，仅有２个单位没有声像设备，占5.4％，94.6％的单位都有１台以上的声像设备。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有15个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占40.5％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用，从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成单位一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

　　1.2  摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区  摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映，在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的40名摄录人员中，有专职10人、兼职30人，平均年龄３５岁，大专以上文化程度占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；弱”表现在40人中，专业工龄１～５年者34人，占８６％，５年以上者仅占１４％。经过专业培训6人，仅占１5％，专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。
       
　　调查中还发现，摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交单位档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构内部调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全、不完整，严重影响声像档案的长久保护和开发利用。
       
　　事实证明，摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案形成和归档不认真把好关，待用时再靠档案员去催要或征集，那只能是“亡羊补牢”了。

　　1.3  声像档案管理混乱，问题复杂

　　1.3.1  管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理  有15个单位制定了相应的声像档案管理制度，占40.5％；有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着３种形式：一是档案室集中统一管理占2/5，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明，声像档案没有集中统一管理占2/5，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

　　1.3.2  档案意识不强，声像档案难以及时完整归档  声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如，照片与底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外，有些科室或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交，究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

　　1.3.3  管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡  设备、人员、声像档案管理都比较规范的有4个单位，占10.８％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位15个，竟占40％，两极所占比例悬殊，发展不平衡。

　　1.3.4  保管条件差，声像档案难以长久保存  声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。调查发现，只有县中医院等少数几个单位配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文件柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求,致使一些照片变黄褪色、底片粘连变质、磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。一旦发生问题，悔之晚矣！

　　1.3.5  收集渠道不畅，声像档案室藏匮乏  局综合档案室是县卫生系统保存档案并向基层单位和群众提供利用的重要基地。但目前室藏声像档案较为匮乏。基层单位中有近1/4的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，局综合档案室的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力、渠道不畅，造成声像档案室藏匮乏。

　　1.3.6  重大活动档案失控，声像档案流失严重  众所周知，每次局及基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案,其中,一些在报刊媒体上刊登录用，但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因：①多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。参与活动的相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；②从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；③有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

　　2  加强声像档案管理工作的对策及建议

　　2.1  加强宣传、提高意识，争取领导重视  搞好档案工作质量不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的工作经验看，一要争取档案主管部门、宣传、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。各单位要善于抓住机遇，结合本单位中心工作，通过室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

　　2.2  加强管理，制定办法，狠抓制度落实  要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。卫生局将与有关部门配合出台《卫生系统声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要结合实际，建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定,在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

　　2.3  加强监督，分类指导，注重业务培训  针对声像档案管理现状，卫生局综合档案室在县档案局的指导下将加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能全面加强培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

　　2.4  结合实际，创造条件，力求妥善保管  从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。因此，结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次，要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

　　2.5  全面出击，形式多样，疏通收集渠道  要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合实际，各单位档案室要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，系统重要活动声像档案由单位档案室移交局综合档案室。②重点单位、重点科室重点收集。对县人民医院等二级医疗机构及其重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通，及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录卫生系统重大活动、重要会议等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

　　2.6  建议局综合档案室参与系统各类重大活动  针对重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取局档案室直接参与的办法，由相关单位通知局档案室派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保卫生系统重大活动产生的档案（特别是声像档案）得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。

作者单位：江苏省宝应县卫生局,江苏 宝应 225800