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【摘要】 现存的大量医院科研档案都是在科研活动中形成的,医院科研档案主要是由医院的各级科研人员主持完成,因此医院科研档案管理具有其特殊性。本文依据医院学科以及教研室管理体制并结合医院科研档案的形成和管理特点,阐述医院科研档案信息安全问题的重要性。
【关键词】 科研档案;信息安全;管理
【Abstract】 A large number of existing research files from the hospital's research activities are mainly submitted by researchers of the hospital from various levels. As a result,the management of the archives and the information security is of great importance and particularity,which were discussed in this article.
【Key words】 research archives; information security; management
科研档案是指在科研工作中形成的,具有保存价值的科技文件资料,它记载了医院科研活动的过程和成果,是储备科技信息和科技知识的主要载体[1]。医院科研档案是指在医院的具体科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像等资料。近年来,高等学校特别是综合性大学成为我国科研活动的主力军,尤其是重点医科大学的附属医院更是成为重中之重,教学与科研成了医院除了医疗工作外的两大任务,医院科研运行机制也随之发生了相应变化。随着信息时代的到来,信息安全是任何国家、政府、部门、行业都不容忽视的战略问题。但是,对于不同的部门和行业来说,其对信息安全的要求和重点却是有区别的。医院科研档案信息安全问题,具体是指确保科研档案信息不被扩大知悉范围,存贮科研档案信息的载体处于良好保管状况并可以随时还原、处理、复制载体所包含的信息内容[2]。为确保医院科研档案信息安全,本文将从科研档案信息的分类,相关的危险因素和确保信息安全的举措三方面进行阐述。
1 医院科研档案信息的分类
1.1 涉密科研档案信息
我国医院中的许多课题组承担的项目本身被国家的保密部门明确了密级,这些涉密的科研项目所形成的科研档案所包含的信息就属于涉密科研档案信息。在许多医院中,对涉密课题的完成人和具体保管人都明确了涉密等级和保管要求。
1.2 非涉密科研档案信息
一些医院中,许多课题组承担的项目本身没有被国家的保密部门明确密级,这些项目是由一些国家机关、社会团体、公有及民营企业委托的,这些科研项目所形成的科研档案所包含的信息不属于国家涉密科研档案信息。但是这些科研档案信息内容属于内部使用范围,在一些企业项目中带有很多商业机密,随意泄漏会给商家、企业造成巨大的损失。在医院中,对非涉密科研档案的课题完成人和具体保管人也赋予了不随意泄漏的义务,高校科研人员和档案管理人员必须确保非涉密科研档案信息处于可控制的知悉范围之中[3]。
1.3 内部相关信息
科研档案在具体形成和保管中,离不开医院的具体工作、科研环境,网络信息平台和管理机制都需要在科研档案的形成和保管中记录下来,因此科研档案所内含的信息还有高校及课题组的内部工作信息。这些工作信息是许多高校的内部信息,因此也不宜对外泄漏,应该妥善保管,确保与非涉密科研档案信息等同管理。
2 影响医院科研档案信息安全的主要因素
科研档案的信息安全问题涉及到许多方面,目前我国科研档案信息的载体分为计算机、移动硬盘、U盘、光盘等,使得科研档案信息安全要面对许多因素的考验,根据具体管理情况,影响医院科研档案信息安全的因素包括以下几点:
2.1 计算机病毒以及木马程序的入侵
许多医院科研项目的完成都依赖计算机处理数据,因此在计算机的硬盘上存贮了大量的科研档案信息,无论是便携式计算机还是台式计算机,在具体的管理中都存在维护问题。但是这些计算机中无论是涉密计算机,还是非涉密计算机,都必须防御计算机病毒以及木马程序的入侵问题。涉密计算机是不允许上网,但是外接的移动介质却可能将病毒植入,损害计算机内科研档案信息数据的安全,甚至破坏了大量的数据结构。
2.2 涉密信息的泄漏
科研档案信息的泄漏不仅仅指数据被外人所复制,无关人员接触这些数据也属于信息泄漏[4]。随着蓝牙技术以及无线网络的普及,如果在非涉密计算机中存贮涉密的科研档案,就可能无意中造成大量数据泄漏,给国家和单位造成巨大的损失,这也是科研档案信息安全工作最大的难点。
2.3 科研档案管理体制的不健全
由于医院档案馆的馆藏容量和管理制度所限,许多内容是直接从课题协作方面制定的,并不完全符合确保科研档案信息安全的需要。经常会因为科研人员的流动性而造成知悉范围的扩大而出现泄密情况,所以对科研人员和信息载体的管理制度方面需要做出更为具体、严格的规定才能确保科研档案信息的安全[5]。
2.4 科研档案的复制、查阅、保管中的监管漏洞
科研档案不论是保管在何处,日常总是需要被利用、复制,甚至外出携带。属于涉密科研档案信息必须办理审批手续,才可以被复制、查阅,这些是确保信息安全的必要手段,对于这些涉密档案的复制件必须等同原件管理,复制时进行登记并注明文件复制人、复制件的去向;外出携带涉密科研档案资料,必须由医院相关部门的批准。对于不涉密的科研档案,其复制、查阅、保管等环节也非常重要,如果出现管理的疏忽,同样会为这些科研档案信息安全造成重大隐患甚至是带来重大的损失。
3 确保医院科研档案信息安全的举措
3.1 建立健全科研档案管理规章制度
科研档案管理是一个系统工程,所有的环节、人员的管理都必须依据严格的规章制度,明确科研人员的职责、保密教育培训等内容。做到规章制度合理、科学、有效,确保检查、督促、奖惩等措施的落实[6]。
3.2 提高科研人员和管理人员信息安全意识
与发达国家相比,我国的信息安全产业不单是规模或份额的问题,在深层次的安全意识等方面差距也不少,尤其个人用户的信息安全意识有待于提高。科研档案管理人员的信息安全意识尤为重要,必须在思想意识上重视这些问题,再好的制度和再严厉的处罚措施都难以避免信息的泄漏问题,提高这些人员的信息安全意识,加强防范措施是最重要的。经常实施信息安全教育培训,才能确保人员的安全意识，才能从根本上杜绝威胁信息安全的隐患。
3.3 严格控制科研档案信息的知悉范围
科研档案的知悉人员应该有严格的限制,尤其是参与课题人员和科研档案的管理人员必须严格控制在知悉范围之内,必须要做到两方面:第一,无关人员不接触科研档案信息,涉密的科研档案信息则是重点控制对象。第二,涉密科研档案带有具体密级的,有关人员应当按照医院确定的涉密等级和岗位职责管理相应的涉密科研档案信息,不允许超越相应等级接触不该知悉的涉密科研档案信息。对于不属于涉密的科研档案,也应该控制好知悉范围,不得随意扩大知悉范围[7]。
3.4 严格管理科研档案的载体
严格控制科研档案信息的载体,尤其是上网计算机、移动硬盘、U盘、光盘等。这些载体的要求必须做到:①配备中间计算机。②及时更新、升级杀毒软件,打好各种软件补丁,确保计算机的运行安全。③涉密计算机和涉密场所必须严格管理,建立各种使用、利用登记手续。④配备各种涉密及非涉密的专用移动硬盘、U盘等必要设备。
3.5 严格控制科研档案的复制、查阅、外借、保管等环节
科研档案在具体服务中,必须提供各种的利用,但是科研档案的这些利用都应该按照相应的规定做好各种登记、审批工作。做到涉密科研档案按照密级的权限办理审批手续后进行利用,具体利用中服从科研档案管理人员的要求进行登记;非涉密科研档案信息,遵循不扩大知悉范围的要求,办理利用申请手续后进行利用,确保不扩大知悉范围,不损害各方的利益;内部相关信息也要本着不扩大知悉范围和安全利用的原则。
【参考文献】
[1] 李海燕,吴志华,王可炜.充分发挥科技档案在科研管理中的作用[J].中华医院管理杂志,1999,15(2):6971.
[2] 郑胜军.浅谈医院科研活动中的档案管理[J].中华医学科研管理杂志,2003,16(3):181183.
[3] 谢小红.高校科研档案与著作权的保护[J].档案时空,2007，(4)：140141.
[4] 周继明.高校科研档案管理及开发利用浅谈[J].档案时空,2007，(4)：132133.
[5] 洪源清.论网络环境下科研档案信息开发与知识产权[J].情报探索,2006，(10)：128129.
[6] 胡桂周,刘瑾.医学科研档案管理的探讨[J].医学信息,2007,(10):17851788.
[7] 孙小虹,项滨.医院科研档案管理创新的思考[J].中国医院,2007,(2):6264.doi:10.3969/j.issn.16742257.2010.02.029