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现代社会信息科学的出现，大大加速了人们认识世界的进程，信息在社会中的地位已经逐渐为人们所认识。从系统工程的技术角度来看，情报资料、图书、文献和档案都是一种信息。由于档案自身所具有的连续性、真实性特征，它将为生产、建设及各项工作提供可靠的凭证和参考的依据；它所产生的经济效益和社会效益是巨大的、深远的。一个单位的领导层必然会随着时间的推移而更迭，然而档案却是长期或永久保存的，只要档案资料完整、齐全，就可以有效地保证工作的持续发展。
1 建立健全管理网络，开发档案信息资源
档案信息资源建设是实现档案资源社会共享的基础。档案管理部门应顺应信息时代发展的需要，以档案信息化建设为契机，积极应用现代信息技术进行档案管理现代化的探索与实践，应用数字化技术手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平，认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击，充分认识信息化建设所引发的档案工作理论与工作方法的突破与变革。我院是一所集医疗、预防、保健、教学、科研于一体的省级综合性医院。我们从本单位的具体情况出发，建立档案管理网络，各主要职能科室设一名兼职档案员，加强对各职能科室档案工作的指导，注意平时与各职能科室兼职档案员保持联系，做好档案的平时收集积累工作。在开发档案信息工作中，取得各部门支持与配合，档案管理人员了解和掌握医疗科研工作的整体形式和发展方向，了解各时期、各部门的工作动态及有关信息，及时反馈，有计划地为各部门提供有价值的档案信息。
2 更新观念，拓展档案信息的服务和利用领域
档案资源社会共享的实现，受多方面因素的影响，在外在因素难以在短期内有较大改善的现实面前，我们应勤练“内功”，在档案工作者心目中逐渐确立档案利用的社会观、档案的价值观、档案利用的法制观与服务观等。档案工作人员的社会观主要是指那种面向社会，为社会主义物质文明建设与精神文明建设服务的思想与观念。档案工作人员的价值观在于要求档案工作人员不仅要认识到档案是党和国家的重要财富，更应该充分地认识到档案是一种重要的信息资源、社会资源，这些资源的优化配置和有效开发利用，推动着社会的发展。档案工作人员的法制观是指在工作中必须牢固树立法制观念，依据《档案法》制订有关档案利用服务的法规及规章制度，以法律为准绳，处理档案利用服务工作中的有关问题，诸如：公民利用档案的权利、义务及利用档案的原则、方法、手续；开放档案的条件、方式及途径；公布档案的程序及权限；档案及档案工作人员的职责和权限；档案有偿服务的范围及标准；档案利用者出于不良动机利用档案的处罚条款等等，以便将档案利用置于法律监督之下。开发档案信息资源的目的是为了更好的利用和服务。促进档案的利用、传播，是扩大档案社会效益的途径。档案部门对社会提供的信息量，可以通过提高利用频率来增加。档案工作是为了促进档案进入利用领域而产生的，档案部门要发挥其在社会上的应用作用，促进利用是一条根本的途径。档案管理人员应摈弃以往重管轻用的传统管理方法，从封闭式管理向开发式管理转变，由被动管理向主动管理转变。我们在开展档案利用工作中，不断探索和及时总结不同目的利用档案的特点的规律，有针对性地为医疗和科研工作提供信息。只有将档案信息提供给各方面利用时，才能使各部门在实践中充分认识到档案对其工作所起的作用，从而也就更进一步了解档案真正的价值所在。
3 实行现代化管理，使档案信息资源得到充分利用
科学技术的发展大大加快了档案工作现代化的进程，从而对管理者的知识和能力结构提出了全新的要求。目前，电子计算机、缩微复制设备以及先进的库房设备进入档案管理领域，使档案存贮方面出现了系统和数字型多功能数据库缩微技术、光盘存贮技术，编目标引已向集约化和自动化方向发展，馆藏手检卡片目录和机检数据库、计算机终端相结合，读者服务方式中已出现网络化、联机咨询、联机馆际互借等。随着我国计算机硬件、软件技术的成熟和普及、数据标准化工作的完善以及办公自动化设备在机关、团体、企事业单位的广泛应用，新载体形态方式的公文将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案将大量涌现。这些变化深刻地影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，档案工作者必须熟知芯片、光盘、计算机和各种应用软件，信息技术知识将成为每一个档案工作人员知识构成的必备要素。因此，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育，普遍提高在职人员的业务素质和知识水平，使在岗人员尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。在医院现代化管理水平日益提高的今天，对档案管理工作也提出了更高的要求。面对不断增多的档案数量和档案种类，档案的利用开发仅靠传统的管理方法和落后的技术手段，要想迅速准确查找出利用者所需的档案材料，存在一定困难。因此，只有逐步改变原来落后单一的手工操作方式，代之以现代化科学的管理方法和科学技术，才能迅速、准确、全面、系统地提供材料，使档案的利用得到充分发挥。
(编辑：悦 铭)
作者单位： 350001 福建福州，福建省立医院院办