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首页合作平台在线期刊中华医学实践杂志2005年第4卷第5期医卫管理

浅谈高校学籍档案管理人员的素质

来源:INTERNET
摘要:高校学籍档案管理是教学管理的重要组成部分,具有很强的政策性、原则性和服务性。随着我国高等教育改革的深入发展,高校招生规模的不断扩大,传统的学籍档案管理已越来越难以适应形势发展的需要,因而对学籍档案管理人员的素质也就有了更高的要求。作为高等院校的学籍档案管理人员,是学籍管理工作第一线的承担者,面对新......

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    高校学籍档案管理是教学管理的重要组成部分,具有很强的政策性、原则性和服务性。随着我国高等教育改革的深入发展,高校招生规模的不断扩大,传统的学籍档案管理已越来越难以适应形势发展的需要,因而对学籍档案管理人员的素质也就有了更高的要求。作为高等院校的学籍档案管理人员,是学籍管理工作第一线的承担者,面对新的形势,必须站在时代的前沿,针对新形势下高校学籍档案管理工作的特点,不断探讨新的管理模式和工作方法,以适应形势发展的需要。笔者结合多年实际工作的体会,谈谈高校学籍档案管理人员应具备的素质。

  1 具备过硬的思想政治素质
    
  学籍档案管理是一项政策性、原则性和服务性很强的工作,这就要求学籍档案管理人员要有较高的政治思想觉悟,坚持四项基本原则,以“三个代表”重要思想为指导,全心全意为人民服务,作风正派、廉洁奉公,坚持原则,要少说空话,多干实事,以人为本,处事公正,自觉抵制不良风气的影响,严格把好人情关。由于受社会上一些不正之风的影响,有个别学生学习态度不够端正,遇到考试成绩不及格时,就想方设法对授课教师和学籍档案管理人员进行“攻关”,请求高抬贵手。每当遇到这些情况,我们都要坚决予以抵制,对说情者讲清道理,以理服人,对个别无理要求的学生给予严肃批评教育 [1] 。

  2 要有过硬的业务素质
    
  学籍档案管理的业务性很强,作为学籍档案管理人员,必须了解国家有关政策和学校的规章制度,熟悉学籍档案管理工作的整个流程,热爱本职工作,要有严谨的工作作风和开拓创新精神,较好地利用计算机和网络技术,使学籍档案管理工作规范化、程序化和高效化,运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点、方法来研究、分析学籍档案管理工作的特点和规律,解决工作的实际问题,为教学管理提供有效的依据。
   
  2.1 熟悉业务,具备严谨的工作作风 学籍档案管理人员只有对本职工作了如指掌,才能及时有效地做好工作。因学籍档案管理工作关系到学生的切身利益,涉及学生在校期间的方方面面,如招生名册、学生注册、学习成绩、补考、重修、升级、留级、转学、转专业、休学、复学、退学、奖励、处分、毕业和学位授予等所有学籍资料的记录、各种相关资料数据的统计分析等,这些都是学生在校期间学习情况的最重要凭证。新生入学后,对取得学籍资格的学生要及时建立学籍档案,每学期初对在校学习的学生要进行审核、办理学籍注册手续。要做好学籍档案管理工作,平时就要注意原始材料的积累,要力求做到及时、完整、真实、准确和规范,特别是学籍变动的档案,更要做到记载全面真实,准确无误。这就要求档案学籍管理人员在工作中要有严谨的工作作风,强烈的事业心,高度的责任感,工作认真,一丝不苟,来不得半点马虎或感情用事,不能主观臆断或凭过去的经验办事,更不能弄虚作假。
   
  2.2 爱岗敬业,具有开拓创新精神 学籍档案管理人员要有爱岗敬业和乐于奉献的精神,在工作中要积极开展调查研究,注意发现新情况,研究新问题,认真总结经验,纠正过去那种错误认为学籍档案管理工作仅仅是登记、成绩录入等一些简单工作的认识。在工作中应具备“三心”———热心、耐心和上进心。热心———对学籍档案管理工作要有高度的热情,具有强烈的事业心和工作责任感,以满腔的热情投入到工作中去,爱岗敬业,做到干一行、爱一行、专一行;耐心———因学籍档案管理工作非常具体、细致、繁琐,而且处于一种动态管理中,如果没有耐心,就很容易造成工作上的失误,给学籍管理带来不必要的麻烦;上进心———学籍档案管理人员不但要学习档案管理方面的知识,还要学习高等教育学、教育心理学、社会公共关系学、情报信息学、计算机科学、行政管理学等知识,努力提高自己的文化素养,与时俱进,不要“一本通书读到老”。只有不断学习、不断汲取新知识,才能充实和提高自己。同时还应具有勇于开拓创新的精神,积极钻研业务,不断完善学籍档案管理方法,适应形势发展的需要。
   
  2.3 加强学籍档案管理规范化、程序化和高效化 随着我国高等教育改革不断深入,高校招生规模不断扩大,传统的学籍管理方法手段已越来越难以适应现实工作。在当今网络信息化时代,利用计算机网络的传播技术,建立一套完整的学生学籍信息资料档案,可以十分便捷地统计、查询、检索学生学籍的各类信息,及时了解学生的学习状况,掌握学生学籍和教学质量的动态情况。因此,学籍档案管理工作人员必须了解相关的计算机网络知识,熟练使用计算机操作技术,要建立健全规章制度,做到有章可循,有“法”可依,实现管理的科学化和规范化。利用校园网进行学籍档案管理,将工作人员从繁杂、低效、重复的工作中解放出来,改变过去的“经验型”和“手工操作”管理模式,使数据统计可靠、准确,情况反馈及时、迅速,增强管理工作的科学性和时效性。以前要查询学生情况,就要到教务处找有关人员帮忙查询,现在我校开发、使用了“学生综合信息管理系统”,各有关人员通过系统中的“菜单”,随时可以查询学生情况和各科学习成绩;以前每学期末学生考试结束,各教研室把学生考试成绩报来给我们,我们再录入计算机,现在通过校园网,相关教研室在网上登陆我们的“成绩报送系统”,直接将学生考试成绩录入,处理并校对完毕,“提交”给学校教务处学籍管理科,再由学籍管理科审核后“提交”到学校的“学生成绩总库”,即时可在校园网内各终端机查阅学生的考试成绩,非常方便快捷,减少中间环节,避免一些不必要的人为差错和人为因素的影响,加强学籍档案管理工作规范化、程序化和高效化。
    
  3 要有良好的服务意识
    
  高校学籍档案管理是为学校的教学工作和学生服务的。高校学籍档案管理人员要加强自身素质的建设,增强服务意识,不摆架子,积极主动与有关部门和教研室联系,按照客观规律办事,踏踏实实地做好本职工作。在服务态度上,要做到主动、热情、和蔼、耐心、周到、及时;在服务语言上,要做到文雅和气,谦逊有礼 [2] 。要善于与人交流、建立良好的人际关系,要有灵活的融会贯通能力和良好的社会交往能力、良好的公关能力、巧妙的协调能力、快速的沟通能力、对环境的适应能力等,这些都直接影响着工作的质量和效果。
    
  4 要有较强的法律意识
    
  学籍档案管理同其他档案管理一样,具有很强的政策性,必须按照国家的有关法律规定进行管理。因此,学籍档案管理人员要有较强的法律意识,努力学习《档案法》、《保密法》及国家关于学历、学籍管理等方面的法律知识和学校有关的规章制度,做到知法、守法,维护学籍档案的历史真实性。对因工作失误造成学籍档案损失的,要追究其责任,对违反档案法的行为要追究法律责任。这样既有利于规范学籍档案管理人员自身的工作,又使学籍档案管理工作得到法律保护。
   
  总之,学籍管理工作是一项责任重大而又具体细致的工作,从事这项工作不仅要付出艰辛的劳动,要有极大的耐心、热心和责任心,还要有较强的综合能力。面对教育改革的新形势,我们要努力学习,与时俱进,以高度的敬业精神,认真做好学籍档案管理工作,为稳定学校的正常教学秩序、提高教育质量提供重要的保证。
    
  参考文献
    
  1 杨秀萍.高校学籍管理的几点认识.德州师专学报,2000,16(1):70-71.
   
  2 葛凤云.谈高校档案管理人员应有的素质.天津农学院学报,2000,7(4):59-61.

  作者单位:524023广东医学院教务处
   
       524023广东医学院第一临床学院

作者: 黎瑾 廖少玲 2005-8-12
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