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管理档案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中，存在着传统式的被动(即坐等)服务形式和不重视档案利用效果信息反馈两大问题，已严重影响着档案信息资源的开发与利用及档案事业的健康发展。本文重点对档案利用与档案利用效益作一浅谈。
1 档案利用
工作中存在的主要问题(1)在档案利用数据统计时，不注重档案利用效益统计。了解档案利用情况时，只统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数据数等，而不强调档案利用所产生的社会效益和经济效益。统计档案利用数据，能从客观上反映出档案的利用情况、档案价值、归档范围等情况，忽略了档案社会和经济经济效益的统计。这是档案管理工作普遍存在的一个问题。(2)在档案室查(借)阅利用时，只要求填写其利用目的，不求深层次了解，失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下，利用单位和利用人来档案室查(借)阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名外，就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“提供产权依据”等等。由于不作深层次了解，利用结束亦就了结，而失去了档案利用信息反馈的机会。(3)有了利用实例，不要求汇集编发。虽然也注重档案利用信息反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例束之高阁，不汇编发表，影响档案信息资源的宣传和利用。如果将典型利用实例编发，不但会提高档案工作者的工作热情，而且会扩大档案信息的社会影响，提高民众的档案意识—利用档案并自觉地保护历史长河中不断产生的各类档案。使档案的利用价值得到进一步发挥。
2 了解和掌握档案
利用的作用调查、了解档案利用目的及其产生的社会效益和经济效益。要想取得成果，一是要最大限度地要求利用者主动反馈档案利用信息，二是档案部门应有针对性进行跟踪调查。调查收集档案利用效益，主要有以下作用：(1)有利于了解档案的保存价值和作用。档案本身的社会属性决定了档案的价值，档案的社会效益和经济效益往往影响着档案的保存价值，要充分发挥档案利用的作用，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用，一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。(2)有利于档案的鉴定工作。档案的保管期限定为永久、长期、短期三种，档案到了规定的保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，档案利用率较低，保存价值不大，即使未到规定的保管期限，亦应降低其保管期限。通过调查收集档案利用的效益，有利档案的鉴定工作。(3)有利于加大档案工作宣传力度。充分体现档案的保存和利用价值，使他们了解档案的作用，这要比空喊几句档案工作重要强得多。尤对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说，更是一个实际的宣传和教育，使他们了解档案，支持档案工作。(4)有利于档案业务工作实绩的体现。收集和管理档案的根本目的，是为了利用，否则就失去保存档案的意义。在业务工作上，开发利用档案信息资源最能说明问题了。通过利用档案，获得了社会效益和经济效益，这就是工作的实绩。如果既统计利用数据，又注意了解档案的利用效益，那么我们的工作就得到了肯定。综上所述，档案利用数据统计是必要的，也说明了档案利用工作的一个侧面，但更重要的是要了解、收集档案的利用效益，以利进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。
作者单位：221002 江苏徐州，徐州医学院附属医院
(编辑：石 岚)