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【摘要】 文档一体化理论在档案管理中已经逐渐被接受，但把理论用于档案管理的实践，却是近些年的事，随着人类对获取信息渴求程度越来越高，人们开始越来越重视对文件信息和档案信息的管理，本文正是从这个视角出发，着重阐述了文档一体化管理的基本内涵，分析了在传统的文档管理中部门职能分工刚性过大、管理方法落后和管理对象的改变等方面，是直接造成文档一体化工作难以顺利开展的主要原因，指出文档一体化管理中值得注意的几个问题，以及解决之道。本文以南京市第一医院文档一体化管理的实践作为实际案例，对文档一体化管理进行了实证研究，本文指出文档一体化管理是提高档案管理质量和工作效率有效方法。
关键词 文档一体化 文件信息管理 档案信息管理 医院
随着人类进入信息社会及现代电子计算机和通信技术的应用与发展，由计算机网络构筑的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。人类社会信息的生成，也由单一的传统的环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类社会提出了新的挑战。电子文件和电子档案作为数字化信息，从其产生、处理、传递、整理、保管和利用等各个方面都向档案界提出了新的课题，文档一体化管理的实施无疑为实现电子文件和电子档案管理的“无缝链接”提供了有效的手段。
1 文档一体化管理的基本内涵
1.1 档案管理的现状分析
1.1.1 职能分工刚性过大 传统的文件处理工作与档案管理工作是分开的，大多是分设两个职能部门，分别负责文书处理工作和档案管理工作，两者以立卷归档为工作界面，文件在归档前属文书部门管理，归档后属档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中分开运行，文书处理和档案管理各自为政，致使档案质量得不到可靠的保证，档案资源也不能充分发挥作用，出现了文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案的恶性循环。
1.1.2 工作方法明显滞后 传统的档案管理工作模式是文件管理与档案管理分两步走的基本格局，档案管理步骤滞后，缺乏“前端控制”的思想，属“后保管”模式，这种文件管理与档案管理的严重脱节，违背了文件—档案这—事物运动规律，严重影响了档案的归档率和档案质量。
1.1.3 管理对象的转变 随着社会信息化的到来，大量的电子文件产生于办公自动化系统中，由此产生了大量的电子档案，使得档案信息也快速向数字化方向发展，传统的文件手工化管理，被计算机管理流程所取代，传统的档案管理由于管理对象的变化，造成管理上的相对滞后，严重制约了档案管理工作的创新。
1.2 文档一体化管理的基本内涵 档案管理理论认为，档案是由文件转化而来，是文件中的特殊部分，文件和档案是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现。文件是文件管理的物质对象，它与档案既有区别又密切相关，文件强调的是现行效用，而档案强调的是长远价值。文件转化成档案，不是其本身发生质的变化，而是依据其运动周期的不同阶段的不同作用所进行的不同划分，是同一事物价值形态的体现。这种密切关系说明了文件与档案管理存在必然的内在联系，即文件管理是档案管理的前期工程、起始工程，档案管理是文件管理的继续与发展。文件管理质量直接影响档案管理的成败，管理和处理好现行和半现行文件，是档案馆藏的质量保证。由此可见，把文件、档案管理看成是一个统一的系统工程，即实现文档一体化管理，从整体上组织控制文件、档案信息，既可加强档案部门对文件管理的超前控制，又能保证入档质量，减少重复劳动，节约人力、财力、物力。由于现代档案管理对象中电子文件和电子档案逐步取代纸质文件和档案，电子文件和电子档案的真实性和完整性与电子文件的保存系统紧密相关，如果在文件形成之初，不能采取先进的技术与管理措施使其真实性和完整性得到控制，则形成的电子文件转化为档案后，其凭证价值将难以得到肯定。此外，如果不在文件形成之初就由最关心其档案价值的部门对其进行控制与管理，一些有价值的电子文件可能会由于工作人员的疏忽，或对文件价值的不理解，而从系统内被清除删掉，造成有价值的电子文件流失而无档可归。根据电子文件的特征，电子文件在形成之初，就需要预先的管理干预，这是因为电子文件没有固定的格式与载体，文件的传统概念不复存在，需要鉴定的文件数量过于庞大，而且电子文件的载体很容易被损坏，围绕产生文件的一切活动，都可能会影响到今后对文件的保护与长期利用，为了确保信息的持久性和对信息产生环境的了解，即对档案价值的评估，不应放在电子文件现行使用期的末尾，而应该在电子文件形成之初进行。
综上所述，档案工作提前介入文件的管理，到文件制作形成过程中指导工作，直接对文件进行鉴定、著录，使文件管理与档案管理部分重叠，使文件从产生到最后利用，形成一个无缝系统，这样才便于对文件的保护与存取。所谓文档一体化管理就是将原纸质文件归档管理的后控制手段移到最前端，主张在电子文件形成前采取行动，保证归档质量，即将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超过了对文件进行传统的保管。这种保管模式，又称被为“后保管模式”、“前端控制思想”。这样实行的结果，就使文件管理工作与档案管理工作融为一体，再也无法将两者明确区分。把文件管理体系与档案管理体系看成是一个统一的系统工程，从整体上组织控制文件和档案信息。
2 文档一体化管理的应用研究
2.1 研究制定总体规划，加强宏观管理 要实现文档一体化管理，就必须打破狭隘的文件、档案“互不干涉内政”、各自独立发展的职业观念，树立宏观与微观、整体与局部相结合的一体化思想，把档案工作重心转移到文件信息的整个生命周期，统一制度、统一管理，确保文件、档案信息的完整、系统、准确与充分利用，档案工作者要参与文件的形成管理、文件工作也要溶入到档案管理和开发利用中。
2.2 建立办公室与档案室相衔接的计算机网络系统 实现文档一体化管理必须建立计算机网络系统，把办公室文件管理系统和档案室管理系统连接起来，组成一个综合的文件管理系统，而文件和档案作为两个前后衔接、互相影响的子系统。由于文件、档案前后相承的关系，文件管理是档案管理的基础，只有文件管理科学化、规范化、标准化，档案管理才能自然地规范和标准。所谓办公室和档案室的相衔接，是指在计算机网络的各节点上，都可实现文件数据的自由存储和档案资源的共享，这样整个系统才能达到目标最优化。
2.3 制定综合管理文件、档案信息的标准 文件档案一体化管理不只是在传统的文书档案管理领域，而是覆盖与各种职能部门产生的各种不同门类、不同载体的文件档案，通过综合化管理充分发挥各个部门文件、档案的整体效果。为发挥这一效果，基本前提是文件、档案类别的划分和类目设置要规范化。由于各个行政部门的职能不一样，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同，所以运用计算机对文件、档案实行一体化综合管理，就必须要求每一个单位的文件、档案类目划分和设置要准确、标准和规范，形成一个有机的整体，使各类文件管理系统都能和档案管理系统通过接口紧密衔接起来，实现数据共享。
2.4 实现在线实时归档 文档一体化管理系统，是立足于以网络为起点，将文书与档案工作统筹规划、相互协调，两者在网络系统内衔接，从而实现文件的一次性输入，多口、多途径的输出，全网络信息共享，这样使档案的资源能够得到最大限度的开发和利用。在线实时归档正是基于这个出发点，从文档一体化管理出发，把提高档案质量从电子文件形成的源头抓起，使档案的形成到利用的整个过程成为一个协调有序的系统工程，其具体做法如下。
2.4.1 本单位制发的文件
（1） 电子文件在开始起草时，就规定由文件的起草人进行内容价值的鉴定和档号标引，并且接受档案部门的监督导。（2）一旦文件正式签署形成，与此同时就经过网络传输进入档案部门的数据库或计算机服务器系统。（3）在网上仍然有上述文件的前提下，档案部门再进行第二次鉴定，并且将认为需要保持相当时间（如一年以上）的文件下载到移动载体（光盘或移动硬盘）中保存。
2.4.2 外单位来文
（1） 文件的收文登记就是归档（文件管理与档案管理共用一个数据库），从此时开始，文件已经处于档案部门的监督之下。（2）文件由承办人进行初次的内容价值鉴定和档号表引。（3）文书处理程序完毕后，档案部门再进行第二次鉴定，并且同样将认为还需要保存相当时间（比如一年以上）的文件下载到移动载体（光盘或移动硬盘）中保存。由此可见，在文档一体化管理中，档案管理的职能，已经前移至文件的形成部门，这其中包括对文件价值的鉴定以及档案分类等工作的实施，这样做既是保证文件原始性、真实性、完整性、系统性的最优方法，也是档案部门对电子文件整个运动过程监控的必要措施。
3 医院文档一体化管理的实施与思考
3.1 背景资料 南京市第一医院是三级甲等综合性医院，医院常年承担着大量的医疗和科研任务，医务人员对医疗、科研等信息求之若渴，因此，医院十分重视档案信息建设，医院综合档案室自2000年达国家二级标准以来，在档案信息数字化建设方面发展迅速，目前医院综合档案信息管理已实行无纸化管理，档案载体为“双套制”管理模式，信息技术已应用于档案开发和利用中。
3.2 医院文档一体化管理的实施 南京市第一医院的文档一体化管理开始于2001 年，在这几年的具体实施中，医院始终结合自身的管理现状，把文档一体化管理作为医院信息管理工作的重点来抓，院领导十分重视组织和协调相关部门信息资源，为医院开展文档一体化管理工作提供了保证。主要措施如下。
3.2.1 随着医院办公自动化和档案管理数字化的形成，医院已将文件信息、档案信息的管理融为一体，明确了档案管理部门（档案室）和文件形成、处理部门（办公室）负责全院文档信息的管理，由一名专职档案员负责从文件的形成到归档、档案利用进行全程监控，并利用文档一体化先进管理手段，对文档进行专业管理，保证文件信息和档案信息的“无缝链接”。
3.2.2 为保证文档一体化的顺利进行，医院建立了有效的文档信息管理制度，明确了文件归档时的专业规范，实行电子文件和电子档案的标准化管理，配备了扫描仪、光刻机、打印机、多台计算机及先进的管理软件系统，为医院开展办公自动化、档案管理数字化及文档一体化管理提供了硬件保证。目前医院已形成办公自动化和档案信息全息数字化管理，文档一体化管理也已顺利实施。
3.2.3 医院文档一体化管理的文件处理系统，具备从文件拟稿开始，到审核、领导签发、承办部门反馈等所有环节，均在文件管理系统中有所体现，对有保存价值的文件均可通过数字化转换形成档案，对本单位自制文，各职能科室起草出电子文件后，即提交到院办公室审核，报请领导签好，再进行文件编制，电子文件一旦正式形成，即可由办公室进行“网络实时归档”或“介质实体归档”。也就是说，有的文件可直接从网上实行归档，有的可下载到移动载体上再归档。对外来文件从文件收录登记开始一次性输入就是进行归档，在计算机系统中进行登记后，由承办人办理文件传阅、处理工作，文件处理程序完毕后，及时移交纸质文件归档，也可对纸质文件进行扫描等载体转换采用介质实体归档。不论是对自行文还是外来文，文管理和档案管理共用的是一个数据库，文件只要进行一次性输入（或扫描），就以全文的形式存在于网络系统中，即可多向、多次地输出，并在它转化为档案前或后均可全文检索、方便利用。
3.2.4 医院文档一体化管理的档案管理系统，与文件管理系统同用一个数据库和软件，使用标准相一致，且目前档案信息已达到了全文输入、全文存储，档案载体为“双套制”管理模式，所有通过文档一体化管理转化到档案室的档案信息，可通过网络满足人们随时、随地查询档案的需要，提高了档案利用率，可实现信息共享。
3.3 几点思考
3.3.1 观念转变是成功的关键 随着信息技术的普及和应用，无纸化办公已经成为提高办公效率的主要手段，在这样一种特定的环境中，要想保证电子文件信息不被遗失或损耗，同时减少重复劳动，充分发挥信息数字化设备的优越性，提高信息质量，文档一体化管理是一个行之有效的解决方案。然而观念更新，才是管理有效的根本保证，我们每一个文档管理人员都必须具备流程管理的观念，将原有的文件管理与档案管理分工又分家的观念，变为分工不分家，即文件信息管理时要想着档案管理，要按照档案管理的要求进行文件标准化管理;档案信息管理需向前延伸，尽早地对应归档的信息进行监督和专业处理，以提高文件信息归档质量，保证档案资源的原始性和可靠性。
3.3.2 文档一体化管理要重视标准化 文档一体化管理是对文件信息转化为档案信息的管理过程，要使电子文件顺利过渡到电子档案，必须制定出文档一体化管理标准，这个标准包括文件信息的价值评估，文件信息转化为档案信息的技术路线，文档信息的保密及相关的责任制度，而且必须保证这一标准的制定执行具有连贯性，有了这一标准既能为管理工作者提供组织和技术保证，又有利于提高文档一体化管理水平，使文件转化为档案的过程规范、准确。
3.3.3 文档一体化管理与信息化建设是相辅相成的信息化建设随着技术的发展运用已越来越广泛，计算机及网络技术不仅大幅度提高工作效率，而且也使工作的准确性大为提高，在高度信息化的环境中（比如办公自动化、驻地局域网、英特网），文件信息不仅快而且信息量大，传统的文件和档案分开管理的模式已经无法适应，只有采用文档一体化管理，才是信息管理的有效方法，同时，信息化水平的提高，也使文档一体化管理效率和准确性大为提高，有力地促进了医院信息管理更上一层楼。
作者单位:210006南京市第一医院
（南京医科大学附属南京第一医院）
（编辑 子 萱）