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2002年12月国家档案局发布实施了《归档文件整理规则》。《规则》的制定，是我国机关档案工作改革的一项重要举措。《规则》从我国机关档案工作的现状出发，按照“需要、可能、合理、科学”的原则，在遵循文件整理工作基本规律的基础上，对传统的做法和其他国家的经验进行了综合与扬弃，克服了文书立卷繁琐、复杂、量大、增加检索层次等自身存在的弊端，适应档案管理现代化发展的趋势，是一种探索追求符合时代要求的最新的文件整理方法。《规则》对归档文件整理工作的原则和方法做出了更合理的规定，为新形式下更加规范、高效地进行归档文件整理工作提供了依据。所以，只有认真学习《归档文件整理规则》，才能与时俱进，做好本单位归档文件的整理工作，加快医院档案管理步伐，为医院档案工作再创辉煌。
1 领导重视，积极派人参加培训是学好《规则》的基础
云南省肿瘤医院是一所以医疗、教学、科研为一体的省级专科医院，自1984年建院以来，院领导对档案工作高度重视，始终把档案工作列入议事日程，院长主管全院档案工作，院办主任兼综合档案室主任，设专、兼职档案人员27人，其中专职8人，兼职19人。近年来，医院为综合档案室配置了档案库房、档案柜、微机、扫描仪，今年又为病案室投资12万元，安装了档案密集架。我院还多次聘请省档案局、省卫生厅的专家为医院各科室领导和专兼职档案员进行系统的业务培训，组织专业档案人员到外地参观学习。2001年4月又派了5名专兼职档案员参加了档案局举办的《归档文件整理规则》讲习班学习，通过学习培训，大家对立卷改革的意义有了深刻的了解，从理论上掌握了《归档文件整理规则》的思路和方法，为医院尽快推广实施新《规则》，率先在卫生系统按《规则》归档文件奠定了基础。
2 组织专兼职档案员认真学习《规则》，提高业务水平是实施《归则》，做好医院档案工作的重要环节
2001年《归档文件整理规则》的工作正式在全省范围内推广，这对传统的档案管理技术和方法是一次重大的变革，对每个档案人员是一次新的考验，面对《规则》的推广实施，院领导认真听取了办公室负责人关于立卷改革情况后，对《归档文件整理规则》在我院开展实施极为重视，并提出了对医院专兼职档案人员进行再培训的要求，由办公室、人事科负责组织医院27位档案人员逐条逐字认真学习规则，联系实际，找出传统文书档案管理技术与新规则的不同点和相同点。不同点有10点:（1）档案整理单位不同:传统的档案整理以“卷”为单位;规则取消案卷，实行文件级管理，归档文件整理以“件”为单位，一般以每份文件为一体，这样就免除了繁琐、复杂的组卷过程。（2）整理程序不同:传统的档案整理程序是分类按卷内文件排列、拟写案件标题、编写页号、抄写卷内目录、填写案件封面等;规则整理的程序是以件为单位的文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒。（3）界定了“件”的慨念:从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿为一体，来文与复文可为一体”。（4）分类方法不同:传统的档案整理一般按文件形成的年度，但对于计划、总结、统计报表等则可以按文件内容所针对的年度或生效年度分类;规则固定为年度、保管期限、机构（问题）3种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。（5）装订方法不同:传统的档案装订采用三孔一线整卷装订，规则采取以件为单位，一般采用不锈钢订书针等装订，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可。（6）排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，也可以根据实际情况选用。归档章的位置不同。传统归案章的位置限定在首页右上角。“规则”对归档章的位置不限于首页右上角、盖首页上端空白处皆可;同时对章上项目加以调整，只保留检索的必备项目。（7）归档文件目录不同:传统归档目录需要填写案卷、卷内目录;规则只需编写以“件”为单位的归档文件目录。（8）无需编页号，目录改设“页数”项。（9）归档文件直接装盒保管。（10）档案盒的项目设置不同。取消了类目名称、案卷题名、起止时间、件页数量、目录号、案卷号、归档号等项目。规则封面只设“全宗名称”项。其共同点是:档案整理原则相同;鉴定的原则和标准相同;保管期限划分范围和划分方法相同;分类方法相同;文件排列方法基本一致。通过新《规则》的学习、比较，使我院所有专兼职档案人员对归档文件整理规则的意义、特点、基本概念、整理原则等在理论上有了全面了解，为按新《规则》归档做到人人心中有数，积极参与，为下一步具体操作打下了坚实基础。
3 在实践中认真学习新《规则》，才能与时俱进
2000年11月经省档案局、卫生厅考评批准我院为科技事业单位档案管理国家二级单位。但是随着档案工作改革和其它社会实践的不断发展，特别是随着科学技术的进步，机关办公自动化进程加快，计算机技术越来越多的应用于档案管理，以前那些手工管理条件下比较成熟的规范和标准，已失去了对现实工作的指导、规范作用。而新规则的制定适应了这种变化的需要，兼顾了手工、计算机两种管理方式，做到既有导向性，又有过渡性。2001年为贯彻实施《归档文件整理规则》与时俱进关键的一年。我院开始实行按新《规则》整理归档文件，在第1年实施新《规则》过程中，有的同志对文件归档工作感到无从入手，常常会与传统的归档方法混淆，但综合档案室的同志对工作极端负责，能及时加强对各职能科室兼职人员文件归档工作的业务指导，他们热情耐心，认真检查，及时纠正。各职能科室兼职档案人员在按新《规则》归档整理中，大家边学边干，互相交流经验，取长补短，经过两年来的实践，我院档案工作已跟上全省、全国步伐。每位专、兼职档案人员都能熟练地按新《规则》的要求，定期完成归档文件整理移交工作。所以我们认为，学习新《规则》最终要结合医院归档整理工作中的实际问题，认真领会《规则》的精神实质，积极实践和探索符合《规则》要求的最新的文件整理方法，不断用新的科学文化知识来丰富自己，加强计算机管理医院档案的步伐，不断开拓进取，积极探索医院档案管理中的新规律，从而使医院档案管理工作与全省乃至全国同步发展，与时俱进，再创新辉。
作者单位:650118云南省肿瘤医院
（编辑日 强）