点击显示 收起
档案提供利用工作是档案馆（室）通过一定的方式和方法提供档案为利用者利用，为社会各项事业服务的工作。档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服务经济建设，档案利用工作是达到这一目的的直接途径。所以，档案的利用工作是档案业务工作的中心环节，在整个档案工作中占有极为重要的地位。随着知识经济时代的到来，科技档案作为知识的结晶和信息源，越来越被人们和社会高度重视和利用。开发档案信息资源，适应社会信息化进程的需要，切实转变和变革档案信息服务方式，使之更好地为经济建设和精神文明建设服务，已成为档案信息部门的重要任务。但因为历史的原因，利用档案的人还不多，档案利用工作还存在许多问题。本文对影响档案开发利用工作发展的原因进行分析，并对今后如何开展此项工作谈谈笔者的设想。
1 造成科技档案利用率低下的主要因素 ［1］
1.1 传统的管理方法难以适应社会经济发展的需要 档案资料包含着科技人员智慧的结晶，蕴藏着宝贵的知识和经验，是广大科技人员学习借鉴他人研究经验、深入进行研究开发的宝库，也是科技成果产业化进程必不可少的资料。目前现行的服务方式大多仍以传统的档案管理方式为主，服务方式不灵活，服务途径较窄，服务手段欠快捷。档案馆（室）通常以实体档案为管理对象，档案信息资源大部分闲置。计算机管理服务、公共信息网络服务等在一些高校尚未建立开展起来，没有形成计算机档案管理系统相应的标准和规范。因此，这种管理方式已经不能适应新形势发展的需要。
随着科技的进步，计算机技术、微缩技术的普及，在知识和信息高度发达的新时代，档案的载体形态发生了很大的变化，使用传统的“图书资料式”服务模式的被动管理方法，已经难以适应新时期社会经济和科技发展的需要。因此，档案工作如果不走出封闭式、被动式管理的窠臼，不改变传统的档案管理手段、技术方法以及服务方式等，就势必阻碍档案工作的发展。
1.2 主管部门投入不够 这表现在一些地方政府对此项工作重视不够，经费不能按时足额到位，配备的工作文员既不能保证“质”也不能保证“量”，多数地方的档案馆现有的工作人员既短缺年龄又大，且素质不高。库房与设备严重老化，馆藏面积狭小，使应进馆的档案无法进馆。
1.3 档案的利用意识薄弱 长期以来，档案部门虽然也很重视科技档案的利用工作，认为它是实现档案为科技工作服务的直接手段，但由于档案工作过分强调保密性，导致了人们对“档案重地，闲人免进”产生望而生畏的心理。另外，加之我国教育事业还不够发达，国民整体文化素质较低等种种原因，造成了档案的利用意识薄弱，直接影响了档案利用工作的发展。
1.4 档案利用工作的宣传力度不够 多数档案馆（室）长期以来自我封闭，没能很好地放开，以致于很多人不知道科技档案可以利用，怎么利用。大多数档案馆（室）都规定查阅者须持单位证明，有的还要求单位领导做批示，而且查阅的范围也受到限制，使人们在认识上进入了一个误区:认为档案馆（室）是保密部门，不能随意进入。针对长期以来形成的档案的社会意识差这种状况未能进行宣传等工作，依然闭门等客，更谈不上全方位为社会服务，应开放的档案不能很好的开放，档案的社会意识未能得到转变。
2 推动科技档案利用工作发展的对策 ［2］
2.1 加大科技档案工作的宣传力度，强化科技人员的档案利用意识 市场经济的发展需要有多渠道、多方位的信息。因此，改变传统的被动式服务方式，就必须紧紧围绕科学研究和科技成果产业化工作的需要，主动出击，宣传现藏科技档案的内容、利用方式等，不断地强化科技人员对档案信息重要性的认知程度，引导他们从被动逐步转变到主动利用科技档案的轨道上来。可以通过举办档案信息发布会或展览会的方式，向广大科技人员提供科技档案信息，这不仅可以有效地促进档案信息交流及利用，还有利于广大科技人员了解国内外研究动态，把握研究方向，避免重复研究，促进科技工作的良性循环。
2.2 积极开展智力型服务模式 当今世界，知识创新和技术创新的速度越来越快，高新技术对经济增长的贡献率越来越大，世界范围内的信息产业化程度的增强，对档案信息的要求和依赖也越来越大，从而带来档案信息服务方式的重大变革。因此应该及时更新观念，明确档案工作在市场经济条件下的服务导向和工作重点，牢固树立以经济建设为中心的思想。在此基础上，档案部门要从实际出发，大胆改革现行管理体制和运行机制，努力适应市场对档案要求的新特点，档案部门应及时了解科技人员对科技信息的需求，制定切实可行的档案利用工作计划，根据科技活动的需要，科技档案利用价值等要有选择、有目的地积极开展编研服务、定题服务、咨询服务。向利用者提供指南，根据科技人员的研究课题，从档案文献中选择有用的档案资料、信息进行加工编辑，把有用的档案信息资源开发出来，主动地为利用者提供服务，并充分运用现代化管理设备，采用计算机检索手段，提高服务效率。
2.3 优化档案工作人员知识结构，提高档案工作者的素质 随着时代的发展，档案内容及载体的变化，档案信息量的骤增，档案信息服务对象不断发生变化，以及档案工作涉及学科领域较广，管理技术的复杂性，管理方法的不断改革等原因，对档案工作者在业务知识、科学技术知识以及管理操作能力等方面要求都有相应提高。这就要求我们档案工作者不仅要爱岗敬业，有坚定的服务思想，乐于奉献的精神和良好的服务态度，还要有过硬的业务技能，熟悉馆（室）藏档案。因此，档案人员需要不断扩大知识面、充实新知识，增强他们的工作能力，以适应新时期档案事业发展的要求。
2.4 努力实现档案信息网络化 21世纪是一个网络化的时代，在这个时代里，任何信息都将离不开网络化的支持。信息产业、信息技术的高速发展和深入社会的各个领域，信息的作用日益深广。转变和变革档案信息服务方式，利用网络扩大影响和介绍馆藏及时把有用的档案信息资源传播出去，使利用者在不同地域、不同时空，方便、及时地利用科技档案，让更多人可以通过网上浏览、电子邮件、网上咨询等方式利用档案，从而使档案实现自身价值，创造更大的社会效益，为社会主义经济建设服务。
当前，我国把发展技术市场和信息市场列为当前市场体系的重点，并提出“引入竞争机制，保护知识产权，实行技术成果有偿转让和信息商品化、产业化”。这对于推动档案利用工作起到了积极的作用。我们应该清醒地认识到，开发和利用好科技档案信息资源，充分发挥科技档案在我国经济建设中的作用，是档案工作者义不容辞的责任。
参考文献
1 洪西平.档案利用工作探讨.北京档案，2001，2:32-33.
2 常勇.浅谈医学科技档案的管理.北京档案，2001，2:33.
（编辑晓 青）
作者单位:650118云南昆明云南省肿瘤医院