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科研档案是广大科技人员从事科学技术研究及研究成果的真实记录，是科技人员劳动智慧的结晶，是国家的一项宝贵财富。科技档案统计工作，是适应档案工作发展日益注重定量分析的发展趋势的重要措施，科学的统计工作是科研档案建设一项基础工作和手段，是利用各种科学的方法，从事资料的搜集、整理、分析及其方案设计并提供系统的数字数据和统计资料，进而为进行科学的定性分析奠定了基础，这也是不断提高科技档案统计工作水平的必由之路。好的科研档案将促进科学技术研究工作的不断发展，推进社会建设事业的发展。
国家制定的科学技术档案工作条例是我国科学技术档案工作的基本法规。根据这个(条例)，各科研总部门应结合实际情况，对科技档案的种类、科技文件材料的形成、积累、整理、归档和科技档案的管理和利用等做出明确规定，使科技档案工作真正做到有章可循。
1 确定合理的管理体制是搞好管理工作的基础
明确管理体制之后，要使科研档案工作建立正常秩序，规范档案统计、长期系统地积累档案统计资料，开展管理研究和综合分析：(1)科技档案管理与科研计划管理关系十分密切，科研档案是实施科研计划的产物，又是计划执行情况的反馈。它的形成不仅与科研活动不可分割，而且贯穿于课题计划管理的始终。因此，科技档案管理是科研管理系统中不可缺少的组成部分。(2)科研管理部门承担着科研计划的制定、实施、协调以及成果的鉴定、申报、推广等工作，它了解课题的全过程，与课题组联系密切，将科技档案工作置于科研管理部门，成为其一项例行工作，纳入科研管理，便于通盘考虑和安排工作。(3)对负责管理科技档案的同志来说在科研管理部门易于掌握科研动态，有利于收集科技文件材料，便于开展工作。也是院领导全方位了解档案工作整体状态的有效途径，同时又是保证档案工作质量，提高工作水平的一项有效方法。
2 体会
我们在实际工作中体会到应强调以下几点：（1）工作制度化，应建立本单位的档案统计制度，并对档案统计的范围、项目、统计单位、人员、报表时应做详细的规定，使其成为本单位档案统计的规范。没有统计制度制约的单位一般习惯于把统计数据以室(馆)本身的资料来保存，从不归档，虽然方便提取，但易于遗失，不利于统计数据的积累。各项档案统计报表及统计分析材料应妥善保存并定期归档入库，以便随时提取和综合统计之用。(2)建立健全统计目录，便于更好地了解和及时掌握档案统计工作的各项情况，积累基础数字，应在尊重国家基本统计报表要求的基础上，根据本单位情况建立健全统计目录，解决好科技档案工作和科研管理的关系，纳入并服务于科研管理；(3)做档案统计分析。统计分析是统计的精髓及目的所在，要针对化、及时化。档案统计分析就是在档案统计结果的基础上，利用抽取法、对比法、筛选法进行综合分析研究，分析矛盾、探索事物内在联系和发展变化。（4）上报统计年报表，按上级主管部门和学校要求及时上报年统计报表及各分类报、统计分析材料，对归档内容、时间等应从实际出发，全面纳入科研管理这一关键环节。要注重的是有具体的措施和办法，从制度上加以保证。要建立相应的规章制度，必须做到科研管理部门在制定计划管理、成果管理、课题管理、财务管理时都对科研档案工作提出相应的要求。这样，科研档案工作才能渗透到科研管理的全过程，使档案工作充满生机和活力。几年来总结结合成果鉴定、评议和验收，收集建立档案的经验提出：课题结束归档材料必须完整。否则不予以组织鉴定，不予以申报成果，不予以参加评奖。凡重点科研项目鉴定、验收，其档案应由档案管理部门审查验收；未经档案部门验收的科研项目不予以承认。将科技档案材料的收集归档和成果管理工作紧密结合的办法，为研究人员及研究单位能够严格执行，做到成果鉴定或申报登记时，严格把关验收。同时要检查拟定归档文件材料的积累情况，课题结束时，检查验收档案。如此形成的有保存价值的科技文件整理归档材料，同科研实验研究的节奏相一致，既便于指导工作，又保证了归档材料的完整性和系统性，凡课题结束未建档或归档不合格的不算全面完成工作计划。
我院自从1990年实行档案工作基本情况年报制度以来，档案统计工作虽说有很大的起色，有大体的档案人员、机构、知识层次、总藏量等统计，但从规范化的角度去看，存在着严重的缺项与数据不足，如不重视原始科技材料的积累，不是从课题一开始就抓科技文件材料，而是在取得成果之后再回头补充档案资料，势必影响档案的质量。把科技档案的归档范围局限于取得成果的项目(课题)，忽视中止或取得阴性结果的项目归档。从长远看将给科研工作造成很大的损失。统计项目、计量标准人为化情况明显，急需规范。档案管理现代化设备的配置，现代化管理理念的形成，为档案统计规范化、现代化、定量分析化提供了很好的时机，高校作为可永久保存本单位形成档案的特权单位，其档案统计数据是独一无二的，它的如实、准确、系统就显得格外的重要。当务之急，应在档案管理自动化及在尊重本校实际情况的基础上，利用本院校的科研力量创建档案各环节自动化录入及登记系统，在疏通档案工作各环节的基础上，循序渐进地实现档案自动统计及多层次、全方位的统计分析，那时，档案统计将会成为档案工作的重要环节，在不断提高档案水平方面发挥更大的作用。
科技档案统计作为科学化、规范化的一项工作，要想做到项目做全、数据做细、剖析做深，必须规范地做好以下统计业务建设工作，以便领导做出科学的决策，使其真正成为学校制定档案工作方针、计划、决策的不可缺少的依据之一。
综上所述，档案统计管理必须强化管理机制，上下齐抓共管，加强制度建设，向管理现代化迈进，落到实处。管理体制是做好档案统计的基础，制度是保证，现代化是方向。只有做好档案统计工作才能发挥档案的服务作用，做好科研档案统计，不仅是为今天的社会主义建设事业服务，也是为子孙后代积累丰富的科技文化储备。
作者单位： 150086 黑龙江哈尔滨，哈尔滨医科大附属第二医院
(编辑：乔 晓)