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Discussion on standardized archive management in blood transfusion services
Liping Shen
Abstract The standardized management to the working record is one of the most important work in blood transfusion services,which could reflect the management control level in this field directly. The files of daily work could record the real situation in the process of blood collection and distribution.With the development of blood transfusion medicine, the blood transfusion services need to pay more attention to scientific management and effective application of the archive.The standardization of archive management plays a key role in enhancing the management level and promoting the blood transfusion development.
Key words blood transfusion services;standardization archive management
Beijing Red Cross Blood Center,Beijing 100088,China
Correspondence to:Liping Shen,shenliping060@sina.com 摘要： 采供血工作档案管理是采供血机构规范化管理的一项重要工作内容。它直接反映了采供血机构工作的整体管理水平。采供血工作档案是记录采供血机构的主体档案，是采供血业务工作活动的真实记录。随着输血事业的发展，科学管理和有效利用档案已成为采供血工作的重要环节。规范化管理采供血工作档案，对于提升采供血机构的整体管理水平、推动采供血工作的发展、不断完善管理体制、提高血液质量、确保临床安全用血起到了积极的推动作用。
关键词： 采供血工作；规范化档案管理
采供血工作档案是指在采供血工作中所形成的具有保存价值的以文字、数据、声像等各种形式为载体的原始资料。规范化管理采供血工作档案，是采供血机构规范化管理的一项重要工作内容，对采供血机构开展各项工作、不断提高血液质量、确保临床安全用血、开展输血研究、提升整体管理水平，都具有极其重要的意义。
1 采供血工作档案规范化管理的作用
1.1 规范化管理采供血工作档案为处理与采供血工作相关的医疗纠纷提供了有效的法律依据 随着社会主义法制的健全、公民法律意识的增强，医疗纠纷越来越频繁地发生，相关的医疗原始档案就成为处理医疗纠纷的重要法律依据。而在输血纠纷中，采供血机构的原始工作档案就凸显其价值与作用。因此，强化档案的规范化管理及质量意识，确保档案的齐全完整，才能为利用者提供全方位的优质服务。如果采供血单位的原始档案管理不规范、不健全，其后果将是不堪设想的。
例如在2005年，某患者手术输血后感染丙肝病毒，患者认为是因输血导致的，将医院告上法庭，要求医院给予医疗费及后续治疗费的赔偿。而医院则认为血液是由采供血机构提供的，因此要求将该采供血机构列为共同被告。采供血机构在法庭中出示了原始档案材料——献血者资料及所有法定检验项目的检验报告，证明其提供的血液是符合标准的。最终法庭判令，采供血机构无需承担法律责任。假设采供血机构档案资料不健全，无法出示证据证明自己采供血行为无过错，那么法院将很有可能判其败诉，结果不仅造成巨大的经济损失，很大程度上也有损采供血机构及政府在社会公众中的形象，非常不利于无偿献血事业的可持续发展。
1.2 规范化管理采供血工作档案作为基础材料，可以有效地为采供血机构的管理者进行预测、决策、分析和学科研究等提供重要的原始依据 采供血工作档案是记录采供血工作活动的主要载体，是采供血机构开展教学、科研等活动的重要原始材料。规范化管理采供血工作档案，可以为临床输血、筛查、医学统计等提供原始的有价值的资料，为从事血液研究、分析和科学决策奠定了有效的基础，尤其对公共卫生以及应对突发事件等领域具有非常重要的意义。
1.3 规范化管理采供血工作档案是衡量采供血管理工作水平的重
要标准之一 随着输血事业的发展,科学管理和有效利用档案已成为采供血工作的重要环节。采供血工作档案详细记载了采供血业务工作各个环节的大量信息。档案管理工作的好坏直接关系到采供血工作的成效，同时在一定程度上也反映了管理工作的整体水平。档案的收集是否齐全完整、管理是否有章可循、归档是否科学有序，已经成为衡量采供血工作规范化管理的重要标准之一。
1.4 规范化管理采供血工作档案是保证和提高采供血业务工作水平的有效途径之一 采供血工作的档案是记录采供血工作的主体档案，是采供血业务工作活动的真实记录,其基数较大、增长速度快，在采供血工作中起到了举足轻重的作用。通过档案，采供血工作的管理者能及时地了解采供血工作业务情况，并对其进行预测分析，从而为制定下一步的采供血工作计划、加强采供血工作的科学管理提供重要依据。加强对采供血工作档案管理的科学性与系统性，可充分构建和不断完善采供血工作质量的标准、评价和监控体系，对于推动采供血工作的发展、不断完善管理体制、提高血液质量、确保临床安全用血都可以起到积极的推动作用。
2 采供血工作档案的规范化管理
为提高档案科学管理水平,充分发挥档案在采供血工作中的作用,确保归档的文件材料系统和质量,根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国卫生部《医药卫生档案管理暂行办法》、《血站基本标准》、《血站管理办法》的规定，规范归档文件整理。
2.1 归档范围 （1）采供血工作的法律、法规、规章、条例、办法；（2）采供血工作总结、计划；（3）采供血工作统计资料汇编；（4）献血者健康检查登记表；（5）献血者初、复检实验原始记录，所有法定检验项目汇总检验报告单；（6）各医院临床用血情况统计报表；（7）血液出入库登记单；（8）血液、血液制剂、试验试剂、血袋等抽检原始记录；（9）阳性血销毁记录；（10）Rh(-)血型原始记录；（11）疑难血型配型、临床标本组织配型记录；（12）其他有关材料（输血医疗事故的调查、分析、鉴定及处理意见等材料）［2］。
2.2 整理方法 （1）装订：归档文件应按件装订。（2）分类：按年度-问题-保管期限分类法。（3）排列：归档文件分类后，将归档文件依据分类，结合事由按时间顺序进行排列。（4）编号：归档文件依分类、排列次序逐件编号。（5）编目：归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（6）装盒：归档的文件按照室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊、备考表等项目。
2.3 案卷排列 按照所属时间顺序排列。
2.4 档案检索工具编制 案卷目录、案卷文件目录。归档的文件材料应齐全完整、质地优良、规格统一，并按件装订。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求［1］。
3 实现采供血工作档案规范化管理的措施
规范管理采供血工作的档案，实现档案管理工作标准化、规范化和现代化，主要从以下几个方面着手。
3.1 加强档案的集中统一管理 档案的集中统一管理是维护档案的完整、准确、系统和安全的有力保障，是充分发挥档案整体效益的根本保证，是扩大档案利用的幅面，实现档案信息的有效利用和资源共享的有效途径。
3.2 建立健全档案管理制度 档案管理制度是开展档案工作的行为准则和依据。档案部门应建立健全符合本部门实际并与之相适应的管理制度，对档案的归集流程、时限和各部门的职责，应予以明确，从而确保从档案立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都做到有章可循、有案可查，实现档案管理的规范化。
3.3 强化档案人员的综合素质 档案管理的现代化不仅是指技术、装备上的高精尖，更主要的是档案管理者知识的现代化和观念的创新性。因此，采供血机构应当致力于提高档案管理人员的综合素质，采取专业培训、继续教育等多种形式来拓宽其视野、丰富其知识，使之全面地了解和掌握档案管理发展的新动态，促进其知识结构由平面型逐步向立体型的转变，以适应档案工作不断发展的需要。
3.4 建立档案工作管理网络 为确保档案管理的规范化，采供血机构应当形成以主管领导统筹、办公室主任分管、档案部门具体负责、各职能科室协助的4级档案工作管理网络，有效解决档案管理工作中人员、经费、设备等问题，组织监督各职能科室开展档案管理工作，最终实现档案管理工作的统一领导、统一操作、统一保管。
3.5 加强档案宣传工作的力度 档案管理工作作为采供血机构管理的重要组成部分,在实行与采供血工作总体建设同步规划、同步发展的同时，还应加强宣传工作的力度。档案管理工作者应通过典型事例宣传等形式，大力宣传原始档案在法律上的证据意义和档案管理工作的必要性与重大意义，提高对采供血机构工作人员对档案价值的充分认识，自觉参与档案管理工作，从而促进采供血机构整体档案管理意识的形成和提高。
4 结论
采供血档案的规范化管理，对于采供血工作的正确决策，提高采供血工作质量和社会效益，促进采供血工作的可持续发展都起到不可估量的作用，加强采供血档案的规范化管理不仅是时代的需要，也是档案人员的职责所在。
参考文献
1 中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则.北京，2001.
2 赵林，郑克芬，吴振军.采供血机构档案归档范围探讨.中国输血杂志，2004；17(5)：378-379.
3 张铁强，张华伟，程静梅.血站档案管理在输血事业中的重要作用.中国输血杂志，2004；17(6)：462-463.
4 血站管理办法.中华人民共和国卫生部，2005.
（北京市红十字血液中心，北京 100088）