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Problems and solutions of hospital file management
Xia Zhao
Abstract Owing to the past years efforts，the files-management of the central hospital of Yangpu District has made some progress and contributed to the development of the hospital.With entering a fast-changing information era,the development of the hospital calls for a higher level of its files-management.There is quite some dissatisfaction in the present files-management of the hospital.Slower process of files collecting and placing,lower efficiency in using and exploiting files,and duller running in organizing files work is the concrete expression.We must make great efforts to enhance the management of the hospital files and improve its service level so as to keep pace with the times and satisfy the demand of the hospital development.It is necessary for us to set up and perfect the rules about files-management and the network of hospital in order to improve the files-management of the hospital.We must build an integrated information-management model of mixing files information with other information and improve the work on files’ edition and study.We should also fully utilize new technology and “outer brains” on information-management and redefine the responsibility of files-management supervisor.Only these can make the files-management of the hospital to step forward and accord with the demand of the times.
Key words hospital;archive management;solutions
Central Hospital of Yangpu District,Shanghai 200090,China
Correspondence to:Xia Zhao,zx196018@163.com
摘要： 我院的档案管理人员经过多年的努力，取得了一定的成绩，为医院的发展做出了不少贡献。但我们的时代已进入高速发展的信息时代，随着医院发展对档案管理的要求在不断提高，而目前的医院档案管理工作仍有许多不尽如人意之处，具体表现在：档案收集归档过程缓慢、档案的利用和开发利用效率低下、档案的工作组织不甚得力等主要方面。要使医院档案管理跟上时代的步伐，很好地去满足医院发展对它的要求，必须花大力气加强医院的档案管理工作，提高它的管理服务水平。要加强医院档案管理工作，必须进一步建立健全和加强医院档案管理制度和档案管理网络、建立医院档案管理与其他信息管理融合的一体化信息管理模式、着力提高医院档案编研工作水平、充分利用各种信息管理新技术和外智内用、重新界定档案负责人的职责。只有这样，医院档案管理才能上新台阶，符合时代的要求。
关键词： 医院；档案管理；对策
上海市杨浦区中心医院是一家有着悠久历史的老医院。创建于1948年，是一所集医疗、教学、科研、预防、保健于一体的综合性二级甲等医院，也是第二军医大学和皖南医学院的教学医院。医院现有核定床位650张。近期竣工落成的门诊、急诊综合病房楼建筑面积达21000m2。医院拥有先进的磁共振、全身CT、ECT、DSA、ICM-100细胞图像分析系统、大型B超、血液透析人工肾等医疗设施和设备，在上海市同级同类医院中处于较为领先的地位。作为二级甲等医院、爱婴医院和上海市卫生系统文明单位、上海市文明单位，一个如此庞大复杂的医院系统，档案信息管理工作的要求可想而知。在近十几年的医院档案管理工作发展上，由于领导的重视和有关人员的不懈努力，取得了不小的成绩：档案管理的三级网络已基本建立，有关规章制度已基本齐全，档案归档的数量、设备的规模都成倍地增加。经过考评，我院的档案工作已达到上海市科技事业单位档案管理市级标准。尽管如此，作为医院管理工作的一个基础性重要部分，它仍无法与日益发展的医院医疗、科研和行政管理对它的要求相适应。本文就我院在信息时代如何改革档案管理，以跟上时代的步伐思考如下。
1 医院档案管理中存在的问题
目前医院的档案管理已达到了一定的规模和水平。档案管理组织机构方面：成立了由分管院长领导、院办公室主任负责，并建立了全院档案管理网络。档案管理规章制度方面：以国家“档案法”为依据，结合本地区和医院自身特点和要求，建立了15项档案管理制度。档案共分8类：党政群管理类、医疗管理类、科学研究类、基本建设类、设备仪器类、财务会计类、病史管理类、声像照片类。医院的档案管理工作虽然有不小的成绩，但目前仍存在一些问题，具体表现在：档案收集归档过程缓慢、档案的利用和开发利用效率低下、档案管理现代化的差距较大。这些表现的原因主要有以下几点。
1.1 医院档案管理网络体系和制度的不足 医院虽然建立了三级档案管理网络，但它的运行效果目前不很理想，不少有关人员档案意识较淡薄，一些有关人员为图方便，将档案材料随意存放在自己的办公抽屉里，归自己所有，导致档案材料的丢失或损坏。平时也很少组织有关人员学习有关的档案法规、规章制度以及有关档案业务知识。档案管理重要性的宣传力度也不够，没能使有关人员乃至医院全体员工充分认识到档案是一种特殊的、不可再生的宝贵信息资源，是社会财富，管理好和保护好这种资源是每个员工的义务和责无旁贷的职责。
1.2 医院档案与其他信息分体管理体系的缺陷 目前医院实行的信息管理体系是档案与其他信息分体管理的体系。这个体系主要由信息科和综合档案室两部分组成。信息科是二级综合医院必备职能科室，负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理；综合档案室是二级综合医院直属的独立职能部门，对本单位各种门类、载体的档案实行集中统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导、检查［1］。信息科、综合档案室在日常工作中基本是各自独立地进行信息的收集、整理、保管、加工、统计和提供信息使用服务，两个部门之间缺乏必要的协调，重复劳动现象较为普遍，造成人力、物力和财力的浪费，很大程度上制约了医院信息管理整体水平的提高。
1.3 档案编研工作的水平不高 医院档案编研工作存在不少问题，主要表现在以下方面。
1.3.1 编研成果摆脱不了旧条框，缺乏创造性 医院综合档案室根据达标定级标准［1］，完成的5～8种专题汇编资料都是以大事记、组织机构沿革、基础数据汇编等资料为主，这些专题汇编资料的内容涉及了一些相关的范围和种类，数量也不算少，但属于综合加工分析后形成的能对信息利用者有指导作用、且有一定份量的研究成果很少，能反映医学技术科研方面有创造性的、真正有学术研究价值的“精品”成果就更难见了。
1.3.2 编研成果跟不上形势，缺乏时效性 现有专题汇编资料基本上来源于医院内部的信息，多为一些原始资料、统计数据和基本事实的简单罗列堆砌，不仅外部信息少，跟不上形势发展要求，且由于平时缺乏主动积累、主动服务和超前范围意识，编研缺乏时效性，往往到需要用时才开始着手编制，因此编研成果普遍利用效率低下。造成编研工作水平不高的主要原因在于：（1）医院档案编研工作缺乏远见性和计划性。目前医院档案编研工作仍沿袭着传统的“室内资料室内编”的各自为政方式，使得编研内容局限在很杂窄的范围之内，缺乏制订科学的行之有效的档案编研规划。平时不注意收集编研，直到需要时匆忙编写，使信息的编研成果置后，不适应医院管理工作的需要。（2）有关档案人员认识和能力有待提高。对档案编研的认识不够深，常常认为档案编研工作是满足一时之需的工作，没有长期思想准备，不刻苦钻研编研业务，在编研能力上也显得捉襟见肘，只能做一些简单汇编工作。对需要一定综合分析和加工能力要求的编研任务总感无所作为和力不从心。（3）档案编研的操作原则不明。编研工作操作原则不明确、不规范，没有制订出适合医院近期和远期的操作计划，选编材料主要以本室藏的档案材料，而没有将社会的需要有机地结合起来，以满足医院改革、建设、发展的需要出发，编研出符合医院医疗特点的编研成果。
2 医院档案管理工作发展的新思路
21世纪随着医院医疗卫生体制改革和社会医疗保险制度改革的不断深入，对医院档案工作提出了新的要求，要搞好档案管理，促进医院档案事业的发展，必须探索一条适应医院档案管理工作发展的新思路。
2.1 进一步建立健全和加强医院档案管理制度和档案管理网络 医院建立健全档案管理制度内容十分广泛，如建立档案收集和归档制度、档案利用、保管等制度，制订档案保管期期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院岗位责任制和考核办法之中。由于医院档案工作具有其内容繁多复杂、部门众多而又分散、专业性技术性强、档案保管要求及机密程度高低差异悬殊等特点，因此，应建立符合医院实际情况的档案管理制度，并在工作中不断加以完善。其中，建立和健全档案收集制度尤为重要。从医院整体角度看，医院临床医技各科室、医院行政管理及后勤等各部门、医院各级领导、各科室干部和医护技术人员，都或多或少地形成文件材料档案，材料形成的这种分散性往往会影响档案的收集工作。这就需要我们建立健全有效的档案收集制度，在提高医院全员档案意识、积极配合档案部门工作主动归档的同时，建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保档案材料的完整性。建立健全医院档案三级管理网络是符合医院特点的档案管理组织机构及人员的体系保证。这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集整理和利用开发；有利于解决档案管理中的人员、经费、设备等问题；有利于档案保管的完整、安全。在现阶段，医院应该从有关部门、人员及其相应职责的落实上进一步完善这一管理网络。
2.2 建立医院档案与其他信息管理融合的一体化管理模式 社会信息是一个集合概念，它包括多种记录形式，诸如图书、情报资料、文献、档案和其他一些形式。虽然他们名称各异、形式多样，但都有着一个共同的本质——信息。医院运作和管理的过程是一个获得信息、处理信息、利用信息的过程，医院作为一个综合的管理系统，档案管理系统就是一个信息资源子系统。将这个子信息资源系统融入医院整体信息化工作中，不但可以节约人力、物力和财力，而且还能够提供更多的综合信息，形成更具有综合效益的资源库。近年来，医院信息科和综合档案室成为本单位图书、资料、信息、档案的贮存基地和利用中心，充当了领导决策和日常管理的重要助手，但由于医院信息量大，且内容繁杂，而信息科、档案部门仍然各立门户，不可能做到准确、有效、迅速地为医院管理服务。医院实行信息、档案管理一体化，建立一个结构合理、功能齐全、高效的信息中心，就可适应当前医疗卫生部门改革和发展的需要。
2.2.1 该模式能充分发挥信息整体效能 医院实行图书、情报、信息、档案管理一体化，不是简单地把信息科和档案室两个科室合并起来，而是围绕着实现优质服务这一中心从实质上下工夫。这样做有利于档案信息管理人员熟悉医院各部门的业务流程、掌握现代信息技术，使医院各部门蕴藏的丰富档案信息资料交流畅通，发挥医院信息的整体效能，更好地为医院各项工作服务。
2.2.2 该模式是形成医院电子计算机联网的基础 在医院统一领导下，实现信息、档案一体化管理有利于统一规划、统一收集整理、加工统计有关信息，统一目标体系，统筹各类信息结构，这样不仅便于检索、利用，更重要的是为建立医院管理系统、病案统计管理系统、财务管理系统、档案管理系统、人事管理系统、药库管理系统和图书管理系统等，进而形成医院管理系统化，并实行全医院电子计算机联网，为实行信息资源共享打下良好的基础。
2.2.3 该模式可满足医院当前体制改革要求 当前医院体制改革正在向纵深发展，精简、高质、高效是改革追求的目标和要求。实行信息科和综合档案一体化管理，使两个部门的关系协调起来，这样不但精简机构设置，减少不必要的设备重复，减少医院经济负担，又能充分发挥信息管理功能，做到人尽其才，物尽其用，财尽其力。所以，实行信息、档案一体化管理是完全符合医院当前的体制改革要求的。医院要将档案信息资源网络的规划、设计、管理和运行纳入医院信息化建设总体规划、统筹安排实施。
2.3 档案编研工作，提高档案编研水平 提高医院档案编研水平对档案的利用开发有着直接的影响作用，这一工作的重要性不能轻视。为此应从以下方面着手加强。
2.3.1 各级业务主管部门要把编研工作列入重要工作，常抓不懈 上级档案主管部门首先要把编研工作列入工作计划，不仅要落实医院档案信息开发的专题汇编数据，还要检查编研成果的利用情况和利用效果，作为考核档案管理水平、开发利用成效的主要表现。其次是医院的分管领导要十分重视和支持本部门档案编研工作，把编研工作摆在重要位置，作为单位的一项工作抓好，真正落到实处，确实克服编研工作只是档案人员个人行为的倾向。再则，医院档案室在制定年度工作计划时，必须制定一个科学的、行之有效的档案编研、信息开发计划及各时期的编研规划，结合医院的发展规划及当前的工作重点，全面衡量、多方论证、认真筛选，制定一个全面的、可供分期实施的编研选题计划。
2.3.2 档案人员要提高自身素质，积极主动做好编研工作 （1）主动参与意识：由被动变为主动，以主人翁的姿态主动参与和服务于医院各项活动，使档案编研工作与医院医学科研、经济建设、管理工作结合得更加紧密。（2）不断创新意识：要不断解放思想，拓宽思路，开拓创新，增强对新生事物的敏感度和接受力，及时捕捉有利于医院发展的选材信息。（3）提高效益意识：增强编研工作的效益观念，想方设法缩短编研工作的投入和产出的时间差，使医院在竞争中掌握主动权，不断提高经济效益。
2.3.3 努力探索编研工作操作要领，不断提高编研成果质量 熟悉室藏，面向医院各项工作，这是选题的重要原则。编研工作的范围，主要是以室藏的档案资料为对象，发挥自身优势，扬长避短，从编研成果的实用价值来确定编研工作的任务，把“立足室藏”和“面向需求”有机地结合起来，以满足医院改革、建设、发展的现实需要为出发点，即使掌握工作的中心和脉搏，抓住有利时机，编出实实在在的、贴近需求的“适销对路”的产品。适应需要，突出卫生部门的性质特点是选题的重要依据。当前，医院改革进入攻坚阶段，档案编研工作重心也转移到为医院改革上来，改革工作发展到哪儿，档案编研工作就延伸到哪儿，在讲求编研成果经济效益的同时，不要忽视其广泛的社会效益，注意将社会效益和经济效益结合起来，使编研成果不仅能满足党政工作部门的需要，也能适应医疗活动、临床一线医务人员的需要。考虑现实基础，是做好编研工作的重要方法：一方面要考虑编研工作的物质基础；另一方面要考虑编研人员的数量、素质以及必要的费用。忠于原貌，是编研材料真实性的重要保证：编研工作是一项严肃认真的工作，编研成品要内容丰富、观点正确，符合历史本来面貌，经得起历史的检验。为此，编研人员要忠于档案原件，保证和提高编研成果质量，使编研成果与档案原件在利用上具有一致性，在内容上具有原始记录性。提高写作水平：注意文字表达的准确和体例上的系统性，使编研成品成为材料完整、内容丰富、真实的体例系统，为信息利用者所欢迎的编研成果。随着社会的不断进步与发展，关系人民群众医疗卫生大事的医院单位也将有很大的发展空间，特别是我国正在进行的医疗卫生体制改革和社会医疗保险制度的改革，对医院的管理工作提出了更大的挑战。医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面紧跟时代的步伐。这也要求我们医院档案工作者不断学习、不断进取，以满足社会进步和医院发展对档案管理的不断提高的要求，为建设有中国特色的社会主义医院档案事业作出贡献。
参考文献
1 沈海霞.加强医院档案管理 促进医院持续发展.中华现代医院管理杂志，2004；2（12）：1130.
2 朱俊.档案管理现代化的重要性.中华现代医院管理杂志，2004；2（5）：450.
（上海市杨浦区中心医院，上海 200090）