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摘要： 随着计算机在会计领域的普及和应用，企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机取代，电算化成为会计工作发展的方向。为了适应会计工作规范化、现代化的客观要求，伴随着电算化会计而产生的电算化会计档案管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。
关键词： 电算化；会计档案
管理是一门科学，会计工作的管理是管理学科的一个重要组成部分，而电算化下的会计档案管理是诸多会计管理工作中的一个重要分支。因此，在电算化下如何加强会计档案管理工作是会计人员在诸多管理工作中面临的一个新的挑战。
1 电算化下会计档案管理的新特点
1.1 电算化下会计档案比传统的会计档案具有更广泛的内涵 电算化会计档案除传统概念上的会计档案外，还包括电算化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。其中系统软件档案又可分文字材料与计算机软件程序两部分。这就要求实行会计电算化核算的单位，不仅要有电子数据，而且要保存打印出纸张的会计档案，从而使得电算化会计档案拥有双重的会计档案载体。
1.2 载体本身性质带来的新特点 由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。
1.3 电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新要求 电算化会计档案管理要求从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各种专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识，而对系统安全性，则更因为网络与计算机本身的原因而提高，同时也对个人安全操作使用提出了新的需要。
2 如何改善电算化下会计档案管理
2.1 完善硬件设施建设 提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。
2.2 完善电算化下会计档案管理各项制度
2.2.1 建立电算化会计档案的归档制度 会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
2.2.2 建立电算化会计档案的保管制度 根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。
2.2.3 建立严格的借用手续制度 查阅会计档案需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。
2.2.4 建立电算化档案定期备份制度 电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。
2.2.5 建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度 对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。
2.3 提高会计部门人员素质，完善人员配置结构 由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常动作，开发更合理、高效的软件。
2.4 提高思想重视程度 实现会计电算化的企业单位，有关领导应当充分认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验，因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。
3 远期展望
电算化会计档案作为会计档案的一部分，与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。
（苏州大学附属第二医院，江苏苏州 215004）