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【摘要】 医院声像档案是指在从事医疗和社会活动中,通过摄录手段形成的,对医院具有保存价值的照片、底片、磁盘、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。声像档案真实形象地记录了医院在医疗、教学、科研等活动中的真实面貌,是医院档案的一个重要组成部分。随着医院医疗事业的不断发展,医院声像档案存在着一些缺陷，其表现在：管理制度、管理手段、重视程度、开发利用等问题，针对上述存在的问题，结合我院的实际情况，就声像档案管理中存在的问题及采取的对策进行探讨。
【关键词】 声像档案 缺陷 对策 开发利用
众所周知，声像档案是最能客观、真实记载单位发展历史的档案资料。它具有客观性、形象性、交流性、特殊性等特征，是文、形、声的有机整体［1］。一张医院外貌的照片，远远胜过再多的文字说明；一段医院大楼落成庆典录像，可以将当时最有意义的镜头永远地记录下来。虽然声像档案数量占档案总件数不到5%，但所起的档案佐证作用却是其他类型档案实体无法代替的。但是，声像档案又是在档案管理中较容易被忽视的。
1 声像档案管理中存在的问题［2］
1.1 声像档案管理制度不够落实，分类方案不够科学 声像档案的收集、整理不规范，归档率不高。由于声像档案形成科室一般在院办公室或医院宣传科，重要日常活动资料的拍照、录音录像等由上述科室负责，等到每半年度或年度完成后才将声像资料整理上交档案室。在此过程中，声像资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响声像档案上交质量的因素，假如声像资料形成部门工作较忙，或对声像档案重视不够，声像档案质量、归档率难以保证。再加上目前各科室自行拍摄活动资料已是较为普遍，如接诊到特殊患者，对新技术、新科研等项目的开展，一些临床科室自行拍照，为今后病例讨论、住院医师的带教培养、撰写论文积累资料。这些声像资料其档案价值不容忽视，但由于不是重点声像档案归档部门，使档案管理部门失去了较有重要价值的声像档案来源。
1.2 声像档案管理、开发利用手段滞后 声像档案的保管有严格条件限制，容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命，除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施，要达到以上严格保管条件不是一件容易的事情，需投入较大量资金购入储存设备，占用一定存放空间，对于目前用房面积普遍紧张的医疗单位来说，较大资金投入、占用较大工作用房不是十分现实的，加上对长期开放空调系统带来昂贵的开支使医疗单位不容易接受。
1.3 档案管理人员自身专业素质不足 对声像档案缺乏足够重视也是影响其工作开展、管理质量提高的原因。个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，将声像档案与一般纸质档案同等对待，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像档案保管和声像档案寿命。
1.4 声像档案利用开发意识不够 档案管理者对声像档案开发利用意识不够，缺乏开发利用动力，或缺乏声像档案专题编研能力，很多虽有开发利用价值，却“养在深闺无人识”，发挥不了声像档案的应有作用。
2 声像档案管理研究与对策［3］
2.1 医院声像档案收集和归档 要及时拍摄医院活动中的重要、重大、突发性情况，积累素材是搞好声像档案收集工作的基础。将我院的特色专科如妇科、骨科、职业病科等特色专项拍摄下来，让社会了解我院的现状。要像新闻采集那样，摄像人员及档案工作者要及时了解医院的综合情况，增强档案意识，经常沟通，共同抓好声像素材的收集积累工作，为声像档案打好基础。在大量积累素材的基础上，做好声像档案的编辑工作，为归档做好准备。拍摄人员要及时做好素材带的拍摄登记工作，拍摄登记表见表1。进入编辑阶段，拍摄人员应根据项目负责人或解说词起草人提供的解说词进行编辑，然后配音、配乐，在初步编辑完成后，经有关领导审定，送审时应附声像材料送审表（见表2），审核通过后交档案室归档。归档时应向档案室移交：（1）已编辑好的声像带；（2）经有关领导审阅批准的声像材料送审表；（3）文字材料（解说词等）。档案室在接受声像档案时应进行验收，验收时应注意以下几个方面：（1）要核对送审表手续是否完备；（2）要核对声像带的内容与文字材料是否一致；（3）要看声像带盒上的标记是否正确齐全。经以上验收合格后，交接双方签名交接。要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合医院的实际，采取多种形式收集。主要有：（1）通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。（2）重点科室重点收集。对本医院的重点科室、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。（3）重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本医院的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。（4）广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献，建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。 表1 摄像登记表表2 声像材料送审表
2.2 医院声像档案的整理、分类、编目 医院声像档案的整理以保持声像档案的有机联系，便于利用为原则进行整理，分类在全宗内，按年代——问题进行分类，分类保持前后一致,便于查阅，即将分类照片固定在标准照片档案册上。照片档案由底片、照片、文字说明材料三部分组成，文字说明综合运用时间、地点、事由、人物、背景、摄影等六要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。做到文字简洁、语言通顺。录像带一般按其反映的内容分类，分类时把不同版种分开，同一类按归档时间顺序编流水号，同一内容分录几盘的视为一个保管单位，在录像带上以盒套外贴上标签，写明录像带标题（内容）、录制人、日期、地点、盘数编号、带长、声道和机型号。按照归档时间先后编制声像档案的总目录，为了日后方便提供利用，声像档案的总目录与纸质载体的档案目录内容有所不同。根据近年来的摸索，认为声像档案的总目录应包括：序号、分类号、归档时间、拍摄时间、编辑时间、内容（片名）片长、编辑情况、摄制人、编辑人、审核人、文字材料、备注。
2.3 加强声像档案的监督和分类指导，注重业务培训 针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的科室，要巩固提高，在开发、利用上下工夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的科室，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的科室，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。诸多问题都需要高素质档案管理人员去完成，作为医院领导者，要创造合适的培养人才的环境，多途径提高档案管理人员素质，同时，档案管理者要明确自身责任，加强专业学习，提高声像档案管理水平。
2.4 医院声像档案的编研工作和开发利用 加强部门横向合作，开展声像档案编研工作，编制好检索工具、卷内目录、案卷目录和全引目录，为利用者查找提供方便；编制声像档案利用效果分析，为提高声像档案管理打下基础，出版专题图片或专题画册，开展院史专题教育，展现医院不平凡发展轨迹，借助自身馆藏档案的宝贵资料，档案管理者可以配合开展这方面的专题编研工作，例如出版院史专题图片（墙壁栏或画册）、出版专家简介、专科发展图片展等，在医院公开展出，这不仅是医院宣传工作的一部分，也是档案工作展示、宣传的最佳手段。由于档案管理部门所处环境的关系，一些档案管理者天长日久会感觉档案工作的单调，对如何开展档案编研工作有题材枯竭之感，面对数量庞大的档案馆藏时感资料不足，难以动笔。事实上，档案管理部门突破本部门范围，与多部门合作开展专题编研工作，并立足档案馆藏资料，结合数量较多的声像档案，从中发掘题材，那么，困惑声像档案开发利用的难题可以说是迎刃而解。如出版医院党的建设、医疗事业发展回顾、工会工作回顾等专题图片展，编辑VCD光盘，借助图文并茂、真实丰富的档案资料表现医院发展情况，这对声像档案的开发利用来说是一座有丰富内容、十分有潜力的富矿，在此方面大有潜力可挖。进行档案的宣传是增进医院内部员工、社会公众对档案事业了解，提高档案室的知名度，增进公众与其亲和力的重要途径，也是让档案馆室在医院发挥更大作用的手段之一。档案宣传除了医院内部宣传方面，还要借助更广泛媒体广为宣传，这其中借助档案网站向公众进行宣传是目前最便捷、最经济的方式，且不受时间、地域的限制，网站的宣传可以打破档案馆室以往的神秘面纱，使公众更加深入全面了解档案事业提供了极大便利。同时我们还要借助现代数字、信息技术，进一步提高声像档案科学管理水平。按照相关技术规范，借助计算机技术实现声像档案数字化处理，成为计算机可以阅读并且在网络中传播的数字信号。在此基础上，构筑涵盖多媒体影像、文本内容的计算机数据库，建设数字化或虚拟的单位档案馆（室），达到资源共享，网络传播远程档案查询，方便管理，延长声像档案寿命的多种目的［4］。
医院声像档案是医院前进和发展的见证者，它不仅可以记载历史，更重要的是反馈信息，提供利用，为领导提供决策依据。我们要不断地学习新知识，掌握新技术，探索医院声像档案新载体的方法，使声像档案管理在医院的改革发展中发挥应有的作用。
【参考文献】
1 李都.加强声像档案管理工作刻不容缓.北京档案，2001；2：1.
2 刘魏峻.声像档案的文化内涵，城建档案，2006；10：1.
3 卢新焰.关于声像档案研究方法思考.城建档案，2006；11：1.
4 徐卫良.浅谈新时期高校声像档案的管理和利用.湖南第一师范学校，2005；1：1.
作者单位：（上海市杨浦区中心医院，上海 200090）