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【摘要】 建设工程是关系到百年大计，直接影响到子孙后代。加强基建档案资料的科学管理工作同样至关重要，增强服务意识，积极主动参与医院建设管理，做到科学化、规范化、标准化、信息化，充分发挥基建档案在医院现代化建设中的重要作用。
【关键词】 医院管理；档案管理；对策
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和事业不断发展服务。所以，做好工程项目的档案工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义［1］。同时，我们也看到，随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、管理、归档、流向提出了新的问题，档案的归档率、完整率、准确率，应做进一步的思考与研究。
1 基建档案在医院管理中的作用
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最根本目的是记载基建在使用、改建、维修的过程和结果的技术状态纪录。它以文字、图、表等方式记载了医院基本建设的历史和状态。基建档案管理的关键是及时收集基建开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同、洽商变更等，以及交付使用过程中的改建、装修、设备安装等施工过程和结果的记录。基建档案管理的可追溯性还包括基建隐蔽工程的各种标志，保存基建档案还必须同时做到基建隐蔽工程标桩要做到图物相符。
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了基建的所有任何技术参数，缺少了建设的使用和改造的依据。它不仅从静态上反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程设计提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。工程建设百年大计，直接影响子孙后代，因此加强基建档案管理工作具有十分重要的意义。
2 基建档案管理存在的问题
医院基建档案在其形成过程中存在的问题往往被忽视，档案资料收集、积累不及时造成档案残缺不全；档案资料收集、积累过程中存在无人负责的混乱状况；各种文字材料、表格的内容填写不齐全、不规范、表达不确切，有的图纸质量偏差，有的工程图纸会审意见和设计变更通知单较多，但竣工图上没有做相应的修改和注明变更说明，造成竣工图纸失去准确性；竣工图用旧图代替新图编制，造成归档质量没保证等：（1）对档案管理工作重视不够。由于医院建筑物改变设计用途不是经常施行，因而医院往往忽略了基建档案的管理，或是管理不善，导致档案残缺不全等现象。（2）档案管理水平跟不上。在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。档案管理制度不健全，档案制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制，在执行上也存在“软”现象。（3）档案专业人才缺乏，知识结构老化，知识层次低。在工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志多，工程技术人员，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者档案馆员中高级职称的人很少，熟悉档案法规制度，熟练掌握网络技术、软件制作，用电脑操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。
3 对策和建议
3.1 领导重视是搞好医院基建档案管理工作的关键 医院领导要有较强的档案意识，认识到医院基建档案管理对医院基础性工作的深远影响，要进一步强化档案形成的意识，如有档案失真、散失、遗漏、损毁而严重影响基建档案质量的，就要追究有关人员的责任。同时，档案管理工作要纳入医院的计划和规划，纳入医院的管理制度，纳入有关干部的年终目标考核内容，从制度上提升档案管理的重要性，才能解决档案不被重视管理的问题［2］。同时开展宣传教育，增强档案意识，利用一切机会向员工，尤其是档案的直接形成者宣传《档案法》等法规性、政策性文件。通过宣传教育制造舆论，端正人们对档案工作的态度，进而引起关注，取得支持。
3.2 建立健全制度是搞好医院基建档案管理工作的保证 基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建：（1）健全档案的收集、整理、保管等系列制度。近几年，医疗事业为适应经济发展和加快现代化建设的需要，各综合医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项的改革，随之而来的新建、扩建、改建工作也日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便，如果档案管理者不了解情况，不及时进行收集、整理，文件材料易分散，零乱及遗失。做好基建档案前期的收集工作力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性。档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程。工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参战人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。（2）医院基建档案必须实行集中统一管理。及时归档，认真整理，确保档案资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。
3.3 加大档案人才的培养力度，努力提高档案工作人员的素质 面对经济和科技的发展，现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握计算机电子文档管理和网络技术和现代管理理论的技能。必须提高档案人员素质，以业务素质的提高为着力点，对档案专业知识进行学习，对现有的档案人员，可以通过委培、进修、培训，不断拓宽知识面，优化知识结构，同时要大力引进档案专业中高级人才，不断提高档案的科学管理水平。
3.4 做好档案的开发利用工作 随着医院的发展，档案的利用越来越多，需要提供的信息量越来越大，为不断推进医院档案工作的开展，积极开发档案信息，开展咨询服务，提高档案工作的效率，实现档案管理现代化，满足不同的利用要求，从而达到档案价值的真正目的。
建设工程是关系到百年大计，直接影响到子孙后代，加强基建档案资料的科学管理工作同样至关重要，我们应在市场经济建设中开拓创新，增加服务意识，积极主动参与医院建设管理，力求基建档案资料做到科学化、规范化、标准化、信息化，积极开发医院档案信息资源，为医院现代化建设提供完整、正确、真实的基建资料，充分发挥基建档案在医院现代化建设中的重要作用。
【参考文献】
1 朱俊.档案管理现代化的重要性.中华现代医院管理杂志，2004；2（5）:450-452.
2 顾晔.基建档案工作探析.医院管理，2006；3:39-41.
作者单位：（佛山市第一人医院，广东佛山 528000）