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【摘要】 医院外事工作是医院对外交流与合作的窗口和纽带，更是提升医院科技实力的重要举措。目前，医院外事工作正处在一个前所未有的活跃期，对外交流与合作日益频繁。在这种新形势下，作为医院外事工作真实记录的外事档案工作也将面临新的挑战。为了适应日益发展的医院外事工作，外事档案工作必须进入一个崭新的管理模式，从基础工作入手，创造性地开展外事档案管理工作。
【关键词】 医院；外事档案；管理
Discussion on management of archives of hospital foreign affairs under new situation
Hong Ni
Abstract Hospital foreign affairs play a very important role not only in communicating and cooperating with foreign medical institutions，but also in enhancing hospital capabilities in science and technology.Currently，the hospital foreign affairs are frequently increasing in external exchange and cooperation and are in a greater active period than ever.In this new situation，how to deal with the archives of hospital foreign affairs is also faced by new challenges.Therefore，the archives of foreign affairs must be managed properly in a brand-new modality，by starting with the basic work and creating a relevant procedure，in order to fit in with rapid development of hospital foreign affairs.
Key words hospital；foreign affairs archives；management
Zhejiang Provincial People’s Hospital，Hangzhou 310014,China
Correspondence to:Hong Ni,E-mail：nihongyiyuan@126.com 随着全球一体化的不断发展，医疗卫生领域的对外交流与合作也越来越频繁，医院的外事工作在医院管理中扮演着从未有过的重要角色，医院全方位的对外交流网络基本形成，交流的领域日益拓展。现在既有院际、学科间的科研合作与学术交流，也有越来越多的互派留学进修人员等项目。医院不仅与境外医院合作，也有与来自国际卫生组织、国外民间组织及知名人士个人的友好交流与合作。合作交流领域也不只局限于医疗、科研等领域，现已扩展到了行政管理、后勤保障等医院管理的各个领域。这种全方位、宽领域的对外交流，为外事工作提供了活力，也为医院产生了大量的有价值的外事档案资料，使医院的外事档案急剧增多。因此，为了适应日益发展的医院外事工作，外事档案的管理工作必须进入一个崭新的管理模式。
1 在新形势下加强外事档案管理工作的基础
1.1 提高外事档案工作者素质
1.1.1 改变传统模式 （1）外事工作有其特殊性，一次外事活动往往涉及多个部门，因此形成外事档案资料的部门比较分散，而且随着医院外事工作外延的不断扩展，外事档案的内容和种类也越来越多，这就要求档案管理人员不能沿用过去“等、靠、要”的传统工作模式，要主动跟踪、主动收集。如经常与外事部门保持联系，随时指导规范所形成的外事档案资料，每一次大型外事活动前主动了解活动程序及活动内容，对将要形成的档案材料做到心中有数，外事活动结束后及时收集，及时整理。（2）外事档案不仅是一种历史资料更是一种时效性较强的信息资源，因此，有效及时地利用这种信息资源为外事工作服务是外事档案管理的关键，这就要求档案管理人员必须打破过去“重管轻用”的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变［1］，充分发挥外事档案的信息资源功能，把外事档案的管理工作同医院的对外交流与合作密切联系起来，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下工夫。如：主动征求外事部门对编研材料的需求方向，根据要求编撰出紧跟时代节拍的、高质量的编研材料，及时提供给外事部门。只有档案管理人员从思想上改变过去陈旧的工作模式，不断开拓进取，才能保证外事档案工作在医院对外交流与合作中发挥应有的作用。
1.1.2 在外事档案工作者的继续教育上下功夫 要树立档案教育是终生教育的观念［1］，不但要对医院外事档案管理人员进行档案管理现代化的知识培养，了解医院档案管理现代化的具体内容，而且还要提高医院外事工作者的档案意识和法制观念，对他们进行档案工作的基本法律宣教。同时作为医院外事档案的管理者，也要努力学习外语，了解一些外事管理知识，这样在外事档案的管理及利用中才会更加得心应手，有的放矢。
1.2 开发和完善医院外事档案信息资源
1.2.1 完善外事档案馆藏 随着我国对外开放和医院管理体制改革的深入，医院外事工作出现了一些新情况：（1）医院职工自费出国（境）人数增加；（2）医院管理重心下移，科室级外事活动的范围与数量也较以前增多；（3）各种涉外科研合作、外籍专家来院手术和学术讲学等活动日益频繁；（4）中外互派进修生的交流增加；（5）医院的专家参加国际学术会议的频率增加；（6）外籍人员来院就诊和体检人员增多。因此外事档案来源复杂化，除医院外事管理部门外，各临床科室、医务科、科教科、护理部及出国（境）职工个人都是外事档案的来源者，收集工作容易成为盲点。因此，应强化外事档案的收集工作，如在有潜在外事活动的科室设立兼职档案员，做到凡有外事活动就有相应的材料归档；档案室应配备用以照相、录像、录音等的数码摄录像机、MP3等设备，主动提供给有外事活动的科室和个人，以免造成珍贵的外事声像档案遗漏。以此来丰富外事档案的信息资源，完善外事档案馆藏，为医院的外事工作服务。
1.2.2 积极开发利用外事档案信息资源 医院外事档案有两个基本价值：一是作为医院外事工作的凭证，发挥资证作用；二是作为原生性的文件资料集合，以其丰富而真实的内容作为医院外事工作的可靠情报资料。医院外事档案工作要在努力为医院外事工作提供优质档案服务的同时，积极开辟新的服务渠道，一方面发挥档案的基本价值，直接提供信息查询与资询服务；另一方面要加强档案材料的编研整理工作，围绕医院外事中心工作，在编研材料的质量上狠下工夫，利用各种载体档案，编撰出内容丰富形式多样的档案编研材料，主动为外事工作服务。
1.2.3 创新管理方法，提高工作效率 信息社会给外事档案工作带来更多难题，外事档案管理工作必须改革那些不适应新形势的传统方法和技术，不断创新管理方法，利用计算机及其网络、多媒体和数字化等信息技术，改进外事档案管理的手段，开辟外事档案管理工作的信息化通道，充分利用计算机的检索快捷、方便、准确、高效等优点使外事档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。
1.3 建立健全外事档案管理工作的各项规章制度
1.3.1 结合实际，建立完善的制约制度 如上所述，外事档案来源复杂，种类繁多，因此，要结合医院外事工作的特点制订出完善的《外事档案管理办法及归档范围》，并同时严格执行档案管理的其他规章制度，使外事档案工作各环节的运行有章可循，这是使外事档案得以规范化管理的根本所在。
1.3.2 强化外事档案的保密制度 外事档案有其特殊性，其保密性往往比其他档案要求更高，因此在执行一般档案的保密制度的同时还应强化外事档案的保密制度。对有密级的外事档案要单独登记保管，明确开放利用范围，严格履行查阅审批手续，确保保密工作万无一失。
2 在新形势下创造性地开展外事档案管理工作
2.1 创造性地完成外事档案管理工作 医院外事工作正处在一个前所未有的活跃期，对外交流与合作日益频繁，在这种新形势下，外事档案工作不仅要切实履行其原有职能，还要不断开拓进取。对医院外事活动过程中形成的档案材料要有目的、有计划地进行整理，形成与医院外事工作同步，紧跟形势的，时效性强、质量高的系列档案。同时还要深化延伸服务功能，以馆藏外事档案为依托，配合医院外事部门搞好宣传教育活动。形式可以多种多样，如：（1）举办专题性的《医院外事工作历史图片展》；（2）利用医院网站开辟外事档案专栏；（3）举办外事档案实物陈列等，使外事档案工作步入一个新台阶。
2.2 个性化地完成外事档案的管理 外事档案既具有普通档案的共性又有其特殊性，外事活动内容广泛，所形成的档案材料种类也较多，如外事文件、计划安排、总结汇报、会议纪要、合作协议、来往信件、照片录像、纪念品等内容。外事活动所形成的档案应定期整理，装订造册，分类、分别保管。对于大型的外事活动所形成的档案材料应及时归档，单独立卷。
2.3 注重特殊载体档案的管理 外事档案材料中很大一部分是特殊载体档案，主要有声像档案、电子档案与实物档案。外事特殊载体档案以其更强的直观性和真实性如实地记录外事活动中人物、时间、声音、环境、气氛等要素。然而又因其载体的特殊性在收集管理上应特别加以注重：（1）及时收集，及时整理。一次大型的外事活动结束后立即整理、归档，以免造成因时间一长而导致对其中的人物、事件叙述不清。（2）更新设备及管理软件，配置扫描仪、高配置的计算机，安装刻录机及声像档案柜等。照片要及时扫描，制成电子图库，利用光盘、硬盘等加以保存，并打印出照片以备编撰《医院外事图片汇编册》，方便利用。对过去记录声像资料的录音带、录像带、磁盘等旧的声像档案载体，应该通过电脑将其转换成光盘、硬盘等现代化资料储存载体，以便于保存和管理，并且应该按期检查，按期复制，尽量延长其保管寿命。实物档案也应拍成照片制成图册，并扫描输入计算机，方便查找利用。
综上所述，只要我们充分认识到外事档案管理工作的重要性，提高管理人员素质，合理运用现代设备及技术，创造性地开展工作，医院的外事档案工作就会呈现出勃勃生机。
【参考文献】
1 丛培波，张丽.试论新形势下医院档案管理工作的开展.中医药管理杂志，2008；16（7）：560-561．
作者单位：浙江省人民医院，浙江杭州 310014