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【摘要】 本文阐述了大型医院档案数字化建设的主要特征，分析了目前大型医院档案数字化建设面临的主要问题,提出了传统档案管理和数字化技术的融合、改善硬件、数字化资源建设、档案人才培养、档案利用网络化、信息安全等方面的思考。
【关键词】 医院;档案管理;数字化建设
大型医院档案信息是医院活动的历史记录,是医院各职能管理科室和业务科室的信息聚合,在医院信息系统中密度和存储量最大,数据量以累积式增加,信息来源与流程复杂,信息质量要求与利用率最高。故档案信息管理既是医院信息管理的重要组成部分,也是评价医院管理、活动、技术水平优劣的重要依据。随着医学事业的发展和医疗体制改革的深入,医院档案信息应用价值日益提高,支持行政业务管理和临床、教学、科研总结经验,让科研人员及高层管理人员在繁杂的数据中获得有价值的信息。由于受医院职能特殊性和作用特点表现形式的影响,致使许多重要珍贵的文件资料分散在各个部门科室,给医院工作带来诸多不利。如文书档案以职能部门为主,包括党群人事、行政管理、医疗护理、预防保健、基建后勤、经管会计、科研教学等,业务档案以临床科室积累的病案等资料为主,所以医院档案信息应规范化管理,以数字化管理网络集中起来综合利用，利用档案信息数字化管理,保存大量有价值的档案信息,可加快医院发展。
1 大型医院档案数字化建设的主要特征
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种纸质、照片、声像、胶片等传统介质的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享,它是档案信息化建设的重要组成内容。档案原件数字化,对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用[1]。医院档案数字化建设是基于计算机与网络，将不同载体、不同地理位置的具有应用价值、存档价值的文本文件、图片、数据库文件以及影像、声音等多媒体文件以数字化的方式储存为档案信息，并通过网络进行联接，以供应用，从而达到信息资源共享的目的。特征一：信息存储的数字化是其本质特征，即通过计算机将各种档案、医学信息进行数字化存储，改变了过去单一文字档案的形式;特征二：对设备的依赖性是数字化档案区别于传统档案的另一重要特征。数字化档案的生成、转化与使用都离不开专用设备;特征三：易更改性是基于档案的数字化特性和操作计算机化的又一重要特征。传统纸质档案上任何改动都会留下“痕迹”，而数字化档案却非常易于修改，并且不留“痕迹”，保证了档案的原始性、真实性和可靠性;特征四：存储介质的多样性和高容量性，即由纸质材料扩展为磁盘、CD-ROM和DVD等众多不同的存储材料。由于存储介质本身高容量的特性，使很少的存储材料就可以容纳大量的档案信息，大大地节省了空间;特征五：信息来源的多样化和资源共享性。通过网络的链接可以突破部门和地域限制，在全世界范围内搜集所需的医学档案信息，同时，一份医学档案信息可以被身处各地的用户所应用。此外，档案的数字化建设还有快捷性、不稳定性和不同文件类型间兼容性差等特征[2]。
2 大型医院档案数字化建设面临的主要问题
2.1 基础建设的问题 档案数字化建设的基础是建立先进、齐备的软硬件系统设施,这是档案数字化建设过程中不可缺少的基本条件,目前大型医院档案数字化建设中所需的基础设施配备不够齐全。数字化档案系统作为网上信息资源新的管理模式、高投入、跨学科、资源共享等特点,建设速度较为缓慢,技术力量、技术基础、数据库建设和人才储备等方面相对较为薄弱,这给推进档案数字化建设添加了难度。
2.2 纸质文件和电子文件并存问题 数字化档案室只是一个“信息空间”,要靠传统档案室的信息资源相互联接才可以构成,无论知识载体发生怎样的变化,都需要档案室对一切知识的记录进行收藏,不能因为电子文件的方便、快捷而忽视纸质档案的收藏,虽然电子文件大量产生和应用,数字化档案室的出现替代不了传统档案室固有的一些功能,它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。因此数字档案馆并不会替代传统档案馆,但可以把它看作是传统档案馆的一种“新功能”。因此实行纸质文件和电子文件“双套制”,是纸制文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则,在较长的时期内,纸质文件和电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档,同时还要解决纸质档案与数字档案如何合理配置、哪些档案应该被数字化,什么样的存贮机制最便于利用档案信息等技术问题。
2.3 电子档案的安全保护问题 由于电子文件不受载体传递的限制,时间和空间的制约性差,数字化信息的内容和位置极易发生变化,信息的可变性和易丢失性极大地威胁着档案信息的安全性。因此,在严格执行国家法律法规和建立本单位电子档案管理制度的前提下,必须抓好安全防护：建立网关、防火墙、安装防病毒软件来防止黑客及病毒对电子档案的破坏和恶意篡改;通过加密、验证用户信息、输入调阅口令限定访问、阅读权限;采用密匙管理、数字式签名等技术手段,同时建立与主数据库相脱离的备份数据库,防止主数据库遭到损害后无法工作(任何时候都要同时保持有两个数据库),保证电子档案管理网络的运行。
2.4 档案人员的计算机知识水平应不断提高 随着信息网络技术的大量应用,档案管理员不再是单纯意义上的档案保管者,而是信息资源的管理者、分析与组织者、提供与传播者、信息利用的导航者,因此加强对档案业务人员的培训,提高他们的计算机技术、网络知识和信息的鉴别筛选能力至关重要。
3 对大型医院档案数字化建设的几点思考
3.1 传统管理和数字化技术的融合是大型医院档案管理发展的主体方向 传统的医院档案管理和数字化的医院档案管理的区别只是在发展阶段上的区别,并不是本质意义上的区别，传统的医院档案管理是数字化的医院档案管理产生与发展的坚实基础，数字化的医院档案管理可以使传统的医院档案管理在运用方面更加效率化。传统的医院档案管理和数字化的医院档案管理既有区别又具有内在发展联系,这使人们认识到传统管理和数字化技术的融合是现代医院档案管理发展的主体方向,充分应用各类信息技术和网络环境进行技术革新和服务创新,迅速运用信息技术改造传统的医院档案管理工作,实现档案管理、检索利用的网络化,加速医院档案信息利用建设。
3.2 改善硬件是大型医院档案数字化建设的基础 数字化发展,硬件先行，硬件建设要有前瞻性,要建立一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统，这样,才能为日后医院数字化建设留足发展空间。考虑到医院档案管理以数据保存、处理和应用为主,在选择技术和产品时应选择具有一定的先进性、可即时扩展且易于维护，目前大型医院普遍建立了微机局域网络,但微机局域网的建立要立足高起点,富于规划,不但方便内部信息的交流,还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用[3]。
3.3 大型医院数字化资源建设是发展档案管理数字化的前提条件 医院档案管理的数字化发展犹如无米之炊、无本之木，医院数字化资源建设要立足于做好医院馆藏资源数字化、社会资源医院馆藏化两个方面的工作:医院馆藏资源数字化就是根据医院的学科特点、科研方向和日后的发展规模,建立个性化的数据库,实现文书档案、人事档案、病历档案、科技档案、会计档案、基建档案、设备档案等按目录检索、主题检索和全文检索等分类查询管理。同时,还可根据诊疗和科研的需要,对相关的病历、学术论文等作数字化技术处理,在此基础上建立全方位搜索引擎,实现网上轻松阅读和下载。社会资源医院馆藏化指对社会上已数字化的医疗信息资源进行收集、整合和利用,大力拓展网上资源,通过对医疗信息的搜索、跟踪和过滤,将医疗资源分门别类地加以组织、利用。
3.4 档案人才培养是大型医院档案数字化建设的关键 必须确立“以人为本”的思想观念,即数字化档案管理的专业人员、管理人员及其后续储备人才。而当今医院档案管理工作人员中的“两多”和“两少”现象较为普遍:即低学历者多,非档案管理专业毕业者多;档案管理专业者少,懂信息技术者更少。因此,医院档案管理要实施数字化建设,首先要解决人力资源这条“短腿”问题,必须注重对现有档案管理人员进行信息素质培养,突出信息技术、网络技术的专业教育,使之紧跟信息化的发展步伐。传统时代的医院档案管理工作人员的工作基本模式是人与纸的结合,而数字化医院档案管理时代馆员工作的基本模式是人与计算机的结合,也就是所谓的“人机结合”,工作人员得通过计算机和通讯网络来获取或提供信息服务。数字时代的医院档案管理人员既要有扎实的传统档案学知识,又要兼备一定的医学知识、计算机技术、网络技术、通讯技术知识,会操作、应用现代化设备,并要通晓知识产权(版权)保护和网络安全维护知识,即是通才、复合型的人才。这就需要在这个转型过渡期注重角色的转变:改变“保管员”的角色,成为“信息员”;改变“图书员”的角色,成为“宣传员”;改变“守门员”的角色,成为“指导员”。
3.5 档案利用网络化是加强档案数字化建设,推进档案现代化管理的最终目的[4] 目前大型医院都建立了自己的局域网络,许多医院还同教育科研网和国际互联网进行了连接,这无疑给医院档案提供了一个对外服务的窗口,也为信息资源共享提供了有利契机。利用计算机和网络技术,能通过局域网建立院级档案管理自动化信息系统,要求网络健全、界面清晰,支持WINDOWS NT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多种组网方式,为查档人员随时提供信息查询和传递,拓展利用功能,进一步提高档案利用水平，使档案的利用率明显提高。通过与医院办公自动化系统联网,提供部分应用信息的在线检索和阅档服务。
3.6 安全防范是保障 在医院档案数字化建设中，应采用相应的信息安全技术,在技术上对档案计算机信息加以有效地保护,如防火墙、网络防病毒、认证与授权等技术，防止已存储的档案信息泄露的技术。尤其是档案信息资源共享中,那些价值大、保密性强的权威性信息,容易遭到电脑黑客的攻击,时刻存在着安全保密问题。这就要求管档人员要有高度的政治素质,并熟知计算机知识,档案信息系统应通过注册检查、加密技术、身份验证、防火墙、权限检查、系统日志、数据备份等方式,加强数据及系统安全性,并设置系统恢复功能。电子计算机软硬件技术的不断更新换代,使电子文件自身结构、格式方面必须不断地适应新的“生存环境”。电子文件不再具有固定的存储载体,根据利用需要,人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件,要定期进行复制,转换载体,以防信息损失。对于长期保存不需要修改变动的档案可以刻录在一次性写入的只读光盘上以保证其不被修改。不允许随便使用外来磁盘、光盘等,必须使用时应严格进行病毒检测,在确认无病毒后方可使用。在现有的《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等以外,迫切需要政府健全和完善档案在建立、补充、管理、传递及档案信息网络化过程中一系列的法规制度。总之, 大型医院档案数字化建设,为档案信息资源的管理、开发利用创造了空前复杂而又有利的条件，使档案在医院活动中的重要价值会得到更深度的挖掘及综合利用。加强档案数字化建设,推进档案现代化管理,是对传统档案管理模式一种脱胎换骨的改变,是数字化时代的需要,是新时代档案管理的必由之路,更是新时代档案发展的必然趋势, 最大限度的推动医院信息化的进程。
【参考文献】
1 刘彦丽.关于档案信息化管理的研究.商场现代化杂志,2005;4：167-168.
2 邹伟浓.“上海召开防治非典”档案工作座谈会.上海档案杂志，2003;4：52.
3 陈晓华.现代信息技术在档案馆期刊工作中应用.情报科学杂志, 2008;2：93-94.
4 汤宁.加强网络环境中期刊资源的建设.图书情报知识杂志, 2007;3：33-34.