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【摘要】 信息化是科教兴市的开路先锋，是增强城市功能的强大支撑，是优化经济结构的必然选择，是促进城市协调发展的有效途径。信息化对于经济和社会发展有着极端的重要性。加强档案信息化建设势在必行，从传统的纸质载体逐步进入了数字化的历史新进程，档案信息化已成为我国档案界和档案工作者今后工作的重要目标，对档案的管理提出了更高地要求，为利用者提供了跨越地域和时空的一种全新而又便捷的方式。档案的信息化是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，是档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地摸索和总结，从多方位、多渠道入手，采用各种有效的手段和方法，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。
【关键词】 档案;信息化;档案管理
信息化是科教兴市的开路先锋，是增强城市功能的强大支撑，是优化经济结构的必然选择，是促进城市协调发展的有效途径。信息化对于经济和社会发展有着极端的重要性。正如《国民经济和社会发展“十五”计划》指出的那样，“大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。”档案事业是社会主义现代化建设事业不可或缺的重要组成部分，因此档案工作要与经济和社会各项工作同步发展，同样离不开信息化。
1 人才队伍的培养档案信息化
建设是一项长期而艰巨的战略任务，要担当起这一历史重任，必须有较高的政治素质，良好的职业道德和崇高敬业精神的档案专业人员，这一方面是由档案工作的政治性、服务性决定的;另一方面，信息技术、网络技术在档案领域的应用，电子文件、电子档案的安全问题对档案管理人员提出了更高的要求，不仅需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，还要学习和掌握现代化管理思想、现代化管理技术，计算机网络技术，并有机地与档案工作结合起来，边实践边学习。人的素质决定信息化建设的进程，因此多方面、多渠道地提高档案人员的业务素质及计算机技能是档案信息化建设的重要环节。
1.1 参加档案专业知识的培训 档案专业知识是各行各业档案工作的基础，没有良好的、扎实的档案专业知识，我们的工作进步和发展将无从入手。因此毋庸置疑，参加各类档案专业知识的培训，将是我们每一个从事档案工作者，长期、不可或缺的内容。
1.2 提高档案人员的电脑运用水平 档案信息化建设离不开人才，它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
1.3 加强档案人员法律保护意识 2005年我国颁布了《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》《计算机信息系统保密管理暂行规定》等等保密规章制度，并通过多种途径来加强保密培训，切实增强各级干部，特别是涉密人员的业务素质和保密责任意识。档案工作人员在严格遵守《中华人民共和国档案法》等相关档案法规的同时，更应严格遵守保密制度，逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，制订完善的信息安全应急预案。在当今信息化建设迅猛发展的趋势下，档案工作法律意识，可谓是新时期对档案人员提出的新要求，在推广使用档案信息化管理系统时，为了防止档案信息失密、泄密和丢失，一定要把档案法律保护意识放在突出位置，这样更能确保管理系统数据的安全、可靠和完善。
2 人们意识转变
2.1 增强领导档案意识重要性 领导意识要创新。档案信息化工作与人们日常工作、乃至城市的发展息息相关。档案信息化的工作者，特别是领导者，要站在历史的高度， 密切关注档案信息化工作中出现的新情况、新问题，对档案工作要不断创新。如果领导缺乏开拓精神，创新意识薄弱， 工作上因循守旧、按部就班，那么，档案信息化工作就难以发展，甚至倒退， 所以档案信息工作中领导的认可、支持和创新意识是关键。
2.2 档案专职人员的信息化意识 从档案管理到档案信息化管理是一场革命，实际上是以转变观念为前提的档案工作创新。创新是档案信息化与否的关键。不能拘泥于传统的手工的档案管理模式和方法，应有的放矢地开阔视野、大胆地将现代化的技术运用于档案工作中。
2.3 档案利用者的信息化意识 档案作息化工作实施和发展，最终还是为利用者的方便，服务意识也越来越多的渗透到了原本“闭门造车”的档案工作中，成为一个双向的工作。在档案信息化的发展的过程中，也需要那些利用者的合作和反馈，“哪些做得好，那些还需要改进”这样的问题最有发言权的也只有利用者。因此，利用者的档案信息化意识直接影响了我们工作的优劣。
2.4 社会群体的档案意识 档案意识的淡薄使档案信息化缺乏应有的精神动力，良好的档案意识是档案信息化建设的有力推动。一个有着良好的档案意识的社会，必然对档案信息有着高度的认知，能充分认识到档案信息对社会发展的重要性，一旦社会成员普遍具有良好的档案意识，必然产生运用档案信息价值强烈要求，这种强烈要求将进一步转化为档案信息化建设的重要推动力，使档案信息纳入整个社会信息系统建设的框架之中。同时档案的信息化建设，不但要有一定的社会成员对档案的信息属性有着深刻的认知，而且还要有在此基础上对档案信息有着价值上的认知，这样才能真正有从社会信息的角度去看待档案，才能更好地把档案信息融入于社会信息系统。
3 档案信息化制度的完善
档案信息化要顺利发展，必须要一套行之有效的规章制度来统一和规范，通过规章化和内部法制化形式。加强制度建设和科学规范的管理，是信息系统能够正常运转和有效应用和推广的保证。从目前信息化工作发展的现状看，虽然信息化管理方面都有一些初步制度，但是由于缺乏系统性研究，面临很多问题。信息化管理制度的不完善，造成信息化发展不均衡和失败率高，是信息化不能深入开展的重要原因之一。目前，信息化管理制度主要存在两方面的问题。一是信息化管理制度的内容不完整，制订的方法不科学，信息化管理制度制定工作缺乏科学、规范、合理、全面的方法。从总体上看，目前信息化管理制度内容，侧重硬件和网络方面的制度管理，而缺乏对软件、IT流程管理、IT资源的内容管理，信息化管理制度不能科学全面地覆盖各项信息管理工作，造成信息化管理上的漏洞。二是信息化管理制度流于形式，缺乏必要的约束力。由于信息化管理制度体系不健全，信息化管理制度多数成为项目建设档案保存或成为应付相关检查的材料，信息化管理制度只是形式，对于违反制度行为和相关人员并没有任何直接约束，影响到信息化制度工作的权威性，制约着信息化工作的深入开展。在社会信息化加速时代，人们对信息要求全面、准确、快速、方便。由于信息需求量的增加，人们的注意力就不只局限于某一方面，而会更多地注意到档案部门之间的联系，着眼于档案信息与其他信息的联系，因我们管理体制的问题，档案管理存在条块分割、横向联系堵塞，各系统间沟通少，标准规范不统一，造成档案信息交流的困难。需要政府宏观控制，大力加强横向联合，共同进行档案信息化建设过程中涉及的相关标准研究、制订、实施，在档案信息化建设过程中规范相关责任者的行为，按照标准统一实施，借助信息资源的网络化管理，最终形成一个更大的信息系统，建立一个范围更大的信息管理体制，实现档案信息资源的共享。
4 硬件设备的改善在档案信息化
建设的过程中，将采用多种信息处理技术和产品，这些技术和产品必须是成熟、可靠和先进的，以保证信息资源建设和利用的便捷。另一方面，档案信息资源的保存利用是长期的、永久的，这样必须要求资源建设硬件设备必须是适用的、标准的。纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络。构建档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，是信息化建设得以进行的必要基础。这就需要强有力的硬件设备的支撑。具体采用什么方式，各单位应根据自己的实际情况，按照经济适用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来购置。(1)电脑设备;(2)库房设备;(3)贮存设备。总之，计算机应用的日益普及和电子文件的大量涌现，实现档案的信息化管理，已成为当前和今后一个时期档案部门和档案工作者面临的一项重要任务，而我们也必须加大步伐、审时笃势地发展信息化档案工作，使之发展更快、更好、更合理。