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【摘要】 随着改革开放的不断深入，人事管理制度也进行改制，在新形势下,对医院人事档案进行有效管理成了迫切需要解决的问题。本文就当前医院的人事档案管理出现的新情况、新问题提出了相应的对策，以更有力地推动医疗卫生事业的长足发展，提出了一点自己的看法，希望能对医院人事的档案管理有所帮助。
【关键词】 医院;人事档案;管理
医院人事档案工作是医院人力资源管理的支柱,是医院档案的重要组成部分,也是国家档案的重要组成部分。通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。在我国劳动人事制度改革的深入和人员流动政策的逐步放开形势下,强化医院人事档案管理,深化医院人事档案管理的机制建设,对于促进医院人力资源管理和人才资源开发起着重要作用。
1 深化医院人事档案管理的必要性
随着我国改革开放的不断深入,市场经济体制、体系逐步建立和完善,人事管理制度也就随着市场经济的发展进行改制,在新形势下,医院如何加强人事档案的管理,这是当前迫切需要解决的问题。
1.1 从档案管理现状看，深化人事档案管理是不可或缺的工作
一是人事档案管理秩序混乱;二是传统的人事档案管理制度不能满足经济条件下对个人信息的了解;三是有的领导认为,制度已改了,有无档案无所谓,需要人才到人才市场上去挑选就行了;四是部分医院存在烂档、散档、材料收集不齐全,没有整理,内容颠三倒四的现象。医院人事档案管理的优劣直接反映出医院的管理水平和能力要把医院人事档案管理提高到一个高度来认识,因此,深化医院人事档案的管理,有着它的必要性。
1.2 从改革形势上看,加强医院全面管理的重要措施
当前我国劳动人事制度改革的深入,人员流动政策逐步放开,人才市场建立和机制管理的基本形成,就业大门的打开是劳动人事制度改革的必然趋势。改革给医院带来活力,给就业者带来机遇, 也给医院在人事档案管理工作上带来了巨大的压力,如人员进出频繁,档案材料不健全,有的更无从收集和查找,有的只是一纸一档就进医院工作。为了面对困难,解决问题,加强医院的全面管理，有必要深化人事档案的管理工作，贯彻劳动人事制度改革的方针,做好档案材料的收集、补充,使档案达到完整齐全,为医院管理服务。
1.3 从市场经济发展看,深化人事档案管理是增强医院竞争力的要求
随着经济建设的发展迅猛,医院的竞争就更为激烈,医院要建设、要生存、要发展成了新时期改革焦点,人才竞争是重点,人事档案是信息,它比信息价值更高。人力资源管理离不开人事档案提供的信息,而人事档案管理工作所有的业务活动都是为输入或输出人事档案信息,为人力资源管理活动服务。因此,一个医院要成为真正有竞争实力的单位,一定要尊重知识,管理好人才,深化人事档案管理,坚持人事档案管理工作原则,使档案管理工作服务于经济建设。
2 当前医院人事档案管理存在的问题
随着各种医院的兴起与发展,人们就业门路得到拓宽,人才的流动规模越来越大,速度越来越快,有利于社会的发展,也在一定的程度上满足了择业者个人的愿望与发展。但是流动人员在医院流动量过大过快,给医院的人事档案管理带来一定的压力，出现不少新情况、新问题[1]。
2.1 人事档案管理的意识不到位
长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。领导的管理意识不到位使得人事档案管理事业发展缓慢。其原因:一是有的医院对人事档案管理有着等待、观望的现象,希望有一套全面的管理制度下来,使管理工作少动脑筋,或者不要操那么多心就行了。二是对出台的政策规定执行不力,管理不力。三是解决问题不及时,审批的层次多,拖延解决问题的时间,老的问题没有解决,新的问题又在交替上升或新的问题用老的方法处理,管理的制度在原地踏步。四是有的单位甚至墨守成规,不敢打破一些旧的条条框框。
2.2 人事档案管理的机制不健全
由于领导的档案意识淡薄，造成了管理机制不健全。对归档范围内的材料不能及时上交，甚至根本就不交，严重影响了档案材料的收集，人才引进和输出不规范,造成人事档案管理混乱。其原因:一是部分医院领导对新时期的人事档案管理认识模糊,重视不够,认为人事部门把人员招进来做工就行了,档案不重要。二是引进人才的职能部门办事敷衍,只要是档案,不管材料是否齐全,拿回来就行了。三是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多医院对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。
2.3 人事档案收集的内容不齐全
由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。一是重复填写的内容较多，如出生年月、参加工作时间、文化程度等材料在内容和形式上是雷同的。二是反映医务人员业务能力和工作业绩的材料较少，个人档案以履历表、职务变动、工资变动为主。从这些档案材料中不能全面反映医务人员个人能力、业绩、继续教育、学术成果等情况。三是在考核性、鉴定性的材料中，程式化定性描述较多，而反映个性或定量的材料较少。
2.4 人事档案管理方式不科学
随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。其原因:一是部分医院对科学管理档案的意识不强,没有什么科学讲,反正是在管,在纸堆里打转转。二是部分医院环境和条件差,如库房小、光线暗,一张桌子、一把椅子,根本展不开工作,更谈不上电脑和网络设备了。
2.5 人事档案管理人员的素质不高
在医院人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没能纳入计划和要求，档案管理人员缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平落后，缺乏创新和活力。使人事档案没有发挥出应有作用。其原因:一是在人事档案管理上有的医院随意安排人事档案管理人员,知识结构不合理,专业知识少,对业务不精通。二是政治素质不高,法律法规制度的观念淡薄,责任心不强,缺乏行业道德精神,工作作风不扎实,不敢迎难而上等。三是医院人事档案管理中年龄偏大、力不从心。
3 医院人事档案管理的对策
针对目前人事档案管理的现状及存在的问题，我们在分析与思考之后，须作出相应的对策，进行相应的建设，才能推动人事档案管理工作进一步向前发展，增强医院的医疗卫生市场的竞争力[2]。
3.1 提高认识，进一步加强对档案工作的领导
一是认真贯彻执行人事部门关于人才管理的法律法规文件,提高对人事档案管理的认识,明确人事档案管理是政府的一项行政职能,不是市场化的商业服务行为。二是加强医院领导的自身学习,掌握医院人事档案管理的业务知识,提高对新时期人事档案管理的认识,明确医院的人事档案工作是人力资源管理的支柱。三是加强医院劳动人事部门的职能作用,做好人事档案管理工作的监督，发现问题及时解决。四是加强对引进和输出的当事人进行、沟通、联系、征求当事人档案材料如何保管的处理意见,使档案能得有序的保管。
3.2 健全制度，进一步规范档案资料的管理
人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会使我们无章可循、无所适从。因此建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此各单位要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，对永久、长期保存的档案应定期向上级档案主管部门进行移交;其次为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。
3.3 提高质量，进一步提高档案的开发利用率
收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案材料的形成除个人提供外，主要由办公室、人事科、科教科等部门提供。人事档案管理部门应主动与材料形成部门联系，掌握材料形成规律，做好平时经常性的收集归档工作。人事档案管理人员必须积极、主动、细心，做到手勤、嘴勤、腿勤，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档;对于不属归档范围的材料及时退给有关单位，做到不散失、不积压。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。人事档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容，包括档案信息的开发利用等。
3.4 科学管理，进一步提高档案管理的现代化水平
人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。这就要求档案管理部门对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率，为推动医院人力资源管理和医院发展，加快步伐，在医疗、科研、教学及聘任、选拔人才等方面发挥更大的作用。
3.5 提高素质，进一步更新档案管理的服务理念
随着科学技术的迅猛发展和广泛应用，医院人事档案工作者面临着严峻的挑战，不提高自身文化素质和业务素质，就很难适应新形势的需要。同时，医院人事档案管理工作，必须在思想上明确认识，要从单一的保管转移到服务及利用上来。新时期医院人事档案管理工作，要以提供利用、服务为根本目的。人事档案的任何环节，都必须服务于利用，只有明确这个宗旨，才会提高工作的自觉性，发挥主观能动性，变被动为主动。因此，人事档案工作人员一是加强人事档案管理工作人员的时事政治,法律法规学习,提高政治思想素质,进行文化业务知识培训,强化行业道德教育,参加工作技能训练,全面提高人事档案管理工作人员综合素质。二是要求实行人事档案管理人员知识化、专业化、现代化、年轻化。三是在人事档案管理中树立起一支勇于开拓、敢于创新、善于吃苦耐劳的坚强管理队伍,为人事档案管理事业的发展做出应有贡献。 综上所述,在新时期不断增强医院人事档案管理的意识,不断深化医院人事档案管理工作,不仅对医院在加强管理上有着重要意义,而且对医院人力资源作用的发挥更有重要意义,它必将更有力地推动医疗卫生事业的长足发展。
【参考文献】
1 李嶙朔. 干部人事档案管理存在的问题及其对策 .档案，2010，4：59-60.
2 张灵均. 新时期人事档案工作存在的问题及解决对策. 黑龙江档案，2010，4：60.