疾控机构声像档案管理浅析

【摘要】  随着现代科技的发展，档案馆收藏资料向多种载体发展。如何管理好声像档案已成为疾控机构档案管理中的一个重要课题。本文就当前疾控机构声像档案普遍存在的问题，以及针对问题如何对其进行改进和完善，以便于有效利用，提一点自己的看法，希望能对疾控单位的声像档案管理有所帮助。

【关键词】  疾控;声像档案;管理

　　由于现代科学技术的发展，记录知识的信息载体正向高科技、多媒体的趋势发展。声像技术因其图文并茂、形象直观、信息传播速度快而使其在医疗、教学、科研等管理活动中的应用日趋广泛。疾控机构档案馆收藏资料的载体也由单一的纸质载体向磁、光、声像介质等多种载体发展。因此，加强声像档案的管理成为疾控档案信息管理中不可分割的部分。但是目前声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了声像档案的保管及利用，究其原因，主要表现为以下几方面。

　　1 声像档案管理存在的问题

　　1.1 归档意识不强烈，声像档案难以及时完整归档

　　疾控机构档案馆自身对建立声像档案工作的认识和自信心不足，有“无奈、畏难和安于现状”的情绪，工作上缺乏主动性，忽视对声像档案重要作用的宣传和培训，造成了疾控各业务科室对声像档案的不了解。例如，许多业务科室认为只有红头文件、工作资料才是档案，而平时摄录像的胶带底片不需要存档保管。甚至还错误地认为片子谁拍的就应该放到谁的手中保管，这样才更方便科室和个人使用。由于这些认识上的误区，造成了许多声像资料未归档，且多数照片、底片分家，文字说明遗漏遗失。一些本来是很珍贵的照片，由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。

　　1.2 管理制度不健全，声像档案无法集中妥善管理

　　很多疾控机构的声像档案的管理法规和业务操作规范不够完善，缺乏必要的管理制度，有的虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。且保管条件较差，例如未设置声像档案室或配备声像档案专柜，多数单位都将声像档案存放在文书柜内与其他档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求，致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，损失将无法挽回。

　　1.3 收集渠道不畅通，声像档案匮乏并且流失严重

　　许多疾控机构的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。加之征集措施不得力，渠道不畅，造成声像档案匮乏。特别是一些单位组织重大活动、重要会议，虽都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案，其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强，形成的档案不及时归档，用完之后就归为己有或是下落不明，造成档案的流失。

　　1.4 摄录人员不专业，声像档案的数量、质量受影响

　　由于疾控部门的卫生专业准入人员的限制，真正具有摄像专业水平并专职从事摄像的人员极少，大部分是兼职，摄像知识也多属于自学成才。加上人员的年龄结构、性别结构、文化结构的差异，很难培养出适宜做声像档案工作的专业技术人员。且许多摄录人员缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，认为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。从而造成部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全、不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

　　1.5 设备使用不合理，声像档案产生及归档不及时

　　随着国家和社会对疾控事业的高度重视及工作需要，疾控部门的健康教育及其他科室的声响设备有了很大改善。基本都配置了录像机和数码相机等常用摄像、照相器材，但是这些设备管理都比较混乱，没有制订声像设备管理制度或相应的使用要求，致使有点设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用，有的设备存放在科室或个人手中，有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用，最终造成一些活动没能及时摄录，档案没能完整地保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了空白。

　　2 声像档案管理的对策和建议

　　针对声像档案管理存在的诸多问题，我们应该按照科学的发展观的要求，与时俱进，结合实际工作，不断改进和完善，具体有以下对策和建议。

　　2.1 加强领导，在争取重视上多用心

　　档案既是历史的凭据，也是领导工作的好帮手、好参谋，各部门领导要充分认识到档案是领导决策的重要依据，要把抓档案工作与抓卫生防病工作同步进行，同等对待。档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇，服务疾控中心工作。结合本地、本单位疾控中心工作，通过馆藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

　　2.2 多措并举，在完善制度上下工夫[1]

　　一是强化制度建设。健全完整的工作制度，规范各项工作程序，使档案管理始终保持在制度化的轨道上运行，对声像档案的管理工作质量是至关重要的。立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。确保有关法规和制度落到实处，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法可依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。二是强化监督管理。针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并将其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下工夫;对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理，加大指导监督力度，不留死角。 三是强化规范整理。根据本单位声像档案的实际情况和开发利用的要求，对声像资料所反映的内容和专题进行分类，然后按照分类，将声像资料组合成案卷。在完成了声像资料的组卷、编号及文字说明后，填写卷内目录，卷后附备考表，用来注明该卷照片在整理过程中需要说明的问题，最后立卷人及检查人在备考表上签名，以示负责。

　　2.3 创造条件，在基础建设上做文章[2]

　　一是加大资金投入。近几年，中心先后投资10多万元配备了新密集架、空调、电脑、摄像机、数码相机、扫描仪等仪器设备，目前，中心17个科室有35台声像设备,其中照相机31台，摄像机4台，扫描仪2台，完全可以满足各所科室摄录人员的需要。考虑到声像档案对恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等环境要求，将声像档案独立成卷并单独存放，并严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。 二是加大人员投入。档案反映实际工作，它贯穿于疾控工作的始终并且涉及疾控工作的每一个方面，因此它不是档案员的个人工作，而是全中心职工的共同工作。为此，中心抽调了各所、科、室力量，配备专兼职业档案员17名，均具有大专以上文化水平。对各种门类、载体的档案实行集中统一管理，形成了主要领导—分管领导—科室主任—科室档案资料员的较为完善的档案管理工作责任链，还定期安排专兼职档案员参加学校培训，让他们掌握一定的拍摄、刻录、保管等技术，提高他们对现代声像技术的操作应用能力。

　　2.4 全面出击，在疏通收集渠道上求实效

　　收集工作是积累声像档案的基础工作，没有收集工作就没有声像档案，声像档案的利用也就无从谈起。根据目前疾控工作的七大职能、业务范围和特点，本中心确定了切实可行的声像档案制度和管理细则，明确了收集范围：(1)本单位召开的重要会议和重要活动形成的照片;(2)本单位在外事活动中形成的照片;(3)本单位处理突发公共卫生事件、重大疾病和自然灾害中形成的照片;(4)本单位荣获国家、部、省级奖励的照片;(5)反映本单位重要职能和考研、宣教、培训的照片;(6)上级领导视察、考察本单位工作现场的照片;(7)反映本单位重大建筑工程基地的原貌、奠基仪式、竣工落成典礼形成的照片;(8)其他有保存价值的照片。 实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合实际，本中心采取多种形式收集。主要有：(1)通过正常移交接收。科室移交档案室。(2)重点科室重点收集。对本单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。(3)重点人物(摄录人员)直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派(或聘请)摄录本地区的重大活动、重要会议、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。(4)广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。(5)建立声像档案外部收集网络。把收集重点放在电视台、报社等媒体单位，另外，还委托一些艺术造诣较高的专业摄像、摄影人员对重点景物进行拍摄。 综上所述，档案馆自身对疾控声像档案工作认识的提高和重视，疾控档案主管部门领导的关心支持，加上必要的声像档案经费的保证，合理的档案人员结构，是保证声像档案建立和稳定发展的主要因素。在迅猛发展的新形势下，要重新认识疾控声像档案在疾控档案馆中的地位和作用，以不断提升这一特色档案的活力和效应，充分利用其优势为疾控事业服务，为人民健康服务。

【参考文献】
  　1 李义坤，郑国芹. 企业的声像档案管理. 档案管理，2010，4(185)：77.

　　2 黄琼芬，王竹熙，洪梅.城建声像档案管理的难点及措施. 城建档案，2010，6：31-32.