点击显示 收起
健康，是人人追求的目标，是人类最宝贵的财富，特别是随着经济发展和社会进步，健康的概念更为宽泛，它已涉及到人口、经济、社会稳定与发展等诸多方面。而健康信息又是维持和促进健康的重要资源，为把这一资源尽快而有效地输送给广大人民群众，使每个人都能掌握健康的主动权“人人享有卫生保健”，使整个社会营造有利于健康的环境，就必须抓紧抓死并不断改进健康教育工作，使其走向科学化、规范化、制度化的道路。为达此目的，对健康教育档案资料进行规范化管理和利用，以便及时总结经验教训，以利再战，就显得尤为重要。
1 健康教育档案规范化管理及其意义
每一项健康教育项目与活动，总是要经历规划、设计、实施和评价这几个阶段，在这一整个过程中，将形成大量不同载体的档案，其中有文书档案、专业档案、照片档案、声像档案、实物档案等。而档案人员必须自始至终时时刻刻关注项目的进展情况，并随时收集在过程中形成的一切资料，本着平时收集和年终收集相结合、方便实用的原则，及时将汇集的材料编排入档案建立有条不紊、简便易行的检索程序，这种科学的管理方法就是规范化管理。近几年来，本站就是采取这种方法，针对档案卷宗数量多、记载的信息量大等特点，将健康教育档案单独存放，在分类上也采用建立综合档和分户档相结合的办法，使这些档案存放有序，调度方便。这种按照资料档案的规范化管理要求，做好各种健康教育资料的收集、整理、贮存和交流、利用的方法，有效地克服了过去那种存放混乱，检索困难，使用不方便的弊端，对指导工作、制定计划、开展调查研究，提高工作效率、实现与发挥档案的存放价值起到了不可估量的作用。
2 健康教育档案的分类及内涵
健康教育档案种类繁多，内容丰富，根据多年来的工作实践情况，笔者认为以下几类资料是必须立档的。
(1)本地区社会经济、文化教育、风俗习惯、卫生服务、人群卫生知识水平、健康水平、专业机构、人员、设备等基本资料；
(2)健康教育规划、年度工作计划、总结；
(3)调查研究、科研设计、效果评价的原始资料、总结、报告、论著等；
(4)自己编制的和外地交流的各种文字、声像、摄影宣传资料；
(5)基层社区健康教育达标及典型单位活动计划、总结、工作简报；
(6)卫生影视片、广播、报刊的播映、刊出记录；
(7)各种专业会议、培训、交流的业务资料。
3 健康教育档案规范化管理程序及其质量控制
对健康教育档案的管理程序及质量控制，如同一般档案相仿，一般要经过以下几个环节：聚材、审定、立卷、抄写、装订、分类、排列、编号、装盒、输入微机确保归档文件的安全保密和便于查找利用。现分述如下［1］
3.1 聚材
就是把各部门形成的健康教育材料，广泛的搜集起来，这一环节的基本要求就是一个“多”字。这不仅仅是个“数量”要求，其实，它正是对于“质量”的保证，因为只有从多的数量中经过鉴别、比较才能筛选出质量高的文件，所谓量中求质，就是这个道理，因此在搜集材料时，要不厌其多，竭泽而渔。
3.2 审定
就是对文件的准确性、完整性、一致性、价值性和机密程度进行鉴定。具体做法就是把搜集来的大量材料一一进行审查、对比，从中选出质量更高，更有承上启下意义的文件，作为立卷入档资料。在这一关口中，重点把守一个“严”字。因此，审定材料时一定奔着少而精的原则，做到对该入档的一件不落，不该入的一件不多。这不仅可以减轻归档负担，还可保证入档材料的高质量。
3.3 立卷
立卷也叫归档。也就是在收集和审定材料的基础上，按照预立卷条目将材料分门别类地编成案卷，以备日后使用和查考。立卷的主要程序和做法是：对审定的材料进行分类、编排页数序码、登记卷内目录、写出案卷标题、装订、填写卷皮、登记案卷目录、输入微机。这些工作依次做好，就完成了立卷工作。在这一过程中还须注意以下几点：
(1)入档材料的载体、字迹一定要规范。要求纸质载体规格一律为16K型；归档文件材料为A4型；字迹为耐久和较耐久的碳素、蓝黑墨水或黑色复印粉等，不得使用容易变质的彩色笔、铜笔等。
(2)在分类时对归档文件可以采用年度-机构(问题)-保管期限进行分类，也可以采取保管期限-年度-机构(问题)等方法进行分类。归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由、时间和重要程度进行排列，对会议文件、统计报表等文件可集中排列。
(3)归档文件应以“件”为单位进行装订。根据文件的价值程度，可分为永久和定期两种。永久部分可采用左侧装订，先将左、下侧对齐，然后用档案专用装订线以三点一线的方法进行装订；对定期保存的文件，可保持原装订形式，其散页可用订书器装订。
(4)对归档文件编排件号时，其方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺利从“1”开始逐件编号，并在文件首页上端偏右侧加盖归档印章和填写相关内容。
(5)对归档文件，应依据分类方案和室编号顺序，用标准纸张编制归档文件目录和封面，再将目录输入微机并创建检索，以备查找。
(6)对未能入档的材料，须经有关人员严格审查登记后，并在其监督下销毁，严防丢失泄密或错销。
4 健康教育档案的利用和效能
对健康教育档案进行规范化管理有其重要的意义和作用，因为这些档案不仅表达了上级精神和我们以往工作的意图，而且还对这些精神和意图的贯彻实施提供了明证，它不仅如实地记录了健康教育工作的进程，还总结积累下大量工作经验和教训，这对发扬成绩、吸取教训、改进工作起到了巨大的指导作用。
首先，健康教育档案对本市的社会状况、经济文化、民风民俗、人口、生活习惯、人群健康水平和卫生知识水平都有所记录，这些宝贵史料都为健康教育机构的规模、人员设置、教育设备的购置及制定健康教育计划和每年所达目标提供了依据，使各项工作更加有的放矢。从这个意义讲，可以说档案是领导进行宏观决策的好参谋。
其次，为健康教育工作的方式方法及效果提供了理论和实践方面的经验教训，使我们的工作不再墨守成规，而要与时俱进。例如在计划经济时期，广大农民都集体劳动，本站曾根据这一特点组织了卫生宣传队，深入田间地头，用人民群众喜闻乐见的形式对农民进行健康教训，收到良好效果；还责成每县、站制作一块卫生知识展版，采用集中巡徊展览的办法，赶集上店，也收到事半功倍的效果；还采用在医院门诊、工厂、车间设立卫生知识宣传画廊的办法普及卫生知识，皆收到良好效果，这些史料在档案中均有记载。随着改革开放形势的发展，有些方法过时了，有些方法仍然有成效，我们可以翻翻档案，针对当前特点，扬长避短、与时俱进，把健康教育搞得更加有声有色。
其三，为健康教育进行探讨性的研究提供可靠资料
在我们的档案中，20世纪60、70年代我们对农民大力宣传公共卫生和保护环境卫生知识，在广大农村掀起了“四改造”热潮。诸如：粪便无害化处理(泥封发酵、沼气池)和对炉灶、猪圈、鸡窝、厕所进行改造也收到过防病灭病的奇特效果。我们是历史唯物主义者，不应割断历史孤立地看问题，而应认真总结探讨好的经验，吸取失败的教育，这对指导当前的健康教育工作是很有益的，而档案又为我们提供了很好的史料。
【参考文献】
1 张婧.公文处理与归档管理.北京：学苑出版社，2003，5.
作者单位： 253014 山东德州，德州市卫生防疫站
(编辑：邓锋)