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【摘要】 本文介绍了一种如何利用常用软件(Excel)的成熟功能，通过再开发，应用到固定资产管理的方法。方法构思巧妙，具有操作简便、实用性强的特点。而且灵活性强，开发成本低廉，十分适合中小企事业单位(公司)的实际应用。
【关键词】 计算机应用;财产管理
目前，市场上尚无成熟、统一的固定资产管理软件，一些市售或定制的成品，姑且不论价格因素，与使用单位的管理要求往往差距又很大。笔者多年前利用office办公软件中的Excel软件的制表与统计功能，完成了固定资产台帐的立帐与统计等工作。近十年的工作实践证明，该方法不仅节省了大量软件开发费用，并且只要使用者掌握了一定的Excel基本操作技巧，完全能胜任固定资产管理的帐务管理，十分适合中小企事业单位使用。具体方法如下。1 台帐的建立
我们首先建立一张Excel空白工作表，先对表中的字段进行定义，如：流水号、财产名称、财产编号、购入日期、生产厂、购入价格、使用部门、折旧率、折旧后价格等等(这里“自由度”很高，完全可以根据实际需要自定义字段，与市售或定制的固定资产管理软件相比，优势显见)。表格完成后，把本公司在用的固定资产每件一一录入。需要说明的是，为使统计准确，对统计中今后要使用的关键字段的内容，如财产编号、使用部门等，录入时名称一定要划一。然后，进行认真的核对。这样，整个单位的全部固定资产，在一张表上就能全部展现出来。我们可以把这张表的名称命名为“原始表”，存盘后文件可取名为《××××年××月固定资产》。备用。2 台帐的使用
为保护原始数据不被误操作破坏，我们打开刚才存盘的《××××年××月固定资产》文件，再添加一张新的工作表，可定名为“过渡表”，把“原始表”中的数据，用粘贴的方法，全部拷入，以便进行任意的帐务处理。
(1)固定财产的分类统计：添加一张新的工作表，可以把这张表的名字命名为“分类帐”。把“过渡表”中的数据全部拷入，打开Excel 的“数据”→“筛选”→“自动筛选”菜单，以“财产分类”为关键字，进行筛选，完成后即得到本单位各类财产的数量、总金额等信息，一目了然。若要进行分类汇总，则先选中整个工作表，打开“数据”→“排序”菜单，先按关键字进行排序，然后打开“数据”→“分类汇总”菜单，按照上述同一个关键字进行分类汇总，打印后即得到分类统计清单。(2)固定财产分户帐的建立：添加一张新的工作表，可以把这张表的名字命名为“分户帐”。把“过渡表”中的数据全部拷入，打开Excel 的“数据”→“筛选”→“自动筛选”菜单，以“使用部门”为关键字，进行筛选，完成后即得到本单位各部门的固定资产情况，完成后并进行分页打印，即得到本单位各部门的固定资产分户帐。打印装订后，可下发给各部门的财产管理人员备案。(3)固定资产的折旧：添加一张新的工作表，可以把这张表的名字命名为“折旧表”。把“分户帐”中的数据全部拷入，利用Excel的累加功能，自动计算出每部门固定资产的当月折旧费。各部门的折旧费用全部累加后，即得到本单位当月固定资产的全部折旧费(为简便，也可直接进行“分类汇总”操作)。(4)下一月度的固定资产帐务处理：把上月(《××××年××月固定资产》)的整个Excel文件全部复制为一个新的文件，如《2009年08月固定资产》、《2009年09月固定资产》，每月生成一个固定资产文件，进行操作。现在电脑的存贮量极大，每月几个兆的文件存储量实在是“小菜一碟”。(5)固定资产的新增和报废：新增：打开“原始表”，录入新增固定资产，再重复前述的操作。报废：添加一张新的工作表，可以把这张表的名字命名为“报废表”，根据报废清单，把经核准需要报废的每件财产的记录从“原始表”中用“剪切”的方法，移入该工作表，进行统计并核对，并随即制成清单。(6)当然，我们还可以利用Excel的图表功能，对统计结果用直方图、饼图、折线图等图表进行显示，既美观又直观;对在册的每件固定资产，需要时可添加“批注”备忘;需要时也可以每一个字段的定义名进行检索统计等等。这种灵活性与实用性，可是市售或定制的固定资产管理软件所没有的。
多年的实践证明，本方法不仅简便，而且稍加修改还能应用到一般的仓储管理、图书管理等方面，可谓简单实用。
*注：该“分类汇总”的操作方法在本文提及的折旧、报废等操作中均可使用，十分简便。