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Design and operation of internal control hospital medicine purchases
Bo Zhang,Shuangyin Yan,Sheng Cang
Abstract
Sound internal control system is an important symbol of modern hospital management.Now the first thing we must to do is to control the drug purchase,which in order to hold down the high price and the non-rational use of drugs.It is necessary for us to establish a rational procurement system and standardize purchasing behavior,that is,we must establish an internal control system and have a good application.
Key words
pharmaceutical procurement;internal control;pharmacy administration;hospital management
the 406th Hospital of PLA,Dalian 116041,China
Correspondence to:Bo Zhang,zbcs98@chinaacc.com
摘要： 良好的内部控制制度是现代医院管理的重要标志。当前，要治理药价虚高、不合理用药等问题，首先应当从药品采购这一源头着手。医院要做好药品采购工作，必须建立合理的采购制度和规范的采购行为，即建立医院药品采购内部控制制度，并有效实施。
关键词： 药品采购；内部控制；药事管理；医院管理
内部控制是美国反虚假财务报告委员会的发起组织组成的委员会（COSO）1992年提出，并于1994年修改的《内部控制——整体框架》中的定义为：“内部控制是由企业董事会、经理当局以及其他员工为达到财务报告的可靠性、经营活动的效率和效果、相关法律法规的遵循等三个目标而提供合理保证的过程”［1］。2006年6月21日国家卫生部颁布了《医疗机构财务会计内部控制规定（试行）》［2］，单位内部会计监督的执行，靠的就是内部控制。就医院来看，真正能够合理设计并有效运行的并不多，特别是药品集中招标采购，为的是降低药品价格，抑制医疗费用虚涨势头，造福广大药品消费者。所以，要解决药价虚高问题，首先要从源头着手，因此，药品采购的内部控制就至关重要。在此，就医院药品采购内部控制设计和执行谈谈我院的具体做法。
1 药品采购内部控制的设计
1.1 药品采购内部控制设计的要求 包括以下3点：（1）一是贯彻执行国家有关法律法规和医院内部规章制度，规范药品采购行为，保证药品采购信息的真实可靠，确保医院药品采购的健康运行和发展战略目标的实现；（2）对医院药品采购各流通环节的关键点实施有效控制，堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现，纠正错误及舞弊行为，保证医院药品的安全、完整；（3）真实准确反映医院药品采购的真实状况，结合药品的管理和使用，及时为医院治理层和管理层提供有用的药品采购信息。
1.2 医院药品采购内部控制的特点和原则 通常一套有效的内部控制应具有以下特点：内部控制标准规范化；内部控制具有对经营管理目标、经营业务性质和特点的适应性；具有维护医院整体利益和实现整体目标的全局性；具有迅速发现差错舞弊的及时性；其基本结构要在相对稳定性的同时具有适时自我调整的灵活性。医院在设计药品采购内部控制时要以2006年6月21日国家卫生部颁布的《医疗机构财务会计内部控制规定（试行）》、2001年1月1日国家财政部颁布的《内部会计控制规范——基本规范（试行）》［3］和2002年12月23日国家财政部颁布的《内部会计控制规范——采购与付款（试行）》［4］为指导，遵循合法性、适用性、全面性、系统性；内部牵制，权责明确；以预防为主、查处舞弊为辅，制度化；成本效益、信息反馈、奖惩结合等原则。
1.3 药品采购内部控制环境 医院新一届领导班子上任后，高度重视药品的采购、管理和消耗各个环节，为了加强药品采购与付款环节的管理，医院常委组织学习了相关的法律、法规和医疗管理相关规定，结合上述规范的要求，打破医院原有的编制体制，依据卫生部颁发的《医疗机构财务会计内部控制规定（试行）》第三十四条规定：“建立健全药品及库存物资管理制度和岗位责任制。明确岗位职责、权限,确保请购与审批、询价与确定供应商、合同订立与审核、采购与验收、采购验收与会计记录、付款审批与付款执行等不相容职务相互分离，合理设置岗位，加强制约和监督。医疗机构不得由同一部门或一人办理药品及库存物资业务的全过程”，成立了采购中心和物资供应科两个部门。将原统一归到药剂科的药品管理一体化职能拆分到三个部门，采购中心主要负责药品的采购工作，物资供应科主要负责药品的仓储和收发工作，同时强化财务科对药品从入库到出库整个流程中的监督和独立稽核工作，确保药品不浪费、不流失、不虚报。这为药品的采购规范化提供了合理的机制。
1.4 药品采购内部控制程序和方法 内部控制的程序和方法是内部控制制度的主体与核心，它规定了医院应对哪些经济活动和运行环节予以控制，并针对各经济主体中最薄弱的环节进行规范和约束。其主要内容包括以下几个方面：（1）交易授权：保证药品采购在管理人员的授权范围内批准。授权有一般授权和特别授权之分。前者指授权处理一般性的药品采购，而后者则指授权处理非常规性药品采购事项。（2）职责划分：是指药品采购的各项职责进行合理划分，使每一个人的工作能自动地检查另一个人或更多人的工作，它是预防和及时发现在执行所分配的职责时所产生的错误或舞弊行为。药品采购中主要职责划分有：请购与审批、询价与确定供应商、合同订立与审核、采购与验收、采购验收与会计记录、付款审批与付款执行。（3）凭证与记录控制，由此可以证明药品采购的真实性、完整性和计价的正确性。（4）资产接触与记录使用：主要是限制接近药品和接近重要记录，以保证药品和药品记录的安全，以便分清责任，防止因管理不善造成的损失和药品盗窃丢失现象的发生。（5）独立稽核：验证由另一个人或部门执行的工作和验证所记录金额估价的正确性，确保数据的真实性和信息的有用性。
2 药品采购内部控制的执行
制订科学规范的药品管理流程。明确计划编制、审批、取得、验收入库、付款、仓储保管、领用发出与处置等环节的控制要求，设置相应凭证，完备请购手续、采购合同、验收证明、入库凭证、发票等文件和凭证的核对工作，确保全过程得到有效控制。医院根据药品的用量和性质，加强安全库存量与储备定额管理，根据供应情况及医疗需求确定集中招标采购或零星采购：集中招标采购由药剂科、采购中心、财务科、物资供应科及药事委员会共同参与，确保采购过程公开透明，切实降低采购成本；小额零星采购由经授权的部门对价格、质量、供应商等有关内容进行审查、筛选，按规定程序组织采购。
2.1 请购药品 建立药品请购审批制度，授予物资供应科的药品仓库保管员在现有药品达到再订购点时直接编制药品请购单；科室根据新业务的开展情况，需要新特药时可编制新特药的药品请购单；药剂科根据物资供应科和临床科室编制的药品请购单，对年度预算内的药品和规定的权限进行审核并在规定权限内审批，超过规定审批权限的，报业务副院长、院长或药事委员会共同审批。
2.2 编制订购单 健全药品采购管理制度，药品应由医院采购中心统一采购。采购中心在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。纳入药品集中招标采购范围内的编制药品集中招标采购订购单，在中标的药品供应商订购，以保证药品的质量、及时性和成本的低廉。未纳入药品集中招标采购范围内的零星药品采购，由药剂科组织人员询价，提供不少于5家药品供应商的药品信息，同采购中心在药剂科提供的5家药品供应商范围内确定药品供应商。在与药品供应商进行谈判时，至少由药剂科和采购中心分别派出1名人员进行谈判，由采购中心编制一式四联的零星药品订购单，分别送交药品供应商、药剂科、采购中心和物资供应科。
2.3 验收药品 加强药品验收入库管理，药剂科根据验收入库制度和经过批准的药品请购单、药品订购单，组织药剂师对药品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收并与订购单上的要求是否相符进行核对。药剂科对药品进行验收后，对已收到药品的每张订购单编制一式四联，预先编号的验收单，分别送交物资供应科、采购中心、药剂科和财务科。所有药品必须经过验收入库才能领用；不经验收入库，一律不准办理资金结算。
2.4 储存已验收的药品 药品的储存与保管要实行限制接触控制，由物资供应科指定1名药剂师负责保管，建立入库、出库、库存辅助账。健全药品缺损、报废、失效的控制制度和责任追究制度。完善盘点制度，库房每年盘点不得少于两次。药品盘点时，药剂科和财务科等相关部门要派人监盘。
2.5 编制付款凭单 采购中心根据药品供应商发票和相应的验收单、订购单、请购单编制预先编号的付款凭单，独立检查付款凭单计算的正确性。由药剂科、业务副院长、院长或药事委员会共同审批，以示批准照此凭单要求付款。
2.6 审核后付款 财务部门审核发票、验收单、订购单、请购单和合同协议等相关凭证，发票注明的药品与验收单、订购单和请购单上注明的药品是否一致；验收单是否有药剂科的验收人员和物资科的保管人员签字，订购单是否有采购中心采购人员签字，请购单是否有物资科保管员或科室相关的人员签字；属于集中招标采购范围的，是否附有相应的合同协议；上述款项的支付是否经过具有审批权限的人员或集体签字同意付款。经审核无误后，方可付款并及时记账，每月与归口管理部门核对账目，保证账账、账实相符。
3 效果
2003年1月,我院在健全药品采购管理体制的基础上，逐步完善内部控制规范。实施3年来，药品采购实现了透明、公开，杜绝了药品回扣的现象。由于药品采购各环节经不同的部门和不同的人员来完成，形成了相互印证和相互监督这一机制，使药品集中招标采购得以良好运行，保证了药品质量。在把好药品进入医院第一关的同时，又开展了合理用药评估［5］，促进了药品的合理使用，降低了药品成本，赢得了广大患者的信任。我院3年来连续被省、市评为“消费者信得过单位”，患者市场占有率由原来的7%上升到现在的15%，实现了患者、医院和供应商三赢的结果。
参考文献
1 张波，邓世汉，闫双银.开展三级成本核算，促进医院可持续发展.中国现代医院管理杂志,2006；4（6）：11-13.
2 卫生部.医疗机构财务会计内部控制规定（试行）.北京,2006：6.
3 财政部.内部会计控制规范——基本规范（试行）.北京,2001：1.
4 财政部.内部会计控制规范——采购与付款（试行）.北京,2002：12.
5 钱存荣，闫双银，王丽芳.目前开展合理用药评估的必要性.天津药学,2006；18（1）：74-75.
（解放军第406医院，辽宁大连 116041）