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【摘要】 鉴于医院对外采购业务发生的频率之高、范围之广，应从健全内部请购制度、强化专项预算管理、严格执行请购审批制度、规范采购执行过程、严把质量验收关等方面着手，构建一套既符合医院内部控制规范，又具有较强可操作性的对外采购业务流程，以达到降低采购成本、提高资金使用效率的作用。
【关键词】 医院管理 对外采购 操作流程
在市场经济环境下，医院作为一个独立的经济实体，出于维持自身业务周转与循环的需要，经常要对外采购药品、医用材料、后勤物品等存货和安保、保洁等劳务性服务项目。同时为了持续提高临床诊疗水平，还需要购置各种型号、规格的医疗设备。鉴于对外采购业务发生的频率之高、范围之广，因此，如何设计一套既符合医院内部控制要求，又具有较强可操作性的对外采购业务流程，以期达到降低采购成本、提高资金使用效率就显得相当重要。结合医院自身实际情况，笔者建议可从以下几个方面着手。
1 健全内部采购申请制度
医院应当建立各种采购申请制度，按照所需购置物品或劳务的类型，分别确定归口管理部门，授予其相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。
1.1 药品、医用材料、后勤物品等存货的购进 药品和医用材料一般由药房、临床使用科室向药库、卫生材料仓库提交请购单；后勤物品则由相关领用科室向总务仓库提交请购单。各仓库保管员在接到请购单后，应将相关存货的库存数同上述请购数进行比较，当科室请购数量和仓储所需后备数量合计大于相关存货的库存数量时，在履行报批手续后同意其请购。
1.2 临时性物品的购进 由于这种需求较难列入事先已编制的采购预算中，故通常由使用者不经过仓储部门直接提出。使用者应在请购单中对其采购需求作出必要的描述，说明该物品的用途，并经所在科室负责人签字同意，而后报请医院分管领导签批核准后，采购部门才可办理采购手续。
1.3 由同一家公司或机构提供的某些经常性服务项目 例如订阅书报杂志，签订安保服务合同、保洁劳务合同等，其请购手续的处理通常是一次性的。即当医院需要这些服务时，应由相关职能部门提交请购单，然后按经费审批权限报请医院相关领导进行审批。
1.4 投保医疗事故责任险、发布医疗广告、聘请法律顾问等特殊服务项目 医院可先向相关公司或机构询标，根据询标结果择优确定服务提供商，在经双方签约后交付相关职能部门办理采购。
1.5 资本性支出或融资租赁合同 医院应作出特别授权，只允许指定部门提出请购。对购置或租赁大型医疗专业设备等重大采购事项，事前应当组织专家进行项目可行性论证，并实行医院领导班子集体决策；属于政府采购指导目录的，还须通过本地政府交易平台进行公开招标采购。
2 强化专项预算管理
预算管理是指在医院内部通过编制预算、执行预算，对预算差异进行分析和调整，实行预算考核等手段来管理本单位的经济活动，并反映其管理成效，以确保既定政策的落实和管理目标的实现，促进医院不断提高管理效率和水平［1］。
医院应当加强对外采购业务的预算管理，对于预算内采购项目，药剂科、设备科等具有请购权的部门要严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超出预算和预算外采购项目，上述部门应对相关需求科室提出的采购申请进行审核后再行办理请购手续。
医院必须强化预算编制、执行、分析、考核等环节的管理，明确预算项目，建立预算标准，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，及时分析和控制预算差异，采取改进措施，确保预算的有效执行。具体来说，医院对外采购业务的预算管理一般应从以下方面着手。
2.1 编制预算 医院在年初应根据业务发展的需要确定预算项目、建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，以数量和货币相结合的形式科学、合理地编制对外采购业务预算。此预算经医院职工代表大会批准后，即成为本单位年度内开展相关经济活动的依据。
2.2 预算的执行 将审核通过的各项对外采购业务预算指标及时地下达至相关责任部门及人员，并实行预算执行的授权。在预算执行过程中应做到责权利相互结合并实行全程监控。
2.3 预算差异的分析和调整 在对外采购预算执行过程中，要根据预算的实际执行结果与预算数值进行比较，如有差异，要认真分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施，以真正发挥预算管理的作用。
2.4 预算资金的控制 医院必须对预算资金实行责任人限额审批制度，即按照相关责任人的权力大小确定其审批额度。
3 严格执行请购审批制度
审批人在其权限以内，根据医院年初编制的对外采购业务预算，结合自身实际需求和市场供应情况核批相关请购需求。对不符合规定的请购申请，审批人应当要求请购部门调整采购内容或不予批准。对超出预算和预算外采购项目，须待履行内部相关手续后，审批人方可对请购申请进行审批。
超过限额的大宗采购经医院领导班子集体决策后由院长负责审批，再交付采购部门执行；属于政府采购指导目录的，则须通过本地政府交易平台公开招标采购。
4 规范采购执行过程
医院应当建立采购执行过程的相关管理制度，对供应商的筛选、具体采购方式等作出明确的规定，确保采购执行过程的公开化、透明化。
4.1 供应商的筛选 衡量一家供应商是否称职的根本标准就是其提供的药品、设备等产品或劳务的质量好与坏，而选择一批称职、可靠的供应商，不仅可以保障医院的日常业务正常运转，而且对维系医院的稳步、持续发展也非常重要。医院事先应充分了解和掌握供应商的资信、供货能力等相关信息，并由采购、使用等部门共同参与整个筛选过程，最后按规定的授权批准程序确定供应商。日常小额零星采购也应由经授权的部门事先对结算价格等有关内容进行审查。
4.2 采购方式 在日常业务操作中，医院可具体根据物品或劳务的性质及其供应情况选用下列采购方式。
4.2.1 订单采购方式 由采购部门根据经批准的请购单签发订购单，上面注明求购商品或劳务的具体名称、价格、数量、交货日期等信息，送交（纸质信函或E-mail）供应商表达购买意愿。供应商按订购单供应商品或劳务。医院药品、卫生材料等的采购适用这种方式。
4.2.2 合同订货方式 医院与供应商通过招投标、谈判等方式就拟采购的货物或劳务的数量、质量、结算价格、交货方式、结算方式等项内容达成一致，并以购销合同的形式加以确定，由购销双方共同遵守。供应商按合同提供货物或劳务并收取款项；作为购货方，医院按合同验收并支付款项。医院采购医疗设备、大宗物资以及保洁劳务等适用这种方式。
4.2.3 直接采购方式 医院的采购人员根据经批准的请购单，就其所列物品直接向供应商购买的一种采购方式。直接采购方式具有简便、快捷的特点，常用于办公用品等小额零星物品或劳务的采购。
5 严格组织质量验收，把好准入关
医院应当根据内部验收制度规定和经批准的订购单、购销合同等采购文件，由独立的验收部门或专职人员对所购货物或劳务的品种、规格、数量、质量和其他相关内容组织验收，并出具验收证明。对验收过程中发现的异常情况，验收人员要及时向相关职能部门报告；相关职能部门应查明原因，及时处置，并将处置结果向医院领导汇报。以药品的入库验收为例，就是要由药库保管人员通过对药品进行数量清点、检查内外包装、核查批准文号和生产批号、比对有效期和失效期、查看其外观性状等程序来把好准入关［1］。
【参考文献】
1 罗石林，陈建中，周位标，等.会计诚信与新会计法规（2003）.北京：中国财政经济出版社，2003：41-42.
作者单位：武义县中医院，浙江武义 321200