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【摘要】 人事档案是进行“人的管理”的主要依据，也是人事部门的一项基本职能，本文根据档案管理工作中的一些实际问题，从各级领导的重视、档案管理人员的规范与自身素质提高、加强人员培训、信息软件升级等方面提出了针对性的改进意见。
【关键词】 人事档案;改进;管理
胡锦涛总书记指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”在机关、企事业单位的管理实践中，人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据。干部人事档案工作是国家档案事业和组织人事工作的重要组成部分，是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节，作为组织人事部门的一项基础信息，档案管理也是人事部门的一项基本职能。但是目前人事档案管理过程中也存在一些不尽如人意之处，针对目前档案管理工作中遇到的实际问题，我们认为应当从以下几个方面加以改进，以提高工作效率及档案的利用程度。
1 领导重视
各级领导的重视是做好档案管理工作的前提，档案工作是一项长期而有连续性的工作，需要办公软硬件配备齐全，要投入大量的人力、物力、精力，领导的重视能为档案工作的有效、有序开展提供保障。但是 有一部分单位领导及人事干部并不重视档案工作，不把档案工作当回事，有些认为档案管理工作不能直接创造经济效益，而且占用大量资源，只是迫于上级要求不得不整理;有些单位频繁更换管档人员，甚至对档案一窍不通的也大有人在，造成档案管理、利用效率低下。
2 档案管理部门人员的规范
本单位为科级单位，不具备人事档案保管权，干部档案保管在上级机关，由于单位职工人数众多，经常会因职工退休、死亡、晋升职称、学位申请等情况需要借阅或查阅档案，有时会遇到上级机关的专职管档人员外出，不能及时取得所需信息或材料，影响后续工作开展，因此建议上级部门在专职管档人员之外，配备“备份”，即一名熟悉档案查阅、借阅程序人员，以方便下级机构查档或借阅材料，待专职人员返回时，可把借阅、查阅情况进行交接，以保持工作的连续性。
3 加强各级档案工作
人员培训基层单位的档案工作人员多非专职，往往同时兼负多项工作，而档案工作的机密性及专业性则要求档案工作人员能抽出一部分时间来集中学习。档案工作人员的培训、交流尤为必要。
3.1 思想素质及职业道德培训
档案工作是项政治机要性很强的工作，要有较高的政治素质和强烈的责任感，应加强档案管理人员的政治理论培训，组织档案员认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想，深入学习科学发展观，提高政治觉悟;同时档案工作的机密性很强，档案管理人员尤其应当守口如瓶，自觉遵守《保密法》、《保密保管制度》，严守秘密，不随意透露个人信息。
3.2 专业知识培训
档案管理及整理是一项专业技术性很强的工作，在出台有关档案管理、整理新政策或新规定时，上级档案管理部门应逐级培训，将新政策、新规定及时传达到基层档案工作员，便于及时调整工作;在新老档案员交替过程中，更要对新档案员进行系统、全面的档案管理、整理知识培训，另外，由于各基层单位的管档人员多数年龄较大，习惯手工作业方式，对需要计算机操作知识的档案管理软件使用难以适应，除了其自身努力学习电脑基础操作以外，也应加强其专业软件应用知识的培训，才能使用起来得心应手。
4 档案工作人员强化自身学习
4.1 加强责任心
档案收集、整理是一项极其繁琐的工作，要求档案工作人员有极强的责任心，能够对大量材料严格鉴别，破损材料认真细致地粘、贴、补，坚持“完整、真实、精炼、实用”原则，做到分类准确、目录清楚、装订规范。
4.2 提升专业素质
档案管理工作不仅要熟悉档案管理法律法规、更要熟悉人事档案工作的各个环节、基本要求，尤其是材料的收集、鉴别分类、归档要求更是要了如指掌。熟悉档案材料有关的职称、年度考核、工资等相关规定，了解单位职工动态，及时掌握学历、职称、考核、进修等材料形成情况，及时联系相关人员收集。档案工作人员只有不断地学习和总结，广泛涉猎不同行业、不同层次的知识，拓展自己的知识面，才能在审档时理清材料之间的逻辑顺序，辨别材料真伪。例如本市1994—2006年事业单位年度考核连续两年优秀的晋升一级工资，在考核材料中的年度考核表的考核等次、奖励材料中的奖励审批表、工资材料中的工资表中均应有体现，获得省级先进工作者晋升一级工资，在奖励材料及工资材料中也应一一对应。
4.3 不仅具备熟练的专业技能，更要勤于学习、善于思考，能创造性地开展工作
了解一些管理学、心理学知识，运用时间管理，在较为枯燥的工作中始终保持较高的工作效率尤为重要。
5 档案管理软件及时升级目前，我们应用的档案软件为1998年河北省委组织部研发的人事干部档案辅助管理系统，可以录入干部姓名、性别、出生年月、职务、学历、类别等基本信息及干部档案目录，能提供基本信息及档案目录查询。这套软件目前只能在WINDOWS98系统下使用，在年度考核表、调资审批表等内容完全相同的材料大批量录入时，由于不具备复制、粘贴等功能，几百上千条信息只能逐一重复录入，极易造成档案管理人员的精神疲劳、注意力不集中而产生不必要的失误。在档案材料续订时，增加一条目录，整页目录纸必须重新打印，造成人力及纸张的浪费。引进计算机系统目的是方便档案的管理和使用，但在客观上反而增加了档案工作人员的工作量，没有起到应有的作用，档案软件的智能化升级势在必行。