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【摘要】 医院的建设和发展正处在一个非常时期，医院档案管理也面临着许多新的问题。本文针对医院档案管理中存在的格局混乱、制度不健全、档案专业人员素质参差不齐等一些普遍问题，提出了相应的对策，可供同行及医院管理者参考。
【关键词】 档案管理;医院管理
AbstractThe hospital construction and development are in a very period, the hospital file management is also faced with many new problems. Based on the archives management of hospital in the presence of the pattern of confusion, system is not perfect, archives of professional personnel quality is uneven, some common problems, put forward the corresponding countermeasures, and available for peer and reference for hospital manager.
Key wordsarchives management; hospital management
档案记载了一个单位历史发展的过程，它从不同的角度全面客观的反映各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是历史的见证。随着我国市场经济模式的建立，医院的建设与发展也处在一个非常的时期，因而医院的档案管理也面临新的问题，因此，准确把握新时期医院发展的特点，适时调整，加强医院档案管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务。档案不仅涉及医院本身历史发展的全貌，更涉及广大人民群众就医看病的医疗文书档案、病理切片资料、X线胶片、各种检查图文资料等等，关系到人民群众的健康和医学科学的发展。因此，加强医院档案管理在医院管理中有着非常重要的意义。
1档案人员要具备相关的专业知识[1]
1.1应具备档案管理的专业知识、技能及相关的现代科学知识应懂得档案的形成过程，知道怎样完整地收集档案、整理档案，怎样科学地鉴定档案的保存价值，做好档案保管工作、统计工作、检索工作、利用工作、编研工作。还应有社会科学和自然科学方面的知识。要充分掌握档案保护技术，就离不开物理、化学、生物、信息等方面的知识，只有掌握了这方面的知识，才知道制成档案的物质材料(墨水、胶片、磁盘、光盘等)的性能及自然因素(阳光、空气、温度、湿度、水火、尘埃及微生物)对它的影响，在保护中也就能作出相应的防护措施，从而最大限度地延长档案的寿命。现代医学研究和治疗技术随着科学技术的进步，与声学、光学、磁学、电子学以及信息论、控制论、核物理学及生物工程等多学科进行结合，应用于临床实践，使医疗工作不断向前发展，档案人员应了解相应的背景知识。
1.2应具备电子文件档案信息化管理电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。电子文件档案信息化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一管理，电子文件形成部门(全宗构成者)以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其他更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
1.3应了解医疗活动有关的知识和过程医院的档案人员，接触的是医疗人员和医疗活动，这就要求他们应了解医院医疗活动规律、工作流程、医事管理等知识，成为复合型人才。
2当前医院档案管理中存在的问题[2]
医院工作的中心是医疗，医院管理的重点是如何提高医疗技术水平，改善环境条件，为病人提供优质的服务。因此，在院管理和建设中，一般不够重视档案管理，主要表现在以下几个方面。
2.1档案管理格局混乱，管理机构不健全，管理职能不明确医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务部门管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。
2.2档案管理制度不健全，检查督促考核不落实在医院管理中，一般都按照卫生部要求制定了适用于本院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。
2.3档案专业人员素质参差不齐目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身人员较少，专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，外语水平不高，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形式下的档案事业发展。随着档案事业的规模日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，对档案专业人才的素质建设提出愈来愈高的要求。档案管理人员的素质影响档案管理水平。在医院人才培养中，重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。
2.4对医院档案内容界定不清，管理范围不明随着科技的进步，社会的发展，档案的内涵和外沿都在发生变化。特别是在医院，档案的范围由当初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案等发展到今天的科研档案、胶片档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、实物档案、印模档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等等。由于对纳入档案管理的内容没有明确的要求，各医院根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
2.5医患关系的变化，使病案受到前所未有的重视一方面由于医疗费用的普遍上涨，超出了普通群众的承受能力，患者对医院存在戒心;另一方面，常规意义的消费者观念被引用至医疗活动中，当治疗效果不甚理想时，就怪罪医院，要求赔偿。这其中病案往往成为双方争夺控制的焦点。病历的质量尚存在很大的缺陷。提高病案书写质量，完善病案管理也就成了迫切的任务。
2.6未将档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展在医院近期和远期规划中，一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规则。而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。档案管理水平的滞后，必将影响医院管理水平的提高，影响业务技术的发展。
2.7医院档案管理水平不高，现代化管理手段应用较差随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。 综上所述，医院档案面临深刻的变化，这些问题的出现既是我国现代体制出现的一种转折，也是科技不断发展的必然。因此，医院必须正视现实，调整管理思路，改进档案管理的方法，应对形势的要求。
3新时期医院档案工作的特点[3]
3.1档案信息管理自动化新时期医院档案工作主要是实行计算机辅助立卷，实现文档一体化管理。把档案人员从繁琐的手工立卷程序中解放出来。所谓文档一体化管理，就是指运用计算机技术对文书和档案工作的全程实施自动化管理，其功能将涵盖对档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用以及数字管理全过程。
3.2档案信息存储的数字化档案信息存储的数字化是指档案信息的存储载体与方式由传统的纸质形态转向计算机管理为前提的数字形式，它包括档案数字化的输入和数字化档案的接收两个方面。档案数字化的输入是将传统档案信息输入计算机，由计算机提供查询。
3.3档案信息利用的网络化医院管理办公自动化过程中形成局域网环境，在严密的权限控制下，向全单位实施档案信息网上查找、咨询和直接提供利用的过程。
4以现代化信息手段加强医院档案管理[4~7]
4.1直接减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作时效给传统的医院档案管理工作存在立卷难和提供利用效率低下，查准率不高的难题。现代化信息管理手段的利用，免除了立卷归档、检索查找的繁难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了检索速度，将工作人员从人工直接建档的工作中解脱出来。
4.2有利于文件和病案的补漏、增缺传统的医院档案立卷方法遇到信息收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。拆卷后，卷内文件又得重新排列，编档页号、编抄卷内目录、装订、修改填写案卷封面，不但费时费力，还使管理人员增添了许多麻烦。实行电子环境下信息管理后，医院档案按“件”整理，文件插入就十分方便了。省时省力，工作人员可有充分的时间提高业务水平。
4.3利用档案资料方便，检索简便，准确率高传统档案管理工作，不仅消耗大量人力、物力，而且档案信息含量与档案实体量的比值处于较低水平，现代化信息管理方法的应用，摆脱了以往的经验式管理模式，完成档案由案卷级向文件级管理的转变，将手工立卷变为微机自动管理，极大地提高了各类文书档案和病案管理与利用的质量、精度和效率，实现医院档案管理工作以及服务水平质的飞跃。
4.4有利于提高医院档案管理的质量档案的根本目的在于利用，需要提供可利用的档案，就必须有高质量、高水平的文档卷宗。传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的制度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，传统的工作带来了许多不便。以现代化手段进行档案管理后，档案人员可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上，从而提高医院档案管理工作的质量和利用效率，使医院档案的管理在提供利用服务的同时，能够发挥出更好的时效价值。档案管理现代化是解决日益繁重的档案管理任务与有限人力、物力和资源矛盾的最佳选择。档案工作人员必须认真研究实现档案管理现代化的有效措施，学习和掌握现代管理技术，采用现代化的设备对档案进行管理和开发，逐步实现文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的现代化管理方式。应用计算机数据库建立健全医院档案信息系统，提高档案信息的收集、储备、检索开发、利用的速度和质量。
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