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12月17日上午，党代会各代表团召集人会议在行政楼315会议室召开。会上，筹备工作组对大会筹备情况、代表资格审查情况、党费收缴、使用和管理情况、大会主席团和秘书长建议名单、大会议程（草案）等事项进行了说明。党委黄成惠书记最后就代表团活动提出了明确要求：
一、要充分认识召开党代会的重要意义。本次党代会是在学校发展的重要历史阶段召开的，是全校党员和师生员工政治生活中的一件大事，也是学校改革开放进程中的一件大事，这是一个重要的历史节点，对于学校党的建设和事业发展具有里程碑式的意义。这次大会要全面总结十七年的工作，分析学校面临的形势和任务，明确新的历史阶段学校的发展目标，部署新一届党委任期内的主要工作，选举产生新一届党委和纪委的领导机构。会议的意义十分重大，要高度重视。
二、要牢牢把握大会的基调。上个星期学校党委下发了委宣5号文，提出要把这次党代会开成一个团结鼓劲的大会、民主求实的大会、共谋发展的大会、开拓奋进的大会，这就是本次党代会的基调。党代会召开期间，各分团讨论会要站在学校事业发展全局的高度来对待，不能开成一般的征求意见座谈会。
三、要确保大会的圆满成功。本次大会主要完成四项任务，即：讨论和审议两委工作报告、选举产生新一届党委和纪委领导机构。一是保证大会出勤率。召开党代会代表人数有法定要求，要保证代表到会率达到五分之四以上，否则选举无效。要求党代表统筹安排好其它工作，请假的批准权限在学校党委。二是引导代表正确行使民主权利和代表职责。240名党代表肩负全校3500名党员的重托，这是崇高的历史责任，一要确保两委工作报告讨论好、审查好，二要确保选举成功，要严格遵守党的纪律，不得违背党的原则，不得搞任何非组织活动，确保将本次党代会开成一个风清气正的大会。